Überblick
Belgien führt im Rahmen seiner digitalen Transformationsinitiative die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) ein. Diese regulatorische Änderung wirkt sich darauf aus, wie Unternehmen Rechnungen senden und empfangen. Dafür müssen bestimmte Formate und Prozesse über das Peppol-Netzwerk eingehalten werden.
Wie registrieren Sie Spendesk als Ihren Peppol Access Point?
Sie können Spendesk jetzt als Ihren Peppol Access Point registrieren und Ihre Participant ID erstellen.
Um Ihre Peppol Participant ID zu aktivieren und für den 1. Januar 2026 bereit zu sein, wenden Sie sich bitte mit den folgenden Informationen an Ihre Ansprechperson beim Kundenservice:
Unternehmensinformationen
BCE-Nummer (Crossroads Bank for Enterprises): [10 Ziffern]
Belgische USt-IdNr.: BE + 10 Ziffern
Adresse des Firmensitzes: Straße, Postleitzahl, Stadt
Rechtlicher Firmenname: Wie bei der BCE registriert
Geschäftlicher Ansprechpartner
Vollständiger Name: Leitung Finanzen/Buchhaltung
Geschäftliche E-Mail-Adresse:
Telefonnummer:
Bevorzugte Sprache: Französisch / Niederländisch / Englisch
Empfangspräferenzen
Dokumenttypen: Nur Rechnungen ODER Rechnungen + Gutschrift
Erforderliche Formate und Unterstützung durch Spendesk
Vom belgischen Gesetz vorgeschriebene Formate:
Spendesk unterstützt das XML-Format für E-Rechnungen bereits. Sie können dies testen, indem Sie beim Erstellen eines Invoice Request eine beliebige XML-Rechnung hochladen. Spendesk lädt die Rechnung hoch, wertet sie aus und zeigt sie im PDF-Format an.
UBL (Universal Business Language) – XML-basiertes Format für strukturierte Rechnungen
Peppol BIS Billing 3.0 – standardisiertes Peppol-Rechnungsformat auf Grundlage der Europäischen Norm (EN) 16931
Was das für Spendesk bedeutet:
Import strukturierter Daten – Über Peppol empfangene Rechnungen füllen automatisch alle relevanten Felder in Spendesk aus, darunter Lieferanteninformationen, Beträge, USt. und Positionen.
Automatische Validierung – Rechnungsdaten werden anhand der belgischen gesetzlichen Anforderungen validiert.
Digitales Archiv – Alle E-Rechnungen werden zur Einhaltung der Prüfungsvorschriften in ihrem ursprünglichen strukturierten Format gespeichert.
Peppol-Kennzeichnung – Über Peppol empfangene Rechnungen werden zur einfachen Identifizierung mit einem Peppol-Logo gekennzeichnet.
Unterstützung von Gutschriften – Über Peppol empfangene Gutschriften werden als Spendesk Credit Note verarbeitet und müssen mit einer bestehenden Spendesk Invoice verknüpft werden.
Was Spendesk unterstützt:
✓ Empfang von Rechnungen im Format Peppol BIS Billing 3.0
✓ Automatische Datenextraktion und -validierung
✓ Integration in Ihre bestehenden Freigabe-Workflows
✓ Konforme Archivierung strukturierter E-Rechnungen und Gutschriften
Betroffene Spendesk-Zahlungsmethoden
💡 Unser Ansatz besteht darin, die E-Rechnungsstellung in Ihre bestehenden Spendesk-Produktabläufe zu integrieren. Sie müssen Ihre aktuelle Konfiguration nicht ändern.
E-Rechnungen für alle Spendesk-Zahlungsmethoden werden im Spendesk Inbox empfangen und einer Person zur weiteren Bearbeitung zugewiesen.
Die folgenden Spendesk-Zahlungsmethoden sind von den belgischen E-Rechnungsvorschriften betroffen:
📄 Zu zahlende Supplier Invoices
✨ Highlights
Empfang im Spendesk Inbox mit den Tags „E-invoice“ und „To Pay“
Weiterleitung in den üblichen Rechnungsfreigabe-Workflow auf Grundlage der ausgewählten Analytik
So funktioniert es:
Rechnungen, die von Lieferanten über Peppol empfangen werden, werden automatisch im Spendesk Inbox erstellt.
Alle strukturierten Daten werden vorausgefüllt. Dadurch reduziert sich die manuelle Eingabe; OCR wird bei diesem Format durch die strukturierten Daten ersetzt.
Die Rechnung kann einer Person zugewiesen werden, die entweder:
per Überweisung oder Lastschrift bezahlt werden kann.
💳 Mit Spendesk-Karten bezahlte Rechnungen
✨ Highlights
Empfang im Spendesk Inbox mit den Tags „Receipt“ und „Paid“
Die E-Rechnung wird anhand der Kartennummer (letzte vier Ziffern), des Betrags, des Lieferanten sowie des Transaktions- bzw. Rechnungsdatums automatisch der entsprechenden Kartentransaktion in „All Payments“ zugeordnet.
Die Karteninhaber:in wird benachrichtigt und kann die Verknüpfung der E-Rechnung bei Bedarf aufheben.
Die E-Rechnung wird automatisch in den Tab „History“ im Bereich „Attached to card payment“ verschoben. Von dort aus kann die nutzende Person zur verknüpften Transaktion weitergeleitet werden.
Virtuelle Karten – Single-Use, Multi-use & Recurring
Physische Karten
So funktioniert es:
Eine mitarbeitende Person nutzt eine Spendesk-Karte für eine inländische B2B-Ausgabe.
Der Lieferant sendet eine E-Rechnung über Peppol, wie vom belgischen Gesetz vorgeschrieben.
Die Rechnung wird im Spendesk Inbox mit den Tags „Receipt“ und „Paid“ empfangen.
Die Rechnung wird automatisch der entsprechenden Transaktion unter All Expenses > All Payments zugeordnet.
Die Karteninhaber:in wird über die automatische Zuordnung benachrichtigt.
Die Rechnung wird im Inbox in den Tab „History“ verschoben.
Die Peppol-Rechnung wird zum offiziellen Dokument für Buchhaltung und Compliance.
Hinweis: Manche Lieferanten senden die Peppol-Rechnung vor oder nach der Verarbeitung der Kartenzahlung. Der Abgleichalgorithmus von Spendesk deckt beide Szenarien ab.
💰 Mit persönlichen Mitteln bezahlte Rechnungen: Expense Claims
✨ Highlights
Die mitarbeitende Person erstellt eine Erstattungsanfrage in Spendesk, lädt den Papierbeleg hoch und füllt alle Pflichtfelder aus.
Die entsprechende E-Rechnung wird im Spendesk Inbox mit den Tags „Receipt“ und „Paid“ empfangen und automatisch der Antragsteller:in des entsprechenden Expense Claims zugewiesen, basierend auf:
Die Antragsteller:in wird benachrichtigt und bestätigt die Zuordnung zum entsprechenden Expense Claim.
So funktioniert es:
Eine mitarbeitende Person bezahlt einen B2B-Lieferanten mit persönlichen Mitteln, zum Beispiel für eine Konferenzanmeldung oder eine Geschäftsreise.
Die mitarbeitende Person reicht in Spendesk eine Vorab-Erstattungsanfrage ein und gibt die für den automatischen Abgleich erforderlichen Details ein.
Der Lieferant sendet eine E-Rechnung über Peppol an Ihr Unternehmen.
Spendesk gleicht die Peppol-Rechnung mit der bestehenden Erstattungsanfrage ab.
Die Erstattung wird für Buchhaltungszwecke mit der konformen E-Rechnung verknüpft.
Die antragstellende Person erhält die Erstattung, und die korrekte E-Rechnung wird archiviert.
Alternative Lösung, falls die automatische Zuordnung fehlschlägt:
Der Controller wählt bei „Bezahlt mit“ die Option „Personal money“.
Der Controller wählt „An eine bestehende Erstattung anhängen“.
Der Controller wählt den entsprechenden Expense Claim aus der angezeigten Liste aller Expense Claims aus.
Wichtige Hinweise:
Mitarbeitende sollten bei der Einreichung von Erstattungen für B2B-Ausgaben die Peppol-ID des Lieferanten oder die Rechnungsnummer angeben.
Bei wiederkehrenden Erstattungen, zum Beispiel für monatliche Parkgebühren oder Geschäftsreise-Abonnements, wird jede Peppol-Rechnung der entsprechenden Erstattung zugeordnet.
Die Peppol-E-Rechnung dient als offizielles Dokument für Steuer- und Buchhaltungszwecke, während der Beleg der mitarbeitenden Person als Zahlungsnachweis dient.
🧾 Gutschriften
✨ Highlights
Empfang im Spendesk Inbox mit den Tags „Credit Note“ und „Paid“
Weiterleitung in den üblichen Gutschriften-Workflow auf Grundlage der ausgewählten Analytik