Beta: Diese Funktion befindet sich in der Beta-Phase. Bitten Sie Ihren CSM, sie für Ihr Konto zu aktivieren.
Standardmäßig exportiert Spendesk den Namen einer Kostenstelle oder eines Werts eines analytischen Felds in die Spalten KOST 1 und KOST 2 von DATEV UO.
Wenn Ihre DATEV-Kostenstellen Codes wie 1003 statt Namen verwenden, können Sie jedem Wert in Spendesk seinen DATEV-Code zuweisen. Spendesk exportiert dann diesen Code statt des Namens.
Für wen ist dieser Artikel: Kontoinhaber, Administratoren und Controller, die die DATEV UO-Integration einrichten.
So funktioniert es
Ordnen Sie das Spendesk-Feld KOST 1 oder KOST 2 zu.
Importieren Sie für jeden Wert einen DATEV-Code.
Aktivieren Sie Use export codes.
Bevor Sie beginnen
Ihr Spendesk-Konto ist mit DATEV UO verbunden (native API-Integration).
Die Funktion wurde von Ihrem CSM für Ihr Konto aktiviert (Beta).
Map & Sync ist für Ihr Konto aktiviert: Ihre Kostenstellen und analytischen Felder zeigen ein Zahnradmenü mit Edit sync and mapping settings. Wenn Sie es nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren CSM.
Sie haben die DATEV-Codes Ihrer Kostenstellen zur Hand. Jeder Code:
ist höchstens 36 Zeichen lang, besteht nur aus Buchstaben und Ziffern, ohne Leerzeichen (das DATEV-Format für KOST 1 und KOST 2),
wird innerhalb desselben Felds nur von einem Wert verwendet.
Schritt 1 – Das Feld KOST 1 oder KOST 2 zuordnen
Codes können nur einem Feld zugewiesen werden, das einer DATEV-Kostenstelle zugeordnet ist.
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Kostenstellen oder, für Ausgabenkategorien und jedes andere analytische Feld, zu Einstellungen > Organisation > Analytische Felder. Jedes analytische Feld kann KOST 1 oder KOST 2 zugeordnet werden.
Klicken Sie rechts neben dem Feld auf das Zahnradsymbol und dann auf Edit sync and mapping settings.
Über das Zahnradmenü jedes Felds erreichen Sie die Zuordnungseinstellungen und den Import der Codes.
Wählen Sie Manually map to DATEV und klicken Sie auf Map existing values.
Wählen Sie unter DATEV field to map to den Eintrag Kost 1 oder Kost 2 und klicken Sie auf Finish setup.
Nach dem Speichern werden die Werte des Felds in die gewählte Kostenstelle exportiert – hier KOST 1.
Die Seite zeigt nun das DATEV-Feld, dem die Werte zugeordnet sind (zum Beispiel DATEV "Kost 1"), und eine Spalte mit dem Code jedes Werts (DATEV value bei Kostenstellen, Mapped value bei einem analytischen Feld). Solange ein Wert keinen Code hat, steht dort Unmapped.
Jeder Wert zeigt seinen DATEV-Code. Ein Wert mit dem Hinweis Unmapped hat keinen Code: Bei aktivierten Export-Codes wird er mit leerem KOST-Feld exportiert.
Wenn Sie dem Feld neue Werte hinzufügen (Add a value), lassen Sie DATEV value to map to leer und weisen Sie den Code über den unten beschriebenen Import zu.
Jede Kostenstelle kann einem einzigen Spendesk-Feld zugeordnet werden. Welches Feld welcher Kostenstelle zugeordnet ist, sehen Sie unter Einstellungen > Buchhaltung > Mapping & sync.
Schritt 2 – Die Codes importieren
Klicken Sie auf derselben Seite auf das Zahnradsymbol und dann auf Import external codes.
Vorlage exportieren (Export the template): Klicken Sie auf Export values. Sie erhalten eine CSV-Datei mit drei Spalten –
spendesk_value_id,labelundcode– und einer Zeile pro aktivem Wert.
Die Vorlage enthält jeden aktiven Wert des Felds, mit seinem aktuellen Code, falls vorhanden.
Tragen Sie in der Spalte
codeden DATEV-Code jedes Werts ein und speichern Sie die Datei als CSV.
Eine ausgefüllte Vorlage: Controlling wird mit 1003 statt mit seinem Namen in KOST 1 exportiert, 2_Test bleibt leer und damit ohne Code.
Klicken Sie im Fenster auf Skip, wenn Sie es inzwischen geschlossen haben, und ziehen Sie Ihre Datei in das Fenster (oder wählen Sie sie auf Ihrem Computer aus).
Prüfen Sie die Vorschau (Preview the changes). Sie zeigt, wie viele Werte einen Code erhalten, wie viele Codes sich ändern, wie viele Werte ihre Zuordnung verlieren und wie viele unverändert bleiben, und listet jede Änderung auf (zum Beispiel Training: 1019 → 1020).
Klicken Sie auf Import codes. Das Ergebnis zeigt, wie vielen Werten ein Code zugeordnet wurde.
Erst mit Import codes wird etwas geändert: Die Vorschau zeigt genau, welche Codes hinzugefügt, geändert oder entfernt werden.
Die Codes sind gespeichert. Sie werden in Ihren nächsten DATEV-Exporten verwendet, sobald Use export codes aktiv ist.
In der Spalte DATEV value steht nun der Code jedes Werts.
Regeln für die Datei
Behalten Sie die Spalten
spendesk_value_id,labelundcodebei und ändern Sie die Werte vonspendesk_value_idnicht. Die Spaltelabelhilft Ihnen nur, die Werte zu erkennen.Die Datei ersetzt die vorhandenen Codes: Ein neuer Code in der Datei überschreibt den bisherigen.
Ein Wert mit leerem Code oder eine aus der Datei entfernte Zeile verliert seine Zuordnung.
Archivierte Werte sind nicht in der Vorlage enthalten und können keinen Code erhalten.
Derselbe Code kann nicht zwei Werten zugewiesen werden. Die Datei wird dann mit einer Meldung wie Row 3: code 1001 is assigned to more than one value (rows 2, 3) abgelehnt. Die Zeilen werden ab der Kopfzeile gezählt, die Zeile 1 ist.
Es können nur Werte importiert werden, die in Spendesk existieren. Wenn eine Zeile keinem Wert entspricht, exportieren Sie die Vorlage erneut, um die aktuellen Werte zu erhalten.
Um Codes später zu ändern, exportieren Sie die Vorlage erneut: Sie enthält die aktuellen Codes. Bearbeiten Sie sie und importieren Sie die Datei.
Schritt 3 – Export-Codes aktivieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung > Buchhaltungsintegration.
Aktivieren Sie unter Integration settings die Option Use export codes (Export analytical fields using DATEV codes instead of labels).
Mit dieser Einstellung füllt jeder DATEV-Export KOST 1 und KOST 2 mit den Codes statt mit den Namen.
Wichtig: Aktivieren Sie diese Einstellung erst nach dem Import Ihrer Codes. Sobald sie aktiv ist, wird ein Wert ohne Code mit einem leeren KOST-Feld exportiert (siehe unten).
Was nach DATEV UO exportiert wird
Ab dann füllen Ihre Exporte des Rechnungseingangsbuchs (Buchhaltung > Export > Nach DATEV UO übertragen) und Ihre Bankjournal-Exporte KOST 1 und KOST 2 wie folgt:
Use export codes | Der Wert hat einen Code | KOST 1 / KOST 2 in DATEV UO |
Aus | – | Der Name des Werts (zum Beispiel Controlling) |
Ein | Ja | Der Code (zum Beispiel 1003 oder P100) |
Ein | Nein | Leer |
Um wieder Namen zu exportieren, deaktivieren Sie Use export codes. Die Codes bleiben in Spendesk gespeichert, sodass Sie die Option später erneut aktivieren können, ohne sie neu zu importieren.
Fehlerbehebung
Was Sie sehen | Was zu tun ist |
Keine Einstellung Use export codes unter Integration settings | Die Funktion ist für Ihr Konto noch nicht aktiviert. Sie befindet sich in der Beta-Phase: Bitten Sie Ihren CSM, sie zu aktivieren. |
Kein Import external codes im Zahnradmenü | Map & Sync ist für Ihr Konto noch nicht aktiviert. Wenden Sie sich an Ihren CSM. |
This field isn't mapped to a DATEV field beim Öffnen des Imports | Ordnen Sie das Feld zuerst KOST 1 oder KOST 2 zu (Schritt 1) und versuchen Sie es erneut. |
We couldn't find any fields to map with bei der Auswahl des DATEV-Felds | Für Ihr Konto ist keine DATEV-Kostenstelle verfügbar. Wenden Sie sich an den Spendesk-Support. |
This file can't be imported in der Vorschau | Folgen Sie der Meldung: Eine Spalte fehlt, einer Zeile fehlt die |
The file couldn't be imported nach Import codes | Die Meldung nennt die betroffene Zeile, zum Beispiel einen doppelt verwendeten Code. Korrigieren Sie die Datei und importieren Sie sie erneut. |
KOST 1 oder KOST 2 ist in DATEV UO leer | Der Wert hatte beim Export keinen Code. Weisen Sie ihm einen Code zu: Ihre nächsten Exporte enthalten ihn. |
Wenn Sie weitere Unterstützung bei unserer DATEV UO-Integration benötigen, wenden Sie sich gerne an unser Support-Team.