Benutzerdefinierte Tagessätze konfigurieren
Administratoren können benutzerdefinierte Tagesgeldrichtlinien erstellen und ihre eigenen Erstattungssätze für jedes Land mithilfe einer Excel-Vorlage festlegen.
Hinweis: Deutsche Entitäten verfügen über eine separate Tagessatz-Konfiguration mit von Spendesk gepflegten Sätzen.
⚠️ Die Beispiele in diesem Artikel dienen nur zur Orientierung und sollten nicht als rechtliche, steuerliche oder lohnbuchhalterische Beratung betrachtet werden. Bestätigen Sie Ihre Sätze und Regeln immer mit Ihrem Lohnbuchhalter, Steuerberater oder Rechtsberater, bevor Sie eine Richtlinie aktivieren.
Richtlinie erstellen
Gehen Sie zu Einstellungen → Unternehmensregeln → Erstattungen → Tagessätze
Aktivieren Sie die Tagessätze falls nötig und klicken Sie auf Neue Richtlinie.
Wählen Sie ein Gültigkeitsdatum.
Laden Sie die Excel-Vorlage herunter, füllen Sie sie aus und importieren Sie sie.
Überprüfen Sie eventuelle Validierungsfehler und erstellen Sie die Richtlinie.
Mitarbeiter können dann im Rahmen der konfigurierten Richtlinie Tagespauschalen beantragen.
Die Excel-Vorlage
Country code — Erforderlich.
ISO 3166alpha-2-Code (z. B. DE, US, GB). Leitfaden ansehen.Specific destination — Optional. Stadt oder Region (z. B. Großraum Berlin, New York). Leer lassen für den landesweiten Satz.
Currency — Erforderlich. Währung für alle Beträge in dieser Zeile.
Reduced allowance — Betrag für den ersten/letzten Reisetag oder Teilreisetage.
Daily allowance — Betrag für volle Reisetage.
Breakfast / Lunch / Dinner — Beträge, die verwendet werden, wenn Mahlzeiten die Berechnung beeinflussen.
Meal rule — Wie Mahlzeitenbeträge angewendet werden (siehe unten).
Lodging — Betrag, der verwendet wird, wenn die Unterkunft die Berechnung beeinflusst.
Lodging rule — Wie Unterkunftsbeträge angewendet werden (siehe unten).
Jedes Land muss mindestens eine landesweite Zeile haben (Specific destination leer gelassen) als Standardwert. Zielortspezifische Zeilen sind optional.
Mahlzeiten- und Unterkunftsregeln
Add if incurred — der Betrag wird hinzugefügt, wenn der Mitarbeiter ihn bezahlt hat.
Deduct if provided — der Betrag wird abgezogen, wenn das Unternehmen ihn bereitgestellt oder bezahlt hat.
Disabled — Mahlzeiten oder Unterkunft beeinflussen die Berechnung nicht. Mitarbeiter werden nicht aufgefordert, diese anzugeben.
Gültigkeitsdaten und Richtlinienzeiträume
Jede Richtlinie gilt ab ihrem Gültigkeitsdatum. Die meisten Unternehmen erstellen eine Richtlinie pro Jahr. Wenn sich Sätze ändern, erstellen Sie eine neue Richtlinie mit einem neuen Gültigkeitsdatum.
Hinweis: Ein einzelner Tagespauschalen-Antrag kann nicht zwei verschiedene Richtlinienzeiträume umfassen. Wenn eine Reise in einen neuen Zeitraum fällt, muss der Mitarbeiter separate Anträge stellen.
Konfigurationsbeispiele nach Land
Die folgenden Beispiele zeigen gängige Konfigurationsmuster. Sie stellen keine rechtliche oder lohnbuchhalterische Beratung dar. Verwenden Sie sie als Ausgangspunkt und passen Sie sie an die Richtlinien Ihres Unternehmens und die lokalen Anforderungen an.
Deutschland
Deutschland wird weiterhin separat mit aktuellen, von Spendesk gepflegten Sätzen unterstützt.
Für benutzerdefinierte Konfigurationen eignet sich Deutschland generell gut für ein Tagespauschalen-Modell:
Reduzierte Pauschale für An-/Abreisetage oder Teilreisetage
Tagespauschale für volle Reisetage
Mahlzeitenbeträge werden abgezogen, wenn Mahlzeiten gestellt werden
Unterkunft wird separat oder über eine Unterkunftspauschale abgerechnet, sofern Ihr Unternehmen eine solche vorsieht
Beispielkonfiguration:
Country code: DE
Currency: EUR
Reduced allowance: 14
Daily allowance: 28
Breakfast: 5.60
Lunch: 11.20
Dinner: 11.20
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 20
Lodging rule: Deduct if provided
Verwenden Sie die offizielle deutsche Unterstützung, wenn diese anwendbar ist. Nutzen Sie die benutzerdefinierte Konfiguration nur, wenn Ihr Unternehmen bewusst eigene Sätze verwaltet.
Frankreich
Frankreich erfordert je nach Inlands- oder Auslandsreise möglicherweise unterschiedliche Konfigurationen.
Inlandsreisen in Frankreich
Bei Inlandsreisen konfigurieren Unternehmen die Richtlinie häufig als postenbasierte Erstattung statt als Tagespauschale.
Eine gängige Konfiguration ist:
Reduced allowance: 0
Daily allowance: 0
Mahlzeiten: hinzugefügt, wenn angefallen
Unterkunft: hinzugefügt, wenn angefallen
Breakfast: oft deaktiviert oder auf 0 gesetzt, je nach Richtlinie
Beispielkonfiguration:
Country code: FR
Currency: EUR
Reduced allowance: 0
Daily allowance: 0
Breakfast: 0
Lunch: 21.10
Dinner: 21.10
Meal rule: Add if incurred
Lodging: 75.60
Lodging rule: Add if incurred
Französische Mitarbeiter auf Auslandsreisen
Bei Auslandsreisen einer französischen Entität können Unternehmen eine zielortbasierte Tagespauschale mit Abzügen verwenden, wenn Unterkunft oder Mahlzeiten gestellt werden.
Eine gängige Konfiguration ist:
Daily allowance: offizieller oder unternehmensseitig validierter internationaler Satz
Reduced allowance: unternehmensseitig validierter reduzierter Satz, falls anwendbar
Mahlzeiten: abgezogen, wenn gestellt
Unterkunft: abgezogen, wenn gestellt
Beispielkonfiguration:
Country code: GB
Currency: EUR
Reduced allowance: 100
Daily allowance: 160
Breakfast: 0
Lunch: 28
Dinner: 28
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 104
Lodging rule: Deduct if provided
In diesem Beispiel würden die Abzugsbeträge für Mahlzeiten und Unterkunft auf Basis Ihrer validierten internationalen Pauschalenregeln berechnet.
Vereinigte Staaten
Bei US-amerikanischen Richtlinien trennen Unternehmen häufig:
Mahlzeiten und Nebenkosten
Unterkunft
Eine gängige Konfiguration ist:
Daily allowance: vollständige Mahlzeiten- und Nebenkostenpauschale
Reduced allowance: Betrag für den ersten/letzten Tag, oft ein Prozentsatz der vollen Tagespauschale
Mahlzeiten: abgezogen, wenn gestellt
Unterkunft: hinzugefügt, wenn angefallen — nur wenn Ihr Unternehmen eine Pauschalunterkunftsvergütung über Tagessätze zahlt
Wenn die Unterkunft über reguläre Spesenabrechnungen erstattet wird, setzen Sie die Unterkunft auf Disabled.
Beispielkonfiguration — USA (allgemein):
Country code: US
Currency: USD
Reduced allowance: 44.25
Daily allowance: 59
Breakfast: 13
Lunch: 15
Dinner: 26
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 107
Lodging rule: Add if incurred
Beispielkonfiguration — USA (New York):
Country code: US
Specific destination: New York
Currency: USD
Reduced allowance: 60
Daily allowance: 80
Breakfast: 18
Lunch: 20
Dinner: 36
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 300
Lodging rule: Add if incurred
Wenn Sie offizielle US-Sätze verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihr Finanz- oder Lohnbuchhaltungsteam die geltenden Sätze, die Zielortabdeckung, die Behandlung des ersten/letzten Tages, die Mahlzeitenaufteilung und die Unterkunftsbehandlung validiert.
Spanien
Spanien funktioniert in der Regel gut mit einer Tagespauschalen-Konfiguration.
Eine gängige Konfiguration ist:
Reduzierte Pauschale für Tage ohne Übernachtung oder Teilreisetage
Tagespauschale für Tage mit Übernachtung oder volle Reisetage
Mahlzeiteneinfluss deaktiviert, sofern Ihr Unternehmen keine interne Regel zur Kürzung der Pauschalen bei gestellten Mahlzeiten hat
Unterkunft separat abgerechnet, sofern Ihr Unternehmen keine Pauschalunterkunftsvergütung verwendet
Beispielkonfiguration — Spanien (allgemein):
Country code: ES
Currency: EUR
Reduced allowance: 26.67
Daily allowance: 53.34
Breakfast: 0
Lunch: 0
Dinner: 0
Meal rule: Disabled
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Beispielkonfiguration — Spanien (international):
Country code: ES
Specific destination: International
Currency: EUR
Reduced allowance: 48.08
Daily allowance: 91.35
Breakfast: 0
Lunch: 0
Dinner: 0
Meal rule: Disabled
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Wenn Ihr Unternehmen die Pauschale bei gestellten Mahlzeiten kürzen möchte, legen Sie die Abzugsbeträge intern fest und verwenden Sie Deduct if provided.
Schweiz
Die Schweiz wird häufig durch die interne Unternehmensrichtlinie geregelt. Viele Unternehmen legen ihre eigenen Erstattungssätze fest und validieren sie mit Lohnbuchhaltern oder Steuerberatern.
Eine gängige Konfiguration ist:
Tages- und reduzierte Pauschalen, wenn Ihr Unternehmen eine tagesbasierte Richtlinie anwendet
Oder Tages-/reduzierte Pauschalen auf 0 gesetzt, mit Mahlzeiten und Unterkunft, die bei Anfall hinzugefügt werden
Unterkunft deaktiviert, wenn die Übernachtung über einen separaten Spesenabwicklungsprozess erstattet wird
Beispielkonfiguration:
Country code: CH
Currency: CHF
Reduced allowance: 0
Daily allowance: 0
Breakfast: 15
Lunch: 25
Dinner: 35
Meal rule: Add if incurred
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
So können Sie die Richtlinie Ihres Unternehmens abbilden und gleichzeitig die Konfiguration einfach halten.
Vereinigtes Königreich
Die Tagessatzregeln im Vereinigten Königreich können je nachdem variieren, ob Sie inländische Referenzsätze, Auslandssubsistenzraten oder unternehmensspezifische Sätze verwenden.
Die aktuelle benutzerdefinierte Vorlage kann britische Richtlinien mit einigen Einschränkungen unterstützen, insbesondere wenn Sie die Richtlinie in reduzierte und tagesbasierte Pauschalbeträge übersetzen.
Ein einfaches Konfigurationsmuster könnte sein:
Reduzierte Pauschale für kürzere oder Teilreisen
Tagespauschale für ganztägige oder Übernachtungsreisen
Mahlzeitenbeträge abgezogen, wenn die Pauschale bereits Mahlzeiten beinhaltet
Unterkunft hinzugefügt, wenn angefallen, oder deaktiviert, wenn separat erstattet
Beispielkonfiguration — Vereinigtes Königreich (allgemein):
Country code: GB
Currency: GBP
Reduced allowance: 10
Daily allowance: 25
Breakfast: 0
Lunch: 0
Dinner: 0
Meal rule: Disabled
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Beispielkonfiguration — Vereinigtes Königreich (London):
Country code: GB
Specific destination: London
Currency: GBP
Reduced allowance: 40
Daily allowance: 80
Breakfast: 10
Lunch: 25
Dinner: 35
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 180
Lodging rule: Add if incurred
Britische Stundenschwellenwerte und einige Auslandssatzstrukturen erfordern möglicherweise zusätzliche Interpretation. Für streng regelkonforme britische Berechnungen bestätigen Sie die Konfiguration mit Ihrem Lohnbuchhalter.
Österreich
Österreich verwendet häufig stunden- oder bruchzahlbasierte Berechnungsmethoden, wie Zwölftel eines Tagessatzes.
Die aktuelle Vorlage kann vereinfachte österreichische Konfigurationen unterstützen, bildet jedoch nicht alle stunden- oder grenzüberschreitenden Berechnungsmethoden vollständig ab.
Eine vereinfachte Konfiguration könnte sein:
Reduzierte Pauschale für Teilreisetage
Tagespauschale für volle Reisetage
Mahlzeiten- und Unterkunftsregeln basierend auf der Unternehmensrichtlinie
Beispielkonfiguration:
Country code: AT
Currency: EUR
Reduced allowance: 15
Daily allowance: 30
Breakfast: 0
Lunch: 15
Dinner: 15
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 17
Lodging rule: Add if incurred
Wenn Ihr Unternehmen strenge stunden- oder zwölftelbasierte Berechnungen benötigt, validieren Sie die Konfiguration mit der Lohnbuchhaltung, bevor Sie die Richtlinie aktivieren.
Polen
Polen lässt sich häufig mit einem Tagespauschalen-Modell mit reduzierten und vollen Tagesbeträgen abbilden.
Eine gängige Konfiguration ist:
Reduzierte Pauschale für kurze oder Teilreisetage
Tagespauschale für volle Reisetage
Mahlzeitenabzüge bei gestellten Mahlzeiten, sofern dies die Unternehmensrichtlinie erfordert
Unterkunftsregeln basierend auf Ihrer Richtlinie und den Belegpflichten
Beispielkonfiguration:
Country code: PL
Currency: PLN
Reduced allowance: 22.50
Daily allowance: 45
Breakfast: 11.25
Lunch: 11.25
Dinner: 22.50
Meal rule: Deduct if provided
Lodging: 0
Lodging rule: Disabled
Polnische Regelungen können gesetzliche Mindestbeträge und zielortspezifische internationale Sätze umfassen. Bestätigen Sie die Konfiguration mit Ihrem Lohnbuchhalter.
Aktuelle Einschränkungen
Anträge müssen mindestens 8 Stunden lang sein.
Ein einzelner Antrag kann nicht zwei verschiedene Richtlinienzeiträume umfassen.
Wenn kein Satz für das Zielland des Mitarbeiters vorhanden ist, kann dieser keinen Antrag stellen, bis die Richtlinie aktualisiert wird.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich unterschiedliche Sätze für verschiedene Städte haben?
Ja. Fügen Sie eine Zeile pro Stadt hinzu, indem Sie denselben Country code und einen anderen Specific destination-Wert verwenden.
Was passiert, wenn das Land des Mitarbeiters nicht in der Vorlage enthalten ist?
Der Mitarbeiter erhält eine Fehlermeldung. Fügen Sie das fehlende Land in die Excel-Datei ein und importieren Sie sie erneut.
Kann ich Mahlzeiten oder Unterkunft deaktivieren?
Ja. Setzen Sie die entsprechende Regel auf Disabled — zum Beispiel, wenn die Unterkunft über einen separaten Spesenabwicklungsablauf erstattet wird.
Sind die Vorlagenbeispiele rechtskonform?
Nein. Sie veranschaulichen nur das erwartete Format. Validieren Sie Sätze und Regeln immer mit Ihrem Lohnbuchhalter oder Steuerberater.