Einführung
Die Funktion "Anomalie- und Betrugserkennung" überprüft automatisch alle eingereichten Belege und verwendet KI, um die Belegprüfung für Buchhalter:innen zu automatisieren. Diese Funktion ist darauf ausgelegt, Ihnen Zeit zu sparen, indem sichergestellt wird, dass die Belege genau den Verbindlichkeiten entsprechen, an denen sie angehängt sind. Finanzteams können den Status der Belegprüfung im Bereich Buchhaltung > Vorbereitung leicht einsehen, oberhalb des Belegs, wie unten gezeigt.
Vorteile
Diese Funktion reduziert die Notwendigkeit, jeden Beleg manuell zu überprüfen. Wenn ein Beleg alle Prüfungen besteht, können Sie sicher sein, dass der Lieferant, das Datum und der Betrag auf dem Beleg mit der Verbindlichkeit übereinstimmen.
Erklärung des Status
"Beleg bestand alle Prüfungen": Dieser Status bestätigt, dass unser KI-Modell überprüft hat, dass der Lieferantenname, das Datum und der Betrag des Belegs mit der Verbindlichkeit übereinstimmen.
Um Ihnen die Klassifikation zu erleichtern, haben wir das KI-Modell so trainiert, dass es ein gewisses Maß an Flexibilität zulässt, um reale Szenarien widerzuspiegeln:
Lieferant: Das Modell berücksichtigt kleinere Schreibvarianten, z.B. entspricht "Uber B.V." auf einem Beleg "Uber" in der Verbindlichkeit.
Betrag: Der Betrag des Belegs muss mit dem Betrag der Verbindlichkeit in der Zahlungswährung übereinstimmen. Wenn mehrere Belege hochgeladen werden, muss deren Gesamtbetrag dem Betrag der Verbindlichkeit entsprechen.
Datum: Das Datum des Belegs sollte innerhalb eines Fensters von +/- 2 Tagen zum Datum der Verbindlichkeit liegen, um Verzögerungen in der Abwicklung zu berücksichtigen.
"Beleg bestand einige Prüfungen nicht": Diesen Status sehen Sie, wenn ein Beleg eine oder mehrere Prüfungen nicht besteht. Wenn Sie über das Label fahren, werden die nicht bestandenen Prüfungen angezeigt, sodass Sie Ihre eigene manuelle Überprüfung des Belegs durchführen können. Es ist wichtig zu beachten, dass es legitime Gründe gibt, warum ein gültiger Beleg unsere Prüfungen nicht bestehen könnte (lesen Sie mehr dazu unten). Nur weil Sie diese Markierung sehen, bedeutet das nicht, dass der Beleg abgelehnt werden sollte.
Warum gültige Belege Prüfungen nicht bestehen könnten
Es gibt Umstände, unter denen ein gültiger Beleg unsere KI-Prüfungen nicht besteht. Daher ist es wichtig zu verstehen, dass ein Beleg, der unsere Prüfungen nicht besteht, nicht ungültig ist. Sie sollten jedoch den Beleg überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie überzeugt sind, dass es der richtige Beleg für die Verbindlichkeit ist.
Hier sind einige häufige Gründe, warum ein gültiger Beleg unsere Prüfungen nicht bestehen könnte:
Betragsdiskrepanz: Teilzahlungen von Mitarbeitern:innen, wie das Bezahlen von nur 50% einer Rechnung, könnten eine Differenz verursachen. d.h. der hochgeladene Beleg zeigt den vollen Betrag der Restaurantrechnung, aber die Zahlung war nur für 50%
Variationen im Lieferantenname: Rechtliche Firmennamen auf Belegen im Vergleich zu Handelsnamen, die von Mitarbeiter:innen eingegeben wurden, können nicht übereinstimmen. Zum Beispiel ist "Mailchimp" der Handelsname von "Rocket Science Inc". Bis unser Modell diese Muster lernt, könnten Sie sehen, dass gültige Belege aufgrund der Überprüfung des Lieferantennamens nicht bestehen
Abweichende Datums Werte: Zahlungen für ältere Rechnungen können Datumsdiskrepanzen verursachen, wenn das Rechnungsdatum das Zahlungsdatum deutlich vorangeht.
Schritte, die zu unternehmen sind, wenn ein Beleg Prüfungen nicht besteht
Überprüfen Sie den Beleg auf offensichtliche Gründe, die die KI markiert haben könnte. Wenn Sie zustimmen, dass der Beleg nicht der richtige für die Verbindlichkeit ist, empfehlen wir Ihnen, den/die Mitarbeiter:in zu kontaktieren, um den richtigen Beleg zu erhalten:
Für Kartenverbindlichkeiten verwenden Sie die Funktion "Beleg als ungültig erklären", um den/die Mitarbeiter:in zu benachrichtigen. Sie können dieser Benachrichtigung eine Nachricht hinzufügen - verwenden Sie sie, um die Situation zu erklären.
Für Lieferanten-Rechnungen und Spesen, kontaktieren Sie den/die Mitarbeiter:in direkt, um den richtigen Beleg zu senden, den Sie in Buchhaltung > Vorbereitung hochladen können.
Wenn Sie jedoch glauben, dass der Beleg gültig ist, können Sie die Markierung einfach ignorieren und fortfahren, indem Sie die Verbindlichkeit als exportbereit markieren.
Zugang zur Funktion
Diese Funktion ist auf ausgewählten Plänen oder Add-ons verfügbar. Wenn sie in Ihrem Konto nicht verfügbar ist, kontaktieren Sie bitte den Spendesk-Support, um Ihre Optionen zu erkunden.