Bei der Nutzung der nativen Integration mit DATEV Rechnungswesen können während des Exports gelegentlich Fehlermeldungen auftreten. Diese Meldungen sollen Ihnen helfen, Probleme mit Ihrer Buchhaltungseinrichtung und Ihren vorbereiteten Ausgaben schnell zu erkennen und zu beheben.
Häufige Gründe für fehlgeschlagene Exporte sind:
Verbindungsfehler — der Chift Local Agent läuft nicht auf dem DATEV-Server, oder die Windows-Zugangsdaten haben sich geändert.
Fehler in den Buchhaltungseinstellungen — ein Lieferantenkonto, ein Steuerschlüssel oder eine Kostendimension fehlt oder ist in Spendesk falsch zugeordnet.
Fehler bei fehlgeschlagenen Exporten — eine einzelne Ausgabe hat ein Datenproblem, das ihre Übertragung an DATEV Rechnungswesen verhindert.
Häufige Situationen und was zu tun ist
Was Sie sehen | Warum | Was zu tun ist |
"Missing KOST1" (oder KOST2) bei einer Ausgabe, obwohl eine Kostenstelle ausgewählt ist | Der ausgewählte Wert ist mit keiner DATEV-Kostenstelle verknüpft. Das passiert, wenn zwei DATEV-Kostenstellen dieselbe Kurzbezeichnung haben oder wenn eine Kostenstelle keine Kurzbezeichnung hat. | Geben Sie in DATEV jeder Kostenstelle eine eindeutige Kurzbezeichnung. Aktualisieren Sie in Spendesk die Buchhaltungseinstellungen und wählen Sie den Wert bei der Ausgabe erneut aus. |
Ein Kostenstellenwert ist in der Liste leer | Die DATEV-Kostenstelle hat keine Kurzbezeichnung. | Wie oben. |
Banner **"n settlements failed to export"** nach einem erfolgreichen Export | Einige Zahlungen wurden von DATEV abgelehnt, meist weil sie vor dem ersten im DATEV-Mandanten angelegten Wirtschaftsjahr liegen. | Legen Sie das fehlende Wirtschaftsjahr in DATEV an, klicken Sie dann im Banner auf Review und exportieren Sie die Zahlungen erneut. |
Ein KOST-System fehlt in Mapping & sync | DATEV meldet es für diesen Mandanten als inaktiv. | Wenden Sie sich mit Ihrer DATEV-Mandantennummer an unser Support-Team. |
Alle Aufwandskonten sind deaktiviert | Nach der ersten Verbindung so vorgesehen: DATEV gibt nicht an, welche Konten Aufwandskonten sind. | Aktivieren Sie die Konten, auf die Sie buchen, unter Settings > Chart of accounts > Expense accounts. |
"No employee mapped" bei einer Spesenabrechnung | Kein DATEV-Kreditor passt zu dem Mitglied: kein Kreditor (kein Unternehmen) mit der E-Mail-Adresse des Mitglieds und kein eindeutiger Kreditor mit dem exakten Namen des Mitglieds. | Legen Sie in DATEV einen Kreditor für den Mitarbeitenden mit dessen E-Mail-Adresse an und aktualisieren Sie dann die Buchhaltungseinstellungen. |
Die Registerkarte Export zeigt länger als eine Stunde "Your payables are being exported" | Der Export wurde nicht abgeschlossen. Solange er nicht abgeschlossen ist, kann kein neuer Export gestartet werden. | Wenden Sie sich an unser Support-Team; versuchen Sie nicht, dieselben Ausgaben auf anderem Weg zu exportieren. |
So beheben Sie andere Exportfehler
Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung und Fehlerbehebung Ihrer Buchhaltungsintegration finden Sie in unserem Artikel Wichtigste Fehlermeldungen und Lösungen bei nativen Integrationen.
Die meisten Exportprobleme lassen sich beheben, indem Sie Ihre Buchhaltungseinstellungen prüfen und aktualisieren. Jede Fehlermeldung gibt konkret an, was korrigiert werden muss.
Die Integration zeigt "Server not responding"
Spendesk kann den lokalen Agenten auf Ihrem DATEV-Server nicht erreichen (nicht bei SmartIT).
Öffnen Sie auf dem DATEV-Server Dienste und suchen Sie LocalAPIService. Ist der Dienst beendet, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Starten.
Gehen Sie in Spendesk zu Settings > Accounting Setup und klicken Sie auf Request server update.
Wiederholen Sie die fehlgeschlagenen Exporte.
Klicken Sie zur Behebung nicht auf Disconnect from DATEV. Wenn Sie die Verbindung trennen, fragt Spendesk "Want to reuse this connection in the future?": Wählen Sie Keep the local agent. Delete the local agent connection bedeutet, dass Sie den Agenten auf dem DATEV-Server neu installieren müssen.
Der Windows-Benutzer hat sich geändert, oder die Person, die ihn eingerichtet hat, ist nicht mehr da
Der lokale Agent meldet sich bei DATEV mit dem Windows-Benutzer an, der beim Verbinden eingegeben wurde. Wenn dieser Benutzer deaktiviert wird, sein Passwort sich ändert oder er seine DATEV-Rechte verliert, bricht die Verbindung ab. Durchlaufen Sie den Verbindungsprozess erneut mit einem gültigen, mit DATEV verknüpften Windows-Benutzer (Spendesk mit DATEV Rechnungswesen verbinden), deinstallieren Sie den alten Agenten und installieren Sie den neuen (Den Chift Local Agent auf Ihrem DATEV-Server installieren).
Was tun, wenn Sie weiterhin blockiert sind
Wenn weiterhin Fehler auftreten oder Sie zusätzliche Unterstützung bei der Integration mit DATEV Rechnungswesen benötigen, wenden Sie sich an unser Support-Team.