Sie können nun Ihre Ausgaben und Zahlungen in Spendesk vorbereiten und nach DATEV Rechnungswesen exportieren.
Ausgaben verbuchen
Sie können Ihre Ausgaben mit allen Ihnen vertrauten Konten und Werten aus DATEV Rechnungswesen verbuchen. Wenn Sie bereit für den Export sind, gehen Sie zu Bookkeep > Export und wählen Sie den gewünschten Exportzeitraum aus.
Wichtige Hinweise:
Spendesk exportiert erfasste Ausgaben, also Ausgaben, die alle eingerichteten Genehmigungsabläufe durchlaufen haben und von der Finanzabteilung vorbereitet wurden. Ausgaben, die sich noch in Prüfung befinden, werden nicht exportiert.
Die Nachweise zu einer Ausgabe (Belege, Rechnungen, Screenshots) werden zu einem einzigen PDF zusammengeführt. Wenn Sie DATEV Unternehmen Online (DUO) für Anhänge aktiviert haben, wird dieses PDF an DUO gesendet und automatisch mit der Buchungsstapel-Buchung verknüpft.
Ausgaben können in ihrer Originalwährung exportiert werden, wenn Multi-Währung für Ihr Konto aktiviert ist. Bitten Sie Ihren Spendesk-Ansprechpartner, dies zu aktivieren.
Zahlungsdaten: Kartenzahlungen werden auf den Tag datiert, an dem die Bank sie abgewickelt hat; das kann einige Tage nach dem Kauf sein. Der DATEV-Mandant muss für dieses Datum ein Wirtschaftsjahr haben.
Ausgaben an DATEV Rechnungswesen übertragen
Sie sehen eine Vorschau der exportbereiten Ausgaben. Klicken Sie auf Push to DATEV Kanzlei Rechnungswesen, um sie gesammelt zu exportieren. Sie können auch eine einzelne Ausgabe exportieren.
Alle Ausgaben werden als Buchungsstapel-Buchungen nach DATEV Rechnungswesen exportiert. Ihr Steuerberater prüft sie und bucht sie ins Hauptbuch.
Kartenkäufe werden als Buchungsstapel-Buchungen im eingerichteten Buchungsjournal exportiert. Die zugehörigen Kartenzahlungen werden als Buchungen im Zahlungsjournal exportiert.
Kartenrückerstattungen werden als Buchungsstapel-Buchungen (Haben) exportiert. Die zugehörigen Zahlungen werden im Zahlungsjournal exportiert.
Spesenabrechnungen werden als Buchungsstapel-Buchungen exportiert (mit dem Mitarbeitenden als Kreditor). Erstattungen werden als Buchungen im Zahlungsjournal exportiert.
Rechnungen werden als Buchungsstapel-Buchungen exportiert. Rechnungszahlungen aus Spendesk werden als Buchungen im Zahlungsjournal exportiert.
Gutschriften werden als Buchungsstapel-Buchungen (Haben) exportiert. Die zugehörigen Zahlungen werden im Zahlungsjournal exportiert.
Wallet-Aufladungen (Überweisungen zum Aufladen Ihres Spendesk-Wallets) werden als Buchungsstapel-Buchungen im Zahlungsjournal exportiert.
Bankgebühren, Fremdwährungsgebühren und verspätete Rückgaben werden als Buchungsstapel-Buchungen im Zahlungsjournal auf dem eingerichteten Gebührenkonto exportiert.
Der Abgleich erfolgt automatisch: Kartenzahlungen werden den zugehörigen Käufen und Rückerstattungen zugeordnet, Lieferantenzahlungen den Rechnungen, Gutschriften den Lieferantenrechnungen und Erstattungen den Spesenabrechnungen.
Ergebnis des Exports prüfen
"Successful export" bestätigt, dass die Ausgaben (Rechnungen, Kartenkäufe, Spesenabrechnungen) exportiert wurden. Die zugehörigen Zahlungen sind darin nicht enthalten.
Fehlgeschlagene Zahlungen werden gesondert aufgeführt: Zurück unter Bookkeep > Export zeigt ein rotes Banner "n settlements failed to export". Klicken Sie auf Review, um die Ursache zu sehen und sie zu korrigieren. Der häufigste Grund ist eine Zahlung, die vor dem ersten in DATEV angelegten Wirtschaftsjahr liegt.
Die Buchungen in DATEV Rechnungswesen finden
Die Buchungen kommen in DATEV als Stapel (Buchungsstapel) an. Sie sind in der Primanota erst sichtbar, wenn der Stapel verarbeitet wurde:
Öffnen Sie in DATEV Rechnungswesen den Mandanten und gehen Sie zu Buchführung › Vorbereitende Tätigkeiten › Stapelverarbeitung.
Wählen Sie den von Spendesk gesendeten Stapel aus und klicken Sie auf Verarbeiten.
Die Buchungen erscheinen nun in der Primanota als noch nicht festgeschriebene Buchungen, mit Steuerschlüssel, Konten, Kostenstellen (KOST1 / KOST2), Belegnummer, Datum, Buchungstext und Beleg.
Ihr Steuerberater prüft sie und schreibt sie gemäß Ihrem üblichen DATEV-Prozess fest (Festschreibung).
In jeder Buchung beginnt der Buchungstext derzeit mit der Rechnungsnummer, gefolgt von der Beschreibung; die Rechnungsnummer steht außerdem in Belegfeld 1.
Sie sind nun bereit, diese Integration mit DATEV Rechnungswesen zu nutzen und Ihre Ausgaben jeden Monat oder nach Bedarf zu exportieren.