Ab Januar 2025 wird in Deutschland vorgeschrieben, dass alle B2B-Transaktionen innerhalb des Landes mit elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) abgewickelt werden müssen.
Diese Regelung steht im Einklang mit dem Ziel der EU, die standardisierte elektronische Rechnungsstellung zu fördern und dadurch Effizienz und Transparenz in den Mitgliedstaaten zu verbessern. Die E-Rechnungslösung von Spendesk sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen gesetzeskonform bleibt und optimiert gleichzeitig Ihre Rechnungsprozesse.
Was ist eine E-Rechnung
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem vordefiniertem strukturierten elektronischen Format gemäß der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. XRechnung und ZUGFeRD repräsentieren die nationalen CIUS (Core Invoice Usage Specification) für E-Invoicing und sind EN 16931-konforme Formate.
Das XRechnung-Format: Ein maschinenlesbares Format, das aus reinen Daten besteht, die als Codezeilen strukturiert sind.
Das ZUGFeRD-Format: Ein Hybrid-Format, das einen XML-Datensatz mit einer lesbaren PDF-Datei kombiniert. In diesem Format enthält die PDF eingebettete XML-Datendateien. Dies ermöglicht sowohl eine visuelle Überprüfung als auch eine maschinelle Verarbeitung der Rechnung.
Formate wie einfache PDF-Dokumente, .tif oder .jpeg sind für die elektronische Verarbeitung nicht ausreichend, da sie nicht die strukturierten Daten enthalten, die für eine automatisierte Verarbeitung erforderlich sind.
Wie Spendesk die elektronische Rechnungsstellung unterstützt
Kompatible Formate: Spendesk unterstützt die Verarbeitung von EN 16931-konformen E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZugFeRD.
Einreichen von E-Rechnungen: E-Rechnungen können hochgeladen und verarbeitet werden über:
Desktop-Einreichung.
Rechnungseingang.
E-Mail-Weiterleitung durch Lieferanten.
Hinweis: Mobile Uploads werden derzeit nicht unterstützt. Es wird empfohlen, die oben genannten Prozesse zum Hochladen von Rechnungen zu verwenden, um die Vorschriften einzuhalten.
Wie es funktioniert
Wenn eine E-Rechnung als PDF mit eingebettetem XML übermittelt wird, zeigt Spendesk sie in der Rechnungsprüfung mit einem „E-Rechnung“-Tag an, um die Konformität anzuzeigen. Die XML-Datei bleibt während des gesamten Verarbeitungsprozesses der PDF-Rechnung in Spendesk eingebettet und unverändert, selbst bei einem Export.
Bei einer reinen XML-Übermittlung generiert Spendesk eine PDF-Datei, in die die XML-Daten eingebettet sind, um die Sichtbarkeit und Konformität zu gewährleisten, ohne die ursprüngliche XML-Datei zu verändern. Die XML-Daten bleiben während des gesamten Verarbeitungsprozesses der PDF-Rechnung in Spendesk eingebettet und unverändert, auch wenn sie exportiert werden.
In beiden oben genannten Szenarien kann der Antragsteller beim Einreichen oder Weiterleiten einer elektronischen Rechnung auf „Open E-invoice XML“ klicken und den Inhalt der ursprünglichen XML-Datei überprüfen
Alle Exporte an DateV enthalten die konforme PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten als Begleitdokument.
(Tag „E-Rechnung“ und Link „Open E-invoice XML“)
Weitere Ressourcen
Weitere Informationen finden Sie in unseren E-Invoicing-Ressourcen.