Die Verwaltung von Ausgaben und das Sammeln von Belegen kann zeitaufwändig sein, besonders für vielbeschäftigte Personen. Um diesen Prozess zu vereinfachen, bietet Spendesk die Funktion Belegabgabe delegieren an. Damit können Sie eine vertrauenswürdige Person (wie z.B. eine Assistenz) damit beauftragen, Belege in Ihrem Namen einzureichen.
So richten Sie die Belegabgabe-Delegation ein
Der Einstieg ist ganz einfach:
Gehen Sie zu Ihrem Profil: Öffnen Sie Ihr Profil und gehen Sie zum Tab Rollen und Berechtigungen.
Spesenverwaltung delegieren: In diesem Bereich können Sie:
Ihre aktuellen Bevollmächtigten anzeigen,
sehen, für wen Sie selbst als Bevollmächtigter eingetragen sind,
Personen zur Liste Ihrer Bevollmächtigten hinzufügen oder entfernen.
Hinweis: Jedes Mal, wenn Sie jemanden als Bevollmächtigten hinzufügen, erhält diese Person automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über den Zugang.
Wie Bevollmächtigte Belege einreichen können
Nach der Einrichtung kann Ihr Bevollmächtigter in zwei Hauptbereichen in Ihrem Namen handeln:
Spesenabrechnungen: Wenn Sie eine Auslage haben, können Sie die Belege einfach an Ihren Bevollmächtigten weitergeben. Dieser reicht die Abrechnung für Sie ein, sodass die Erstattung direkt auf Ihr (das des Delegierenden) Konto erfolgt. Ihr üblicher Freigabe-Workflow bleibt selbstverständlich erhalten und sorgt für Unternehmenskonformität.
Kartenzahlungen: Wenn Sie eine Spendesk-Karte für Zahlungen nutzen, kann Ihr Bevollmächtigter die Belege den Kartentransaktionen zuordnen. So entfällt das lästige Nachfragen nach Belegen und die Einhaltung der Compliance wird erleichtert.
Zusätzliche Informationen:
Beide Möglichkeiten (1 und 2) sind im Web und auf dem Handy verfügbar.
Jedes Mal, wenn ein Bevollmächtigter einen Beleg in Ihrem Namen einreicht, wird dies transparent in der Zahlungshistorie dokumentiert und sorgt so für vollständige Nachvollziehbarkeit.
Die Delegation der Belegabgabe ist nur für Kartenzahlungen und Spesenabrechnungen verfügbar. Sie gilt nicht für Kilometer- oder Verpflegungspauschalen.