Verfolgen Sie Lieferungen im Vergleich zu Ihren Bestellungen (POs) und lassen Sie Spendesk Rechnungen, Lieferungen und Bestellungen automatisch auf Positionsebene abgleichen.
Für: Antragsteller:in und Controller, die die Funktion „Bestellungen“ nutzen.
Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie beginnen
Was sind Lieferscheine?
Eine Lieferung zu einer PO nachverfolgen
Lieferstatus
Was ist ein 3-Wege-Abgleich?
So funktioniert der erweiterte 3-Wege-Abgleich
Abweichungen als Finanzteam prüfen
Fehlerbehebung
Verwandte Artikel
Bevor Sie beginnen
👥 Nur Nutzer:innen mit Zugriff auf eine Bestellung – als Antragsteller:in, Genehmiger:in oder Controller – können deren Lieferstatus aktualisieren.
Was sind Lieferscheine?
Mit Lieferscheinen können Sie nachverfolgen, ob Waren oder Dienstleistungen, die über eine Bestellung bestellt wurden, eingegangen sind. Beim Erstellen der Bestellung geben Sie an, ob eine Lieferung erwartet wird. Diese Angabe können Sie später ändern.
Navigieren Sie zu Neue Anfrage > Kaufanfrage erstellen > Bestellung anfragen.
Aktivieren Sie Lieferung wird erwartet, um Lieferungen für diese Bestellung nachzuverfolgen.
Klicken Sie auf Anfrage bestätigen, um die PO zur Genehmigung einzureichen.
💡 Sie können die Angabe, ob eine Lieferung erwartet wird, auch nach der Genehmigung einer PO ändern, falls sich Ihre Anforderungen ändern.
Eine Lieferung zu einer PO nachverfolgen
Sobald eine Bestellung genehmigt wurde, kann jede:r Nutzer:in mit Zugriff darauf erfassen, was geliefert wurde.
Öffnen Sie die Bestellung unter Ausgaben > Bestellungen.
Klicken Sie im Bereich zur Lieferverfolgung der PO auf Lieferschein hinzufügen.
Geben Sie die erhaltene Menge für jede Position ein, falls die PO Positionen enthält, oder geben Sie den erhaltenen Betrag für den Gesamtbetrag ein, falls die PO keine Positionen enthält.
Speichern Sie Ihre Aktualisierung.
Lieferstatus
⚠️ Derzeit können Sie eine PO nicht als „Überliefert“ kennzeichnen, wenn mehr geliefert wurde als ursprünglich bestellt.
Lieferverfolgung aktivieren oder deaktivieren
Nur Kontoinhaber:innen können die Einstellungen zur Lieferverfolgung verwalten.
Gehen Sie zu Einstellungen > Unternehmensregeln.
Öffnen Sie den Tab Zahlungsmethoden.
Suchen Sie nach Lieferscheine.
Schalten Sie den Regler ein, um die Lieferverfolgung zu aktivieren, oder aus, um sie zu deaktivieren.
Wenn die Lieferverfolgung aktiviert ist, können Nutzer:innen beim Erstellen einer Bestellung angeben, ob eine Lieferung erwartet wird, und Lieferungen durch das Hinzufügen von Lieferscheinen erfassen. Die Funktion „Bestellungen“ muss ebenfalls aktiviert sein, damit Sie diese Funktion nutzen können.
Was ist ein 3-Wege-Abgleich?
Der 3-Wege-Abgleich vergleicht drei Dokumente, um die Richtigkeit einer Rechnung vor der Zahlung zu bestätigen:
Die Bestellung (PO) – die ursprünglich aufgegebene Bestellung
Der Lieferschein – die Bestätigung der erhaltenen Waren oder Dienstleistungen
Die Rechnung – das Rechnungsdokument des Lieferanten
Dadurch wird sichergestellt, dass die Rechnung sowohl mit der Bestellung als auch mit der tatsächlichen Lieferung übereinstimmt.
So funktioniert der erweiterte 3-Wege-Abgleich
Spendesk führt den Abgleich automatisch auf Positionsebene für alle Kund:innen durch, die Bestellungen nutzen. Dabei werden Bestellpositionen, Lieferpositionen und Rechnungspositionen verglichen – nicht nur die Gesamtbeträge –, um Folgendes zu erkennen:
In Rechnung gestellte, aber nie bestellte Positionen
In Rechnung gestellte, aber nicht gelieferte Positionen
Zu hoch abgerechnete Bestellpositionen
Gelieferte Positionen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurden
Reichen Sie eine Rechnung ein, die mit einer PO mit Positionen verknüpft ist.
Spendesk gleicht die Rechnungspositionen während der Einreichung automatisch mithilfe von OCR ab.
Verfeinern oder korrigieren Sie den Abgleich bei Bedarf während der Einreichungs- oder Prüfphase.
📋 Wenn eine eingereichte Rechnung mit einer PO verknüpft ist, die Positionen enthält, müssen der Rechnung Positionen hinzugefügt werden.
🔒 Wenn die verknüpfte PO keine Positionen enthält oder die Rechnung nicht mit einer PO verknüpft ist, greift Spendesk stattdessen auf den Abgleich anhand des Gesamtrechnungsbetrags zurück. Die Positionen werden in diesem Fall nicht abgeglichen.
Abweichungen als Finanzteam prüfen
Bei der Prüfung einer mit einer PO verknüpften Rechnung sehen Controller eine Warnmeldung, wenn der 3-Wege-Abgleich eine Abweichung feststellt.
Öffnen Sie die Rechnung in der Rechnungsprüfungsoberfläche.
Lesen Sie die Warnmeldung, die die Abweichung zwischen PO, Lieferung und Rechnung beschreibt.
Klicken Sie auf die Warnmeldung, um eine detaillierte Ansicht zu öffnen. Diese ist verfügbar, wenn die PO Positionen enthält.
Beheben Sie die Abweichung, bevor Sie die Rechnung zur Zahlung freigeben.
Fehlerbehebung
Symptom: Ich kann meiner Rechnung keine Positionen hinzufügen.
Ursache: Die mit dieser Rechnung verknüpfte Bestellung enthält keine Positionen.
Lösung: Positionen können einer Rechnung nur hinzugefügt werden, wenn die verknüpfte PO ebenfalls Positionen enthält. Fügen Sie der PO zuerst Positionen hinzu oder reichen Sie die Rechnung ohne Verknüpfung mit einer PO ein.
Symptom: Meine PO wird als „Nicht geliefert“ angezeigt, obwohl ich die Waren erhalten habe.
Ursache: Für diese PO wurde noch kein Lieferschein erfasst.
Lösung: Öffnen Sie die PO unter Verbindlichkeiten > Bestellungen und erfassen Sie die erhaltenen Mengen oder den erhaltenen Betrag wie unter „Eine Lieferung zu einer PO nachverfolgen“ beschrieben.
Symptom: Bei einer Rechnung wird eine Abweichungswarnung angezeigt, die ich nicht verstehe.
Ursache: Die Positionen der Rechnung, der Lieferung oder der PO stimmen nicht vollständig überein. Beispielsweise wurde eine Position in Rechnung gestellt, aber nicht geliefert.
Lösung: Klicken Sie in der Rechnungsprüfungsoberfläche auf die Warnmeldung, um die detaillierte Ansicht zu öffnen und PO, Lieferung und Rechnung Position für Position zu vergleichen.
Verwandte Artikel