Spendesk Procurement benachrichtigt Personen automatisch per E-Mail und, falls die Integration verbunden ist, per Slack, sobald eine Anfrage, eine Genehmigungsaufgabe oder eine Vertragsverlängerung Aufmerksamkeit erfordert. Slack-Benachrichtigungen werden ausschließlich als Direktnachrichten gesendet, niemals an einen gemeinsamen Kanal.
Für: Beschaffungsmanager:innen für die Einrichtung sowie Antragsteller:innen, Aufgabenverantwortliche, Teammitglieder und geschäftsverantwortliche Personen als Empfänger:innen, die Spendesk Procurement nutzen.
Bevor Sie beginnen
Voraussetzung | Details |
Rolle zum Einrichten der Integration | Rolle als Beschaffungsmanager:in in Spendesk Procurement |
Slack-Berechtigungen | Administratorberechtigungen oder Berechtigungen zum Installieren von Apps in Ihrem Slack-Arbeitsbereich |
Zugriff auf das Modul | Das Procurement-Modul muss für Ihre Organisation aktiviert sein. Wenn Sie nicht auf |
Wer Benachrichtigungen erhält | Benutzer:innen erhalten Benachrichtigungen basierend auf ihrer Procurement-Rolle und ihrer Beteiligung an der jeweiligen Anfrage. Für die Zustellung über Slack muss die Slack-Identität außerdem mit dem Procurement-Konto übereinstimmen |
👥 Rollen: Nur ein:e Beschaffungsmanager:in kann die Slack-Integration für die gesamte Organisation verbinden oder trennen.
Slack mit Procurement verbinden
Melden Sie sich bei Spendesk Procurement unter
https://procurement.spendesk.coman.Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen.
Wählen Sie im Einstellungsmenü Integrationen aus.
Suchen Sie die Karte Slack-Integration.
Klicken Sie auf Slack verbinden.
Überprüfen Sie den Namen des Slack-Arbeitsbereichs, der oben rechts auf der Autorisierungsseite angezeigt wird.
Prüfen Sie die angeforderten Berechtigungen: Benutzerinformationen lesen, Nachrichten und Direktnachrichten senden sowie E-Mail-Adressen der Benutzer lesen.
Klicken Sie auf Zulassen, um die Integration zu autorisieren.
💡 Tipp: Diese Berechtigungen ermöglichen es Procurement, Ihr Slack-Konto mit Ihrem Spendesk-Konto abzugleichen, damit Benachrichtigungen die richtige Person erreichen.
Die Integration überprüfen
In Procurement
Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
Bestätigen Sie, dass die Slack-Integration als Verbunden angezeigt wird.
Bestätigen Sie, dass der Name Ihres Slack-Arbeitsbereichs angezeigt wird.
In Slack
Öffnen Sie Ihren Slack-Arbeitsbereich.
Scrollen Sie in der linken Seitenleiste zum Bereich Apps.
Bestätigen Sie, dass die Spendesk-App aufgeführt ist.
Klicken Sie auf Spendesk, um die Startseite der App zu öffnen.
Bestätigen Sie, dass Sie die Tabs Startseite, Nachrichten und Über sehen.
⚠️ Hinweis: Die Procurement-App von Spendesk in Slack hieß zuvor „Okko“. Verwenden Sie Spendesk als aktuellen App-Namen. Trennen und verbinden Sie die Integration nicht nur, um den angezeigten Namen zu aktualisieren, sofern der Spendesk-Kundenservice Sie nicht dazu auffordert.
Die Integration testen
Erstellen Sie in Procurement eine neue Anfrage oder weisen Sie sich selbst eine Aufgabe zu.
Prüfen Sie innerhalb weniger Sekunden Ihre Slack-Direktnachrichten auf eine Benachrichtigung der Spendesk-App.
Wenn keine Benachrichtigung eingeht, befolgen Sie die unten stehenden Schritte zur Fehlerbehebung.
Benachrichtigungen, die Sie erhalten
Nach der Verbindung erhalten Sie Slack- und E-Mail-Benachrichtigungen für:
Neue Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.
Statusaktualisierungen von Aufgaben, zum Beispiel genehmigt, abgelehnt oder abgeschlossen.
Erwähnungen in Anfragekommentaren.
Erinnerungen an ausstehende Genehmigungsaufgaben.
Ereignisse im Lebenszyklus von Anfragen, zum Beispiel erstellt, genehmigt oder abgelehnt.
Benachrichtigungen bei Vertragsverlängerungen.
Benachrichtigungsregeln nach Rolle
Ereignis | Beschaffungsmanager:in | Antragsteller:in | Aufgabenverantwortliche Person | Zugewiesenes Teammitglied |
Anfrage erstellt | X | X | – | – |
Neue Genehmigungsaufgabe, die erledigt werden muss | – | – | X | X, alle Teammitglieder |
Erinnerung an eine Genehmigungsaufgabe | – | – | X | X, alle Teammitglieder |
Genehmigungsaufgabe erneut genehmigen, nachdem der Betrag erhöht wurde | – | – | X | X, alle Teammitglieder |
Anfrage abgelehnt | X | X | – | – |
Anfrage genehmigt | X | X | – | – |
Wenn ein:e Beschaffungsmanager:in eine Vorlaufzeit für eine Genehmigungsaufgabe festlegt, berechnet Procurement ein Fälligkeitsdatum und sendet der genehmigenden Person einen Tag vor und einen Tag nach diesem Fälligkeitsdatum Erinnerungen.
Wenn jemand Sie in einem Anfragekommentar erwähnt, erhalten Sie sowohl eine E-Mail-Benachrichtigung als auch eine Slack-Direktnachricht, sofern Slack verbunden ist und Ihre Slack-Identität mit Ihrem Procurement-Konto übereinstimmt.
Benachrichtigungen bei Vertragsverlängerungen
Jedem Vertrag kann eine geschäftsverantwortliche Person zugewiesen werden. Stammt ein Vertrag aus einer Procurement-Anfrage, ist die antragstellende Person standardmäßig geschäftsverantwortlich.
Benachrichtigung | Beschaffungsmanager:in | Geschäftsverantwortliche Person |
Benachrichtigung zur Vertragsverlängerung, 4 Monate vor dem Kündigungs- oder Enddatum | X | X |
Benachrichtigung zur Vertragsverlängerung, 1 Monat vor dem Kündigungs- oder Enddatum | X | X |
Die Integration trennen
Gehen Sie in Procurement zu Einstellungen > Integrationen.
Klicken Sie auf Verbindung zu Slack trennen.
Bestätigen Sie die Trennung.
⚠️ Warnung: Durch das Trennen werden Slack-Benachrichtigungen für Ihre gesamte Organisation beendet. E-Mail-Benachrichtigungen laufen wie konfiguriert weiter und sind davon nicht betroffen.
Fehlerbehebung
Symptom: Die Schaltfläche „Slack verbinden“ reagiert nicht
Ursache: Ein Pop-up-Blocker oder eine Einstellung für Cookies von Drittanbietern verhindert die Weiterleitung zu Slack.
Lösung:
Deaktivieren Sie Pop-up-Blocker für
procurement.spendesk.com.Erlauben Sie Cookies von Drittanbietern in Ihren Browsereinstellungen.
Versuchen Sie es erneut in einem Inkognito- oder privaten Fenster.
Symptom: Die Integration wird in Procurement als „Verbunden“ angezeigt, aber die Spendesk-App erscheint nicht in Slack
Ursache: Sie haben die App im falschen Slack-Arbeitsbereich autorisiert oder die Installation wurde unterbrochen.
Lösung:
Trennen Sie die Integration in Procurement.
Entfernen Sie die Spendesk-App aus Slack, falls sie sichtbar ist.
Verbinden Sie sie erneut entsprechend den Schritten unter Slack mit Procurement verbinden.
Bestätigen Sie, dass Sie die Autorisierung im richtigen Slack-Arbeitsbereich durchführen.
Symptom: Die Spendesk-App erscheint in Slack, aber Sie erhalten keine Benachrichtigungen
Ursache: Ihre Slack-E-Mail-Adresse stimmt nicht mit Ihrer Procurement-E-Mail-Adresse überein oder die Verbindung ist abgelaufen.
Lösung:
Bestätigen Sie, dass Ihre Slack-E-Mail-Adresse genau mit Ihrer Procurement-E-Mail-Adresse übereinstimmt.
Trennen und verbinden Sie die Integration erneut.
Kontaktieren Sie den Spendesk-Kundenservice, wenn das Problem weiterhin besteht.
Symptom: Slack zeigt die Fehlermeldung „Sie haben keine Berechtigung, Apps zu installieren“
Ursache: Ihr Slack-Arbeitsbereich erfordert eine Administratorgenehmigung für neue App-Installationen.
Lösung: Bitten Sie die Administrator:in Ihres Slack-Arbeitsbereichs, die Spendesk-App im Voraus zu genehmigen, Ihnen vorübergehende Installationsberechtigungen zu erteilen oder die App für Sie zu installieren.
Symptom: Sie können in Procurement nicht auf Einstellungen > Integrationen zugreifen
Ursache: Sie haben nicht die Rolle Beschaffungsmanager:in oder das Procurement-Modul ist für Ihre Organisation nicht aktiviert.
Lösung: Bitten Sie eine:n Beschaffungsmanager:in, Ihnen die Rolle zuzuweisen, oder kontaktieren Sie Ihre:n Account Manager, um das Procurement-Modul zu aktivieren.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Benachrichtigungen in einem Slack-Kanal statt als Direktnachrichten erhalten?
Nein. Alle Procurement-Benachrichtigungen werden als Direktnachrichten von der Spendesk-App gesendet. Kanalbenachrichtigungen werden nicht unterstützt.
Kann ich auswählen, welche Benachrichtigungsarten ich in Slack erhalte?
Nein. Derzeit gibt es keine individuellen Schalter für einzelne Benachrichtigungsarten. Benachrichtigungen werden automatisch basierend auf Ihrer Rolle und Ihrer Beteiligung an der Anfrage gesendet. Antragsteller:innen erhalten Benachrichtigungen zum Lebenszyklus von Anfragen, Aufgabenverantwortliche und Teammitglieder erhalten Aufgabenbenachrichtigungen, und Beschaffungsmanager:innen erhalten die für ihren Zuständigkeitsbereich relevanten Ereignisse auf Anfrageebene.
Wirkt sich das Trennen von Slack auf meine E-Mail-Benachrichtigungen aus?
Nein. E-Mail- und Slack-Benachrichtigungen funktionieren unabhängig voneinander. Das Trennen von Slack beendet nur die Slack-Benachrichtigungen.
Müssen alle Benutzer:innen Slack einzeln verbinden?
Nein. Ein:e Beschaffungsmanager:in verbindet den Slack-Arbeitsbereich für die Organisation. Berechtigte Benutzer:innen erhalten Slack-Benachrichtigungen, wenn ihre Slack-Identität mit ihrem Procurement-Konto übereinstimmt und das Ereignis für ihre Rolle oder Zuweisung relevant ist.
Was passiert, wenn ich meine Slack-E-Mail-Adresse ändere?
Wenn Ihre Slack-E-Mail-Adresse nicht mehr mit Ihrer Procurement-E-Mail-Adresse übereinstimmt, erhalten Sie keine Slack-Benachrichtigungen mehr. Halten Sie beide Adressen synchron.