Standardmäßig sind Ihre Verbindlichkeiten nach dem Export in Ihr Buchhaltungssystem nicht mehr bearbeitbar. Es kann jedoch Situationen geben, in denen Sie eine bestimmte Verbindlichkeit nach dem Export bearbeiten möchten. Beispielsweise, um die Budgetzuweisung zu korrigieren oder ein analytisches Feld zu ändern. Was auch immer Ihr Grund ist – wir haben es Ihnen mit der Funktion „Verbindlichkeiten nach Export bearbeiten“ einfach und sicher gemacht.
Aktivieren Sie „Verbindlichkeiten nach Export bearbeiten“ für alle exportierten Verbindlichkeiten
Wenn Sie alle exportierten Verbindlichkeiten (unabhängig vom Datum der Verbindlichkeit) bearbeiten möchten, müssen Sie die Funktion ohne ein „Sperrdatum“ aktivieren.
Gehen Sie dazu zu Einstellungen > Buchhaltungseinstellungen > Buchhaltungs-Setup und aktivieren Sie die Funktion „Verbindlichkeiten nach Export bearbeiten“. So einfach ist das. Jetzt können Sie jede exportierte Verbindlichkeit auf der Seite „Alle Verbindlichkeiten“ bearbeiten.
So erlauben Sie das Bearbeiten nach dem Export nur für aktuelle Verbindlichkeiten
Wir verstehen, dass Sie das Bearbeiten von exportierten Verbindlichkeiten auf einen bestimmten Zeitraum beschränken möchten. Dazu haben wir die optionale Einstellung „Sperrdatum“ eingeführt, mit der Verbindlichkeiten automatisch gesperrt werden, wenn sie ein bestimmtes Alter erreichen.
Wenn Sie beispielsweise ein „Sperrdatum“ von 14 Tagen festlegen, ist jede Verbindlichkeit, die älter als 14 Tage ist, nach dem Export nicht mehr bearbeitbar.
So bearbeiten Sie eine exportierte Verbindlichkeit
Exportierte Verbindlichkeiten können auf der Seite „Alle Verbindlichkeiten“ bearbeitet werden. Gehen Sie zu Ausgaben > Alle Ausgaben > Alle Verbindlichkeiten und suchen Sie die Verbindlichkeit, die Sie bearbeiten möchten. Scrollen Sie dann zu dem Abschnitt, den Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf das ✏️ (Bearbeiten)-Symbol, um die gewünschten Änderungen vorzunehmen.
So sehen Sie die Bearbeitungshistorie einer Verbindlichkeit
Wenn Sie die vollständige Bearbeitungshistorie einer Verbindlichkeit einsehen möchten, können Sie ein Protokoll im CSV-Format aus dem Detailbereich der Verbindlichkeit in „Alle Verbindlichkeiten“ herunterladen.
Wie exportiere ich eine bearbeitete Verbindlichkeit erneut in mein Buchhaltungssystem?
Bei unseren nativen Buchhaltungsintegrationen:
Derzeit unterstützen wir nur einen einzigen Export pro Verbindlichkeit in all unseren nativen Integrationen. Wenn Sie also eine bearbeitete Verbindlichkeit bereits exportiert haben, können Sie diese Änderungen nicht über den nativen Export exportieren. Sie können die Verbindlichkeit jedoch im CSV-Format von der Seite „Alle Verbindlichkeiten“ exportieren.
Bei unserer dateibasierten Integration (Einkaufsjournalexport):
Da wir die Möglichkeit unterstützen, das Einkaufsjournal für einen bestimmten Zeitraum mehrmals zu exportieren, werden alle Änderungen, die Sie an einer exportierten Verbindlichkeit vornehmen, in einem neuen Einkaufsjournalexport berücksichtigt.
Häufig gestellte Fragen
Was soll ich tun, wenn ich nur eine Verbindlichkeit bearbeiten möchte?
Wenn Sie nur eine einzelne exportierte Verbindlichkeit bearbeiten möchten und nicht alle Verbindlichkeiten für die Bearbeitung nach dem Export offen lassen möchten, empfehlen wir Ihnen, die Funktion zu aktivieren, die benötigte Bearbeitung vorzunehmen und die Funktion anschließend wieder zu deaktivieren.
Wer kann die Einstellungen „Verbindlichkeiten nach Export bearbeiten“ konfigurieren?
Jeder Benutzer im Unternehmen mit der Rolle „Controller“ kann diese Einstellung konfigurieren.
Wer kann Verbindlichkeiten nach dem Export bearbeiten?
Jeder Benutzer im Unternehmen mit der Rolle „Controller“ kann Verbindlichkeiten in „Alle Verbindlichkeiten“ bearbeiten.
Warum ist die Spalte „Bearbeitet von“ im Download der Bearbeitungshistorie leer?
Vor der Einführung der Funktion „Verbindlichkeiten nach Export bearbeiten“ im November 2024 haben wir nur bei einer begrenzten Anzahl von Aktionen erfasst, wer die Bearbeitungen vorgenommen hat. Daher können Sie für Bearbeitungen vor diesem Zeitpunkt leere Werte sehen.
Warum gibt es in der CSV-Datei der Bearbeitungshistorie mehrere Zeilen für einige Verbindlichkeitsversionen?
Einige Verbindlichkeitsversionen haben mehrere Zeilen, wenn es eine Mehrwertsteueraufteilung oder eine analytische Aufteilung gibt.