Sobald Ihr Spendesk-Konto mit DATEV Rechnungswesen verbunden ist, ruft Spendesk Ihre Stammdaten ab und stellt sie Ihnen in Spendesk zur Verfügung. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Journale, analytischen Dimensionen, Konten, Lieferanten und Mitarbeitenden einzurichten.
Konfigurationsschritte
Nachdem Sie Spendesk erfolgreich mit DATEV Rechnungswesen verbunden und den Local Agent installiert haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Buchhaltung einzurichten.
Schritt 1 — Journale
Gehen Sie zu Settings > Accounting Setup > Accounting integration.
Einkaufsjournal (Rechnungen): Wählen Sie BILL – Eingangsrechnung. Wählen Sie hier kein Geldkonto (Kasse, Bank, Geldtransit…): Diese werden ebenfalls aufgeführt, sind aber keine Einkaufsjournale.
Bankjournal (Zahlungen): Wählen Sie das DATEV-Geldkonto, auf das Ihre Spendesk-Zahlungen gebucht werden. Es ist für den Export von Kartenzahlungen erforderlich.
Die Journale sind nicht dasselbe wie das Standard-Lieferantenkonto (Schritt 3): Ein Journal legt fest, wo eine Buchung erfasst wird; der Standardlieferant legt fest, welcher Kreditor anstelle des tatsächlichen Lieferanten verwendet wird.
Schritt 2 — Zuordnung der analytischen Felder (KOST1 / KOST2)
Gehen Sie zu Settings > Accounting Setup > Mapping & sync. Dort werden Ihre DATEV-Kostenstellensysteme (KOST-System 1 und KOST-System 2) aufgeführt.
Verknüpfen Sie jedes KOST-System, das Sie verwenden möchten, mit einem analytischen Feld in Spendesk und aktualisieren Sie anschließend die Buchhaltungseinstellungen.
Wenn Sie neue analytische Felder in Spendesk anlegen müssen, können Sie dies unter Settings > Organisation > Analytical fields tun.
⚠️ So werden Werte benannt: Jeder Spendesk-Wert wird nach der DATEV-Kurzbezeichnung der Kostenstelle benannt; der DATEV-Code erscheint in der Spalte "Mapped value". Stellen Sie vor der ersten Aktualisierung sicher, dass jede Kostenstelle, die Sie verwenden, eine Kurzbezeichnung hat und dass keine zwei Kostenstellen dieselbe Kurzbezeichnung haben. Zwei Kostenstellen mit derselben Kurzbezeichnung oder eine Kostenstelle ohne Kurzbezeichnung können nicht für Ausgaben verwendet werden.
ℹ️ Ein KOST-System fehlt? Wenn eines der beiden KOST-Systeme nicht angeboten wird, meldet DATEV es für diesen Mandanten als inaktiv. Wenden Sie sich mit Ihrer DATEV-Mandantennummer an unser Support-Team, damit wir dies mit unserem Integrationspartner prüfen können.
Schritt 3 — Einstellungen des Kontenrahmens
Gehen Sie zu Settings > Chart of accounts.
Wählen Sie auf der Registerkarte Bank accounts die Konten aus, die Sie in Spendesk verwenden werden.
Aktivieren Sie auf der Registerkarte Expense accounts die Konten, auf die Sie buchen. Nach der ersten Verbindung sind alle Konten deaktiviert, einschließlich Bilanz- und Bestandskonten, da DATEV nicht angibt, welche Konten Aufwandskonten sind. Die Konten, die Sie aktivieren, bleiben auch nach späteren Aktualisierungen aktiviert. In DATEV muss nichts geändert werden.
Prüfen Sie auf der Registerkarte VAT accounts, ob Ihre Steuerschlüssel aus DATEV Rechnungswesen abgerufen wurden, und deaktivieren Sie die Schlüssel, die Sie nicht verwenden. DATEV kann einen alten und einen neuen Steuerschlüssel mit demselben Namen haben (zum Beispiel zweimal "Vorsteuer 19%"): Behalten Sie nur den Schlüssel, auf den Sie buchen, damit die Umsatzsteuerliste bei den Ausgaben nur eine Zeile anzeigt.
Wählen Sie auf der Registerkarte Supplier accounts, ob Kartenkäufen und/oder Spesenabrechnungen automatisch ein Sammelkreditor zugewiesen wird (je Kartentyp), oder ob die einzelnen Kreditorenkonten verwendet werden. Rechnungen verwenden immer den eigenen Kreditor des Lieferanten.
Weisen Sie auf der Registerkarte Employee accounts ein Sammelkonto für die Spesenabrechnungen der Mitarbeitenden zu oder richten Sie für jeden Mitarbeitenden ein eigenes Konto ein (siehe Schritt 4).
Schritt 4 — Import von Lieferanten und Mitarbeitenden
Spendesk importiert Ihre Kreditoren aus DATEV Rechnungswesen und gleicht sie mit Ihren bestehenden Lieferanten und Mitgliedern in Spendesk ab.
Lieferanten: Kreditoren, die Unternehmen sind, werden Ihren Spendesk-Lieferanten zugeordnet. Gibt es keinen passenden Lieferanten, legt Spendesk einen an.
Mitarbeitende: DATEV hat kein eigenes Objekt für Mitarbeitende, daher verwendet Spendesk die Kreditoren, die keine Unternehmen sind. Sie werden Spendesk-Mitgliedern zuerst über die E-Mail-Adresse zugeordnet, andernfalls über den exakten Namen, sofern dieser Name auf beiden Seiten eindeutig ist. Gibt es keine Übereinstimmung, legt Spendesk kein Mitglied an, und die Spesenabrechnungen des Mitglieds zeigen "No employee mapped".
Damit die Zuordnung funktioniert, legen Sie in DATEV für jeden Mitarbeitenden, der Spesenabrechnungen einreicht, einen Kreditor mit dessen E-Mail-Adresse an, und vermeiden Sie zwei Kreditoren mit demselben Namen.
Wichtige Hinweise:
Spendesk legt keine Lieferantendatensätze in DATEV Rechnungswesen an und aktualisiert sie auch nicht. Der Lieferantendatenfluss geht nur in eine Richtung: DATEV → Spendesk.
Wie Sie Ihre Buchhaltungseinstellungen aktualisieren, lesen Sie weiter unten unter Wenn Sie etwas in DATEV Rechnungswesen ändern.
Anforderungen in DATEV Rechnungswesen
Regel in DATEV | Was passiert, wenn sie nicht erfüllt ist | Lösung |
Jeder Lieferant (Kreditor) ist in DATEV als Unternehmen erfasst | Kreditoren, die nicht als Unternehmen erfasst sind, werden als Mitarbeiterkonten importiert; die entsprechenden Lieferanten haben dann kein Kreditorenkonto ("Undefined"), und ihre Ausgaben können nicht exportiert werden. | Kennzeichnen Sie diese Kreditoren in DATEV als Unternehmen und klicken Sie dann auf Refresh accounting settings. |
Die Kostenstellen (KOST1/KOST2) mit den von Ihnen verwendeten Werten sind in DATEV vorhanden, jede mit einer eindeutigen Kurzbezeichnung | Die Ausgabe schlägt mit "Please make sure analytical value "…" exists in DATEV Rechnungswesen, then click 'Refresh settings' (this might take around 5 min)" fehl oder zeigt "Missing KOST1". | Legen Sie die Kostenstelle in DATEV an oder benennen Sie sie um (numerischer Code, bis zu 8 Ziffern), klicken Sie auf Refresh accounting settings, prüfen Sie die Zuordnung unter Settings > Accounting Setup > Mapping & sync und versuchen Sie es erneut. |
Der Mandant hat für jedes Datum, das Sie exportieren, ein Wirtschaftsjahr | Zahlungen, die vor dem ersten Wirtschaftsjahr liegen, werden abgelehnt. | Legen Sie das Wirtschaftsjahr in DATEV an und exportieren Sie die Zahlungen dann erneut. |
Der mit DATEV verknüpfte Windows-Benutzer behält seine DATEV-Rechte und sein Passwort | Die Verbindung bricht ab; Exporte schlagen fehl. |
Wenn Sie etwas in DATEV Rechnungswesen ändern: Buchhaltungseinstellungen aktualisieren
Spendesk sieht eine Änderung in DATEV Rechnungswesen erst, wenn Sie Ihre Buchhaltungseinstellungen aktualisieren. Das gilt für einen neuen Lieferanten, ein neues Konto, einen neuen oder umbenannten analytischen Wert oder einen Mitarbeitenden.
So aktualisieren Sie
Gehen Sie zu Settings > Accounting Setup > Accounting integration.
Klicken Sie auf Refresh accounting settings. Die Schaltfläche ändert sich zu Settings will get refreshed shortly! und bleibt einige Minuten deaktiviert.
Warten Sie etwa 5 Minuten und prüfen Sie dann Ihre Einstellungen oder wiederholen Sie Ihren Export. Das Datum der letzten Aktualisierung wird oben im Abschnitt als Refreshed at [date] angezeigt.
Sie können auch direkt in der Meldung eines fehlgeschlagenen Exports auf Refresh settings klicken.
Was eine Aktualisierung aktualisiert
Ihre Konten (Aufwands-, Steuer-, Bank- und Kreditorenkonten) und Journale;
Ihre Lieferanten und Mitarbeitenden sowie deren Verknüpfungen mit DATEV Rechnungswesen;
Ihre analytischen Felder und deren Werte. Jeder Wert wird nach der DATEV-Kurzbezeichnung der Kostenstelle benannt.
Was eine Aktualisierung nicht ändert
Vorbereitete oder exportbereite Ausgaben behalten die Werte, die sie bereits haben. Wenn ein Wert umbenannt oder entfernt wurde, schicken Sie die Ausgabe zurück zu Prepare und wählen Sie den neuen Wert aus.
Bereits gestartete oder fehlgeschlagene Exporte werden nicht automatisch wiederholt. Wiederholen Sie sie nach der Aktualisierung.
Aufwandskonten, die Sie aktiviert oder deaktiviert haben, behalten ihre Einstellung.
Wenn sich nach einer Aktualisierung nichts ändert
Prüfen Sie unter Settings > Accounting Setup > Accounting integration, ob Sie noch verbunden sind. Wenn die Verbindung getrennt ist, bewirkt die Aktualisierung nichts, und keine Meldung weist Sie darauf hin. Wenden Sie sich in diesem Fall mit dem Zeitpunkt Ihrer Aktualisierung an den Spendesk-Support.
Nächste Schritte
Wenn Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, können Sie Ihre Ausgaben und Zahlungen nach DATEV Rechnungswesen exportieren.