Einführung
Die regelbasierte Automatisierung in Spendesk wurde entwickelt, um Ihren Prozess der vorbereitenden Buchhaltung zu optimieren und die Zeit für die Dateneingabe deutlich zu verkürzen. Mit dieser Funktion können Sie Bedingungen definieren, die Ihre Verbindlichkeiten im Bereich „Buchhaltung > Vorbereiten“ automatisch vorausfüllen. So behalten Sie die volle Kontrolle, sorgen für eine konsistente Kategorisierung und sparen erheblich Zeit bei der vorbereitenden Buchhaltung.
Für wen ist diese Funkion gedacht?
Ideal ist diese Funktion für Buchhalter:innen, die den Aufwand der manuellen Dateneingabe im Bereich „Buchhaltung > Vorbereiten“ minimieren möchten.
Erstellen einer neuen Regel
Das Erstellen einer Regel ist ganz einfach. Bevor wir starten, definieren wir kurz die wichtigsten Bestandteile einer Regel:
Bedingungen: Legen fest, auf welche Verbindlichkeiten die Regel angewendet werden soll.
Ausgaben: Bestimmen, welche Feldwerte für die Verbindlichkeiten vorausgefüllt werden, sobald sie die Bedingungen erfüllen.
Es gibt zwei Typen von Regeln, je nach Anzahl der Bedingungen:
Regeln mit einer Bedingung (RmEB): Regeln, die nur eine Bedingung enthalten.
Regeln mit mehreren Bedingungen (RmMB): Regeln, die aus mehreren Bedingungen bestehen.
So erstellen Sie eine neue Regel:
Navigieren Sie zu Einstellungen > Buchhaltung > Regelbasierte Automatisierung.
Klicken Sie auf Regel erstellen.
Vergeben Sie einen Namen und wählen Sie ein Symbol, um Ihre Regel zu kennzeichnen.
Definieren Sie die Bedingungen, für welche Verbindlichkeiten die Regel gelten soll.
Legen Sie fest, welche Felder bei Auslösung der Regel vorausgefüllt werden sollen.
Klicken Sie auf „Veröffentlichen und anwenden“, wenn die Regel sofort aktiv sein soll. Alternativ können Sie sie als Entwurf speichern und später weiterbearbeiten.
Regeln veröffentlichen und deaktivieren
Sie können jederzeit steuern, welche Regeln aktiv sind, indem Sie in der Übersichtstabelle den „Aktiv?“-Schalter nutzen.
Beachten Sie: Wird die Veröffentlichung einer Regel aufgehoben, verlieren alle noch nicht gespeicherten Verbindlichkeiten, die diese Regel betreffen, sofort die entsprechenden Vorabfüllungen.
Sobald Sie eine Regel veröffentlichen, werden alle passenden Verbindlichkeiten, die noch nicht gespeichert sind, automatisch vorausgefüllt.
Regelhierarchie
Es ist möglich, dass mehrere Regeln auf dieselbe Verbindlichkeit angewendet werden, da sich Regeln nicht gegenseitig ausschließen müssen.
Trifft eine Verbindlichkeit auf mehrere Regeln, die verschiedene Felder vorausfüllen, werden alle entsprechenden Felder nach den jeweiligen Regeln befüllt.
Kollidieren jedoch mehrere Regeln, weil sie unterschiedliche Werte für dasselbe Feld vorsehen, gilt Folgendes:
Die Regel mit mehr Bedingungen (also die spezifischere) hat Vorrang:
Zum Beispiel überschreibt eine Regel mit drei Bedingungen eine mit nur einer oder zwei Bedingungen. So können Sie allgemeine Standards mit einfachen Regeln setzen und spezifische Ausnahmen mit komplexeren Regeln abbilden.
Bei konkurrierenden Regeln mit nur einer Bedingung gilt folgende Hierarchie: Lieferanten-Bedingungen haben Vorrang vor Ausgabenkategorien, und Ausgabenkategorien wiederum vor anderen Bedingungsarten. Diese Logik entspricht der bisherigen AutoCat-Funktion.
In seltenen Fällen können mehrere gleichrangige Regeln für dasselbe Feld konkurrieren. Wie das gehandhabt wird, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.
Umgang mit mehreren Regel-Ausgaben
Es kann vorkommen, dass mehrere gleichrangige Regeln unterschiedliche Werte für dasselbe Feld vorschlagen. In diesem Fall gilt:
Der Wert der zuletzt erstellten Regel wird vorausgefüllt.
Ein Indikator unter dem Feld informiert Sie über verschiedene Regelvorschläge.
Ein Klick auf den Indikator öffnet ein Dropdown mit Details zu den Vorschlägen.
Sie wählen den gewünschten Wert einfach aus und speichern die Verbindlichkeit, um ihn zu übernehmen.
Felder mit bereits eingetragenen Benutzerwerten
Wenn für ein Feld bereits ein Wert von einem:einer Mitarbeiter:in eingetragen wurde, bleibt dieser erhalten – auch wenn eine Regel etwas anderes vorschlägt. Der Regelvorschlag wird Ihnen aber angezeigt, damit Sie das Feld bei Bedarf problemlos aktualisieren können.
Regel-Ausgaben speichern
Regelvorschläge, die mit einem ‘⚡’-Symbol gekennzeichnet sind, werden erst übernommen, wenn Sie die Verbindlichkeit speichern oder als bereit markieren.
Hinweis für bestehende Kund:innen – Migration alter Regeln
Wenn Sie im Mai 2025 bereits Spendesk-Kunde waren, wurden Ihre bisherigen Lieferanten- und Ausgabenkategorieregeln (ehemals AutoCat) automatisch übernommen.
Sie finden diese jetzt im neuen Format unter „Einstellungen > Buchhaltung > Regelbasierte Automatisierung“.
Beachten Sie: Wurden Lieferanten- und Ausgabenkategorieregeln auf dasselbe Ausgabenkonto angewendet, sind sie jetzt zu einer einzigen Regel zusammengefasst. Das reduziert die Regelanzahl und vereinfacht die Verwaltung.
Ein Beispiel: Vor der Migration gab es drei einzelne Lieferantenregeln, nach der Migration wurde daraus eine Regel mit einer Bedingung:
Verfügbarkeit der Funktion
Alle Kund:innen können beliebig viele Regeln mit einer Bedingung erstellen. Regeln mit mehreren Bedingungen stehen jedoch nur in bestimmten Plänen zur Verfügung. Die Anzahl und Verfügbarkeit dieser Regeln sehen Sie direkt beim Erstellen einer Regel im Produkt (siehe Screenshot unten).
Bei Fragen oder Interesse an einem Upgrade wenden Sie sich bitte an Ihre:n CSM oder unseren Kundensupport.
