Bevor Sie den Verbindungsprozess in Spendesk starten, stellen Sie sicher, dass die folgenden Elemente vorhanden sind. Sie müssen Ihre DATEVConnect-APIs über das Internet erreichbar machen. Dazu installieren Sie entweder das Riecken Cloud Gateway (wenn Sie das DATEV-SmartIT-Hosting nutzen) oder einen lokalen Agenten, den Spendesk während des Verbindungsprozesses erzeugt (für alle anderen Hosting-Arten). Wenn Sie Unterstützung benötigen, kann Ihr Customer Success Manager oder Account Manager Ihnen bei der Abstimmung mit Ihrem IT-Team oder Ihrem DATEV-Administrator helfen.
Checkliste der Voraussetzungen
1. DATEV-Lizenzen
Lizenz | Anforderung |
DATEV-Rechnungswesen-Lizenz | Erforderlich. Entweder im Besitz Ihres Unternehmens oder über Ihren Steuerberater bereitgestellt. |
DATEVConnect-Lizenz | Erforderlich. Ermöglicht den API-Zugriff. In DATEV-Installationen meist bereits enthalten, muss aber aktiviert werden. Falls sie fehlt, können Sie sie kostenlos über den DATEV-Shop bestellen. |
DATEV Unternehmen Online (DUO) mit Belegbilderservice | Nur erforderlich, wenn Sie Belege (PDFs) an DATEV senden möchten. Spendesk sendet jeden Beleg an den Belegbilderservice von DATEV, der Teil von DUO ist. Wenn Sie das Senden von Belegen mit Yes beantworten und der Dienst für Ihren DATEV-Mandanten nicht aktiviert ist, schlägt die Verbindung mit einer Fehlermeldung fehl, die den Belegbilderservice nennt. |
So prüfen Sie Ihre Lizenzen:
Öffnen Sie in DATEV Arbeitsplatz die Lizenzverwaltung, um die installierten Lizenzen anzuzeigen.
Oder lassen Sie sich dies von Ihrem DATEV-Administrator, Ihrem Steuerberater oder Ihrem DATEV-Servicepartner bestätigen.
2.1 Installation des Riecken Cloud Gateway (für SmartIT-Hosting-Umgebungen)
Beantragen Sie die Installation des Riecken Cloud Gateway in Ihrer DATEV-Umgebung über dieses DATEV-Portal.
Wenden Sie sich an Ihren Customer-Success-Ansprechpartner oder an den Kundenservice, damit Ihnen ein Self-Onboarding-Link bereitgestellt wird. Dafür müssen Sie Ihre Mandantennummer und Beraternummer angeben.
Klicken Sie auf den Onboarding-Link und füllen Sie die übrigen Angaben aus. Sie erhalten eine Client-ID und ein Secret, die Sie anstelle von Windows-Benutzername und -Passwort verwenden.
2.2 Anforderungen an das Windows-Benutzerkonto (alle anderen Hosting-Umgebungen)
Während des Verbindungsprozesses werden Sie nach Windows-Benutzername und -Passwort eines Windows-Benutzerkontos gefragt, das mit einem DATEV-Benutzer verknüpft ist und über folgende Berechtigungen verfügt:
✔ Zugriff auf den betreffenden Mandanten / das Unternehmen in DATEV Rechnungswesen
✔ Rechte zur Nutzung des DATEVConnect-Dienstes
✔ Ausreichende Rechte zum Lesen und Schreiben von Buchhaltungsdaten
DATEV verlangt, dass die API-Authentifizierung über ein Windows-Login erfolgt, das einem DATEV-Benutzerkonto zugeordnet ist. Diese Zuordnung wird in der DATEV Benutzerverwaltung eingerichtet. Halten Sie diese Zugangsdaten bereit, bevor Sie die Verbindung starten.
3. Daten des DATEV-Mandanten
Wirtschaftsjahre: Der DATEV-Mandant muss für jedes Datum, das Sie exportieren, ein Wirtschaftsjahr haben. Kartenzahlungen werden auf den Tag datiert, an dem die Bank sie abgewickelt hat; eine Zahlung, die vor dem ersten in DATEV angelegten Wirtschaftsjahr liegt, wird abgelehnt. Prüfen Sie, ob das früheste Wirtschaftsjahr Ihren ersten Exportzeitraum abdeckt.
Kostenstellen: Spendesk benennt jede Kostenstelle nach ihrer DATEV-Kurzbezeichnung. Geben Sie jeder Kostenstelle, die Sie verwenden werden, eine Kurzbezeichnung und sorgen Sie dafür, dass die Kurzbezeichnungen eindeutig sind, bevor Sie die Verbindung herstellen.
4. Anforderungen in Spendesk
Sie müssen in Spendesk Account Owner oder Controller sein.
Der Zugang zu dieser Integration muss von Ihrem Spendesk-Ansprechpartner freigeschaltet werden. Bitte wenden Sie sich dafür an Ihren Customer Success Manager oder Account Manager.
Nächste Schritte
Sobald Sie alle Voraussetzungen geprüft haben, können Sie die Verbindung in Spendesk starten: