Warum Spendesk Travel einen Unterschied macht
Die Ausgangslage
Geschäftsreisen gehören zu den kostspieligsten und am wenigsten transparenten Ausgabenkategorien in Unternehmen. Die meisten Teams handhaben sie fragmentiert: Buchungen über externe Portale, Zahlung mit der Privatkarte, verstreute Belege, Genehmigungen die zu spät kommen. Das Finance-Team verliert Zeit damit, Ausgaben zu rekonstruieren, Mitarbeitende schießen Geld aus eigener Tasche vor, und Reiserichtlinien bleiben graue Theorie.
Was Spendesk Travel löst
Spendesk Travel bündelt diesen gesamten Prozess. Ihre Teams buchen Hotels direkt in Spendesk. Jede Buchung wird genehmigt, bevor Geld fließt. Eine dedizierte virtuelle Karte pro Reise übernimmt automatisch die Hotelzahlung — ohne dass Mitarbeitende ihre Bankdaten eingeben müssen. Und alles erscheint in Echtzeit in Ihrem Dashboard, Belege inklusive.
Was das konkret bedeutet:
✅ Keine Vorauslage mehr für Mitarbeitende
✅ Vollständige Echtzeit-Transparenz für das Finance-Team
✅ Genehmigungen vor der Buchung
✅ Alles an einem Ort: Hotels, Ausgaben, Berichte
✅ Keine Buchungsgebühren — nie
So funktioniert es: von der Reise zum Bericht
Der Ablauf einer Reise in Spendesk
Jede Reise beginnt mit einer Anfrage. Ihre Mitarbeitenden erstellen eine Budgetanfrage für die geplante Dienstreise. Sie genehmigen. Nach der Freigabe wird eine virtuelle Karte generiert — der Schlüssel für alles.
Das Hotel? Direkt in Spendesk gebucht. Taxis, Mahlzeiten und sonstige Reisekosten? Werden mit eben dieser virtuellen Karte bezahlt, die zu Apple Wallet oder Google Pay hinzugefügt werden kann — für kontaktloses Bezahlen, wo auch immer die Reise hinführt.
Das Finance-Team sieht jede Ausgabe in dem Moment, in dem sie anfällt. Kein Warten. Keine Überraschungen.
Die Reisebudget-Anfrage ⭐ (empfohlene Vorgehensweise)
Eine Reisebudget-Anfrage deckt eine gesamte Dienstreise ab: Hotel, Transport, Mahlzeiten — alle anfallenden Kosten.
So läuft es ab:
Die Mitarbeitenden erstellen eine Anfrage und legen ein Gesamtbudget fest (z. B. 800 €)
Das Finance-Team prüft: Reiseziel, Dauer, Betrag — und genehmigt oder passt an
Eine wiederverwendbare virtuelle Karte wird für die gesamte Reisedauer generiert
Ausgaben, die mit dieser Karte getätigt werden, sind automatisch der Reise zugeordnet
Das Finance-Team verfolgt das verbleibende Guthaben in Echtzeit
Die Einzelbuchungs-Genehmigung
Bevorzugen Sie eine Genehmigung Hotel für Hotel? Ihre Mitarbeitenden wählen ein Haus aus und reichen die Buchung zur Genehmigung ein. Sie sehen den genauen Preis, die Stornierungsbedingungen und den Standort. Genehmigen Sie — und die Buchung wird sofort bestätigt.
Ein Hotel buchen: einfach, schnell, sicher
Was Sie zu jedem Tarif sehen
Die Konditionen legt das Hotel fest, nicht Sie. Jeder Tarif zeigt:
Verpflegungsoptionen — Nur Übernachtung, Frühstück inklusive, Halbpension, Vollpension
Stornierungsbedingungen — Kostenlos stornierbar bis zu einem bestimmten Datum, teilweise erstattungsfähig, nicht erstattungsfähig
Zahlungsart:
Vollzahlung bei Buchung — die virtuelle Karte wird bei der Buchungsbestätigung mit dem Gesamtbetrag belastet
Anzahlung — ein prozentualer Anteil wird bei Buchung abgebucht. Für den Restbetrag fügen Sie die Reisekarte zu Apple Wallet oder Google Pay hinzu und zahlen vor Ort — oder begleichen Sie den Betrag privat und reichen eine Spesenabrechnung ein.
Zahlung vor Ort — fügen Sie die Reisekarte zu Apple Wallet oder Google Pay hinzu und bezahlen Sie bei der Ankunft. Bitte beachten: Manche Hotels nehmen eine Vorautorisierung über den Gesamtbetrag vor — fragen Sie zur Sicherheit nach. Alternativ können Sie auch privat zahlen und eine Spesenabrechnung einreichen.
Steuern und lokale Gebühren
Am Hotel können lokale Steuern oder Zuschläge anfallen. Alle Details finden Sie in Ihrer Buchungsbestätigungs-E-Mail — und Sie erhalten vor der Ankunft eine Erinnerung.
Rechnungen und Belege 📋
Bei vollständiger Zahlung bei Buchung: die Rechnung wird automatisch erstellt und der Ausgabe in Spendesk zugeordnet. Sie müssen nichts weiter tun.
Bei Anzahlung oder Zahlung vor Ort: fordern Sie die Rechnung an der Rezeption an und laden Sie sie direkt in Spendesk unter Ihrer Reise hoch.
Empfehlung: bitten Sie immer um eine Rechnung vom Hotel — als zusätzlichen Beleg.
Die virtuelle Karte: eine Karte pro Reise 💳
Jede Reise = eine eigene virtuelle Karte, die bei der Genehmigung generiert wird.
Wofür sie genutzt wird:
Automatische Zahlung Ihrer Hotelbuchung, ohne Kartendaten einzugeben
Kontaktloses Bezahlen von Taxis, Mahlzeiten und allen weiteren Ausgaben vor Ort
Hinzufügen zu Apple Wallet oder Google Pay für sofortige Zahlung weltweit
Ausgaben, die über andere Zahlungswege beglichen wurden (Spesenabrechnung, andere Karte), können manuell der Reise zugeordnet werden — für eine vollständige Übersicht der Gesamtkosten.
Reisebudgets im Griff behalten 💼
Maximales Nachtbudget
Legen Sie einen Preis-Höchstwert pro Nacht fest. Die Suchergebnisse passen sich automatisch an — Ihre Mitarbeitenden sehen nur konforme Optionen.
Intelligentes marktbasiertes Limit
Ein differenzierterer Ansatz: Spendesk analysiert die durchschnittlichen Marktpreise für ein Reiseziel und einen bestimmten Zeitraum. Sie definieren eine Schwelle (z. B. +10 % des Marktpreises). Nur Hotels in diesem Rahmen werden angezeigt.
Erweiterte Berichte und granulare Richtlinien folgen in Kürze.
Internationale Reisen 🌍
Buchungen in allen Währungen, Hotels verfügbar weltweit
Die Spendesk-Karte übernimmt Währungsumrechnungen automatisch
Apple Pay und Google Pay funktionieren international für alle kontaktlosen Zahlungen
Reise-Support 24/7 verfügbar
Support und Hilfe 🤝
24/7-Support über Duffel — erreichbar direkt auf der Detailseite Ihrer Buchung (Mobile App oder Web)
Direkter Kontakt zum Spendesk Travel-Team: travelbeta@spendesk.com
Sie sind im Beta-Programm: Ihr Feedback zählt
Spendesk Travel wird aktiv weiterentwickelt. Alles funktioniert, aber manches kann noch verfeinert werden. Ihr Feedback bestimmt direkt, was wir als Nächstes verbessern und priorisieren.
Teilen Sie Ihre Erfahrungen, Anregungen und Hinweise: travelbeta@spendesk.com
Vielen Dank, dass Sie von Anfang an dabei sind. 🙌