Die Intelligente Rechnungsweiterleitung bietet Organisationen mit mehreren Entitäten eine zentrale elektronische Adresse auf Organisationsebene. Wenn eine Rechnung oder Gutschrift eingeht, liest Spendesk das Dokument, ermittelt, zu welcher Entität es gehört, und leitet es automatisch an den richtigen Posteingang weiter, bevor ein Genehmigungs- oder Verarbeitungsprozess beginnt.

Status: Live

Stelle sicher, dass:

Mit der Intelligenten Rechnungsweiterleitung kannst du eine einzige elektronische Adresse auf Organisationsebene für Rechnungen aller Entitäten verwenden.

Rechnungen, die über die Intelligente Rechnungsweiterleitung weitergeleitet wurden, sind im Posteingang der jeweiligen Entität visuell gekennzeichnet. So kannst du sehen, dass die Rechnung automatisch zugewiesen wurde.

Hinweis: Deine bestehenden entitätsspezifischen Rechnungsadressen funktionieren weiterhin. Du kannst sie bei Bedarf zusätzlich zur Adresse auf Organisationsebene verwenden.
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Deine elektronische Adresse auf Organisationsebene enthält standardmäßig eine Zahlenfolge. Wenn du eine leichter zu teilende Adresse wie bills+your-company@spendesk.com bevorzugst, kannst du in den Einstellungen für die Intelligente Rechnungsweiterleitung einen benutzerdefinierten Alias festlegen (Multi-Entity-Hub → Einstellungen → Intelligente Rechnungsweiterleitung).

Deine ursprüngliche Adresse funktioniert weiterhin parallel zum Alias.

Wenn die KI eine Rechnung keiner Entität mit ausreichender Sicherheit zuordnen kann, wird die Rechnung zur Überprüfung an den Posteingang der Standardentität gesendet. Standardmäßig haben wir dafür die erste Entität ausgewählt, die du in Spendesk registriert hast. Du kannst diese Einstellung jederzeit in den Einstellungen für die Intelligente Rechnungsweiterleitung ändern und eine beliebige andere Entität auswählen.

Wenn eine Rechnung an die falsche Entität gesendet wurde oder bei der Standardentität eingegangen ist, weil Spendesk keine ausreichend sichere Zuordnung vornehmen konnte, kann ein:e Kontoinhaber:in oder Controller:in sie an eine andere infrage kommende Entität senden.

Die Rechnung verlässt den Posteingang der aktuellen Entität und wird an die ausgewählte Entität verschoben. Du kannst nur Entitäten auswählen, auf die du Zugriff hast.

Spendesk nimmt keine Zuordnung auf Verdacht vor, wenn die Rechnung nicht genügend zuverlässige Informationen enthält. Stattdessen wird die Rechnung an die konfigurierte Standardentität gesendet und ein Warnhinweis angezeigt.

Dies kann passieren, wenn:

Du kannst die Rechnung anschließend überprüfen und Weitere Aktionen > An eine andere Entität senden verwenden, sofern die manuelle Weiterleitung verfügbar ist.

Die Intelligente Rechnungsweiterleitung gilt für Lieferantenrechnungen, die per E-Mail an die elektronische Adresse auf Organisationsebene weitergeleitet werden. Sie gilt nicht für:

E-Rechnungen und weitergeleitete Rechnungen können im selben Spendesk-Posteingang erscheinen, gehen jedoch über separate Kanäle ein. Die Intelligente Rechnungsweiterleitung gilt nur für weitergeleitete Rechnungen, die an die E-Mail-Adresse auf Organisationsebene gesendet werden. Weitere Informationen findest du weiter unten in den häufig gestellten Fragen.

Französische Entitäten, für die diese Funktion aktiviert ist, können sie jedoch für Rechnungen verwenden, die nicht der E-Rechnungspflicht unterliegen, zum Beispiel internationale Rechnungen.

Welche Nutzer:innen können Rechnungen an eine andere Entität senden?

Kontoinhaber:innen und Controller:innen können Rechnungen auswählen und an jede Entität innerhalb der Organisation senden, auch wenn sie keinen direkten Zugriff auf den Posteingang dieser Entität haben.

Welche Nutzer:innen können einen Alias festlegen und die Standardentität ändern?

Diese Aktionen können nur von Kontoinhaber:innen im Multi-Entity-Hub durchgeführt werden.

Funktioniert die Intelligente Rechnungsweiterleitung mit E-Rechnungen?

Sie funktioniert nicht mit französischen E-Rechnungen, da diese über einen anderen Kanal eingehen als weitergeleitete PDF-Rechnungen.

Die Intelligente Rechnungsweiterleitung gilt nur für Rechnungen, die per E-Mail an die gemeinsame elektronische Adresse auf Organisationsebene gesendet werden. Sie liest die Rechnung und entscheidet, zu welcher Entität sie gehört. Wenn E-Rechnungen zum Einsatz kommen, hat dieser Prozess Vorrang. Die Intelligente Rechnungsweiterleitung kann weiterhin bei Rechnungen internationaler Lieferanten helfen, die per E-Mail gesendet werden.

Die Einschränkung hängt daher nicht damit zusammen, dass die Rechnung auf Französisch ausgestellt ist. Sie besteht, weil E-Rechnungen bereits an eine bestimmte juristische Entität adressiert sind und über das E-Rechnungsnetzwerk statt per E-Mail eingehen. Sie fallen daher beim FRD nicht in den Anwendungsbereich der Intelligenten Rechnungsweiterleitung.

Französische Entitäten, für die die Intelligente Rechnungsweiterleitung aktiviert ist, können sie jedoch für Rechnungen verwenden, die nicht der E-Rechnungspflicht unterliegen, zum Beispiel internationale Rechnungen.

Funktioniert die Intelligente Rechnungsweiterleitung mit deutschen XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen?

Ja. Spendesk unterstützt das Einreichen von XRechnung- und ZUGFeRD-Rechnungen per E-Mail.

Funktioniert die Intelligente Rechnungsweiterleitung mit belgischen Peppol-E-Rechnungen?

Belgische Peppol-E-Rechnungen gehen über das Peppol-Netzwerk direkt im Geteilten Posteingang von Spendesk ein. Sie durchlaufen den speziellen E-Rechnungsworkflow, wobei die strukturierten Rechnungsdaten automatisch vorausgefüllt werden.

Die Intelligente Rechnungsweiterleitung gilt für Lieferantenrechnungen, die per E-Mail an die gemeinsame elektronische Adresse auf Organisationsebene weitergeleitet werden.

Belgische Entitäten, für die die Intelligente Rechnungsweiterleitung aktiviert ist, können sie jedoch für Rechnungen verwenden, die nicht der E-Rechnungspflicht unterliegen, zum Beispiel internationale Rechnungen.

Wie identifiziert das System die richtige Entität?

Das System analysiert Rechnungsdaten wie den rechtlichen Namen des Käufers, die Adresse, den Namen der Kontaktperson sowie die Umsatzsteuer- oder Unternehmensregisternummer. Anschließend vergleicht es diese Informationen mit den infrage kommenden Entitäten der Organisation.

Wenn die Zuordnung ausreichend sicher ist, wird die Rechnung automatisch an den Posteingang dieser Entität weitergeleitet. Wenn Informationen fehlen, mehrdeutig oder nicht verfügbar sind, wird die Rechnung an die konfigurierte Standardentität gesendet, statt dass das System eine Zuordnung auf Verdacht vornimmt.

Kann ich weiterhin entitätsspezifische Weiterleitungsadressen verwenden?

Ja. Die bestehenden entitätsspezifischen Adressen bleiben verfügbar. Du kannst sie zusätzlich zur elektronischen Adresse auf Organisationsebene verwenden.

Welche Entitäten können Rechnungen über die Intelligente Rechnungsweiterleitung empfangen?

Als mögliche Ziele werden nur aktive Entitäten berücksichtigt, für die der Posteingang aktiviert ist. Entitäten ohne aktivierten Posteingang werden vom Zuordnungsprozess ausgeschlossen.

Ändert die Intelligente Rechnungsweiterleitung meine Genehmigungs- oder Buchhaltungsprozesse?

Die Funktion betrifft ausschließlich den Rechnungseingang. Sobald die Rechnung im richtigen Posteingang der Entität eingegangen ist, laufen deine bestehenden Prozesse für Prüfung, Genehmigung, Zahlung und Buchhaltung wie gewohnt weiter.

Wie finde ich meine standardmäßige elektronische Adresse auf Organisationsebene?

Gehe zu: Multi-Entity-Hub → Einstellungen → Intelligente Rechnungsweiterleitung → Standardentität

Kann ich die Standardentität ändern?

Ja. Kontoinhaber:innen können die Standardentität ändern, an die Rechnungen und Gutschriften gesendet werden, wenn die KI sie keiner Entität mit ausreichender Sicherheit zuordnen kann.

Gehe zu Multi-Entity-Hub → Einstellungen → Intelligente Rechnungsweiterleitung → Standardentität und wähle die Entität aus, die du verwenden möchtest.

Beachte, dass deine bestehenden entitätsspezifischen Adressen weiterhin funktionieren. Du kannst sie bei Bedarf zusätzlich zur neuen Adresse auf Organisationsebene verwenden.

Was passiert, wenn eine Rechnung falsch weitergeleitet wurde?

Ein:e Kontoinhaber:in oder Controller:in kann die eingegangene Rechnung öffnen und Weitere Aktionen > An eine andere Entität senden auswählen, um sie an eine andere infrage kommende Entität zu senden.

Müssen Lieferanten wissen, zu welcher Entität die Rechnung gehört?

Wenn die elektronische Adresse auf Organisationsebene verwendet wird, können Lieferanten Rechnungen an eine zentrale Adresse senden, ohne eine entitätsspezifische Adresse auswählen zu müssen.

Wer kann Rechnungen an geteilte Posteingänge senden?

Nur Nutzer:innen mit den entsprechenden Berechtigungen für den Posteingang auf Entitätsebene können Rechnungen an geteilte Posteingänge senden. Dazu gehören Controller:innen, Kontoinhaber:innen und, sofern zutreffend, Nutzer-Admins. Die Zielentität muss außerdem eine Entität sein, auf die diese Nutzer:innen Zugriff haben.

Können wir sehen, warum eine Rechnung weitergeleitet oder an eine andere Entität gesendet wurde?

Ja. Die Intelligente Rechnungsweiterleitung führt einen vollständigen Prüfpfad im Verlauf des Posteingangs. Dort wird angezeigt, wann eine Rechnung manuell weitergeleitet wurde, wer sie weitergeleitet hat und zu welcher Entität sie verschoben wurde.

Zur Fehlerbehebung können interne Teams außerdem den Vertrauenswert und die Begründung des LLM im Omni-Dashboard einsehen. Dazu gehören beispielsweise Probleme mit unklaren Umsatzsteuernummern oder Adressen.