Was ist "Rechnungen per Karte bezahlen"?
Spendesk ermöglicht es Ihnen jetzt, berechtigte Lieferantenrechnungen mit einer virtuellen Karte zu bezahlen – direkt aus Ihrem Rechnungsprüfungs-Workflow heraus. Anstatt eine Überweisung einzuleiten, können Sie sofort eine Einwegvirtual-Karte erstellen, um die Rechnung schnell und sicher zu begleichen.
Wer kann diese Funktion nutzen?
Diese Funktion steht Controllern und Genehmigern zur Verfügung, die Rechnungszahlungen in Spendesk verwalten, für Unternehmen, die das Kreditorenbuchhaltungs-Modul (AP) nutzen.
Wie funktioniert es?
Wenn eine Rechnung eingereicht und zur Prüfung bereit ist, prüft Spendesk automatisch, ob sie per Karte bezahlt werden kann. Falls sie berechtigt ist, erscheint auf der Rechnungsprüfungsseite neben den üblichen Zahlungsmethoden die Option "Per Karte bezahlen".
Schritt für Schritt
Rechnung zur Prüfung öffnen
Navigieren Sie im Bereich Verbindlichkeiten zur Rechnung und öffnen Sie sie wie gewohnt zur Prüfung.
"Per Karte bezahlen" auswählen
Falls die Rechnung berechtigt ist, steht die Kartenzahlungsoption zur Verfügung. Wählen Sie sie aus, um fortzufahren.
Zahlung bestätigen
Klicken Sie auf "Speichern und bestätigen" (oder "Bestätigen"). Eine Einwegvirtual-Karte wird automatisch für den genauen Rechnungsbetrag erstellt.
Auf Ihre Karte zugreifen
Ein Bestätigungs-Modal erscheint. Klicken Sie auf "Zur Karte", um zur Kartendetailseite weitergeleitet zu werden, oder auf "Später erledigen", um zur Verbindlichkeitenliste zurückzukehren.
Karte zur Zahlung verwenden
Teilen Sie die virtuellen Kartendaten mit Ihrem Lieferanten oder verwenden Sie sie direkt im Zahlungsportal des Lieferanten, um die Zahlung abzuschließen.
Wie erkennt Spendesk berechtigte Rechnungen?
Spendesk verwendet ein KI-gestütztes OCR-Erkennungssystem, das jede Rechnung analysiert, um festzustellen, ob sie per Karte bezahlt werden kann (z. B. ob der Lieferant Kartenzahlungen akzeptiert). Bei berechtigten Rechnungen wird die Kartenzahlungsoption angezeigt; bei nicht berechtigten ebenfalls, jedoch mit einem Hinweis: "Sind Sie sicher, dass diese Rechnung per Karte bezahlt werden kann?"
Was sind die Berechtigungsvoraussetzungen?
Die Option "Per Karte bezahlen" ist verfügbar, wenn die Rechnung innerhalb Ihres Kartenausgabelimits liegt.
ℹ️ Die Option ist deaktiviert (aber weiterhin sichtbar), wenn:
Der Rechnungsbetrag Ihr Kartenlimit überschreitet (ein Tooltip erklärt, wie Sie Ihr Limit erhöhen können)
Der Rechnungsbetrag das maximal mögliche Kartenlimit überschreitet (derzeit 200.000 EUR / GBP)
Für diese Rechnung bereits eine Karte erstellt wurde
Ihre Rechnungszahlung verfolgen
Sobald eine Karte für eine Rechnung erstellt wurde, können Sie den Status direkt in der Liste Verbindlichkeiten verfolgen:
Zahlung ausstehend: Ein Link "Zur Karte" wird bei der Verbindlichkeit angezeigt
Beglichen: Ein Link zur Kartenzahlung wird bei der Verbindlichkeit angezeigt
Status-Tags: Zu bezahlen / Bezahlt Tags spiegeln den aktuellen Kartenzahlungsstatus wider
Auf der Seite der virtuellen Karte zeigt ein Abschnitt "Verknüpfte Rechnung" den Link zurück zur ursprünglichen Verbindlichkeit.
Kann ich eine Kartenzahlung stornieren?
Ja. Über die Rechnung oder die Kartenseite können Sie auf "Karte stornieren" klicken. Dies wird:
Die virtuelle Karte stornieren
Die Rechnung unabhängig vom Generierungsstatus der Karte in den Status Prüfung zurückversetzen
Währung & Gebühren
Rechnungen in der Landeswährung Ihres Unternehmens werden für die Kartenzahlung priorisiert.
Wenn die Rechnungswährung von Ihrer Unternehmenswährung abweicht und Wechselkursgebühren anfallen, wird während der Prüfung eine Warnung angezeigt.
Falls Ihr Unternehmen von Cashback profitiert, wird dies auf der Prüfungsseite angezeigt.
Häufig gestellte Fragen
Hat dies Auswirkungen auf meine Rechnungsbuchungseinträge?
Nein. Die Funktion ist so gestaltet, dass die Kartenzahlung keine doppelten Buchungseinträge für Controller erstellt.
Was passiert, wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde?
Wenn das OCR-System erkennt, dass eine Rechnung bereits bezahlt wurde, wird während der Prüfung eine spezifische Warnung angezeigt.
Kann ich eine mit einer Bestellung (PO) verknüpfte Rechnung per Karte bezahlen?
Ja, mit Bestellungen verknüpfte Rechnungen werden unterstützt.
Kann ich mehrere Rechnungen mit derselben Karte bezahlen?
Derzeit wird pro Rechnung eine einzelne Einwegvirtual-Karte erstellt.
Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an Ihren Spendesk-Kundenbetreuer oder kontaktieren Sie unser Support-Team.