Überblick
Mit Reisebudget-Anfragen können Mitarbeitende eine Reise planen und ein vorab genehmigtes Budget vor der Buchung oder Ausgabe einholen. Sie bündeln den Reisezweck (Ziel, Datum, Destinationen) und verknüpfen entsprechende Anfragen sowie Kartenzahlungen für bessere Transparenz.
Wer kann sie nutzen? Antragstellende dürfen einreichen, Genehmigende dürfen prüfen.
Unterstützte Plattformen: Web, iOS, Android.
Was enthalten ist
Eine Anfrage umfasst typischerweise:
Reiseziel(e)
Zweck der Reise
Start- und Enddatum
Geschätztes Budget (in der Währung Ihres Unternehmens)
Alle weiteren Felder
Nach der Genehmigung können Mitarbeitende darauf folgende Ausgaben der Reise zuordnen.
So funktioniert es
Eine Reisebudget-Anfrage einreichen
Füllen Sie die Reisedetails und das geschätzte Budget aus.
Senden Sie zur Genehmigung.
Genehmigen oder Ablehnen
Genehmigende prüfen den Reise-Kontext und das geschätzte Budget.
Nach Genehmigung wird die Reise zur Verknüpfung zukünftiger Ausgaben freigegeben.
Ausgaben vor, während oder nach der Reise verknüpfen
Verknüpfen Sie relevante Kartenzahlungen und Anfragen (z. B. Hotel, Flug, Mahlzeiten) mit der genehmigten Reise.
Verknüpfte Beträge verringern das verbleibende Budget der Reise.
Kodierungsfelder (Kostenstelle, Kategorie etc.) werden, wenn möglich, aus der Reisebudget-Anfrage vorausgefüllt.
Budgetverbrauch verfolgen
Antragstellende und Genehmigende sehen Gesamtbetrag, verbrauchtes und verbleibendes Budget.
Überschreitet eine neue Ausgabe das Budget, sehen Genehmigende eine Warnung vor der Genehmigung.
Best Practices
Reichen Sie die Anfrage vor Buchungen ein, um Übereinstimmung mit Richtlinien und Budget sicherzustellen.
Verwenden Sie eine realistische Schätzung (einschließlich Hotel, Taxi, Verpflegung, Steuern usw.).
Verknüpfen Sie jede Reisekosten-Ausgabe mit der Reise für volle Transparenz.
Passen Sie die Genehmigungs-Workflows für „Anfragetyp = Reisebudget“ in Einstellungen → Genehmigungenan (nur Admin).
Demnächst verfügbar
Filter Verbindlichkeiten nach Reise.
„Reise-ID“ zum CSV-Export Verbindlichkeiten hinzufügen.
Optionale Einstellung zur automatischen Genehmigung von Ausgaben, wenn der Betrag unter dem verbleibenden Reisebudget liegt.
FAQ
Kann ich eine Anfrage nach der Einreichung bearbeiten?
Noch nicht. Bitte stornieren Sie die Anfrage und erstellen Sie eine neue.
Was passiert, wenn das Reisebudget überschritten wird?
Genehmigende erhalten eine Warnung und können genehmigen oder ablehnen.
Können mehrere Mitarbeitende Ausgaben derselben Reise zuordnen?
Noch nicht. Reisen sind derzeit einem einzelnen Reisenden zugeordnet.
Beeinträchtigt das Verknüpfen von Ausgaben die Genehmigungen?
Nein. Die Erstattungs-Workflows bleiben unverändert; die Verknüpfung gibt Kontext und Budgetkontrolle. Siehe „Demnächst verfügbar“ für Details zur Einstellung „Auto-Genehmigung“.