Antworten auf die Fragen, die Kunden am häufigsten stellen, wenn sie mit der Integration mit DATEV Rechnungswesen beginnen.
Wo finde ich die exportierten Ausgaben in DATEV?
Sie kommen als Stapel unter Buchführung › Vorbereitende Tätigkeiten › Stapelverarbeitung an. Wählen Sie den Stapel aus und klicken Sie auf Verarbeiten: Die Buchungen erscheinen dann in der Primanota. Solange der Stapel nicht verarbeitet ist, ist in der Primanota nichts sichtbar, auch wenn Spendesk "Successful export" anzeigt. Siehe Ausgaben und Zahlungen nach DATEV Rechnungswesen exportieren.
Werden die Ausgaben zuerst an DATEV Unternehmen Online (DUO) gesendet?
Nein. Die Buchungen gehen direkt in DATEV Rechnungswesen. DUO wird nur für das Beleg-PDF verwendet und ist daher nur erforderlich, wenn Sie beim Verbinden gewählt haben, Belege zu senden.
Muss ich die Belege in DUO freigeben?
Nicht wegen Spendesk: Das PDF wird mit der DATEV-Buchung verknüpft, sobald der Stapel verarbeitet ist. Wenn Ihr DUO eine Freigabe verlangt, liegt das an Ihren eigenen DUO-Einstellungen; prüfen Sie diese mit Ihrem DATEV-Administrator.
Warum sind alle meine Aufwandskonten deaktiviert?
DATEV gibt nicht an, welche Konten Aufwandskonten sind, daher importiert Spendesk alle Konten deaktiviert. Aktivieren Sie die Konten, auf die Sie buchen, unter Settings > Chart of accounts > Expense accounts; sie bleiben auch nach späteren Aktualisierungen aktiviert. In DATEV muss nichts geändert werden.
Warum zeigt eine Kostenstelle ihren Namen und nicht ihren Code?
Jeder Spendesk-Wert wird nach der DATEV-Kurzbezeichnung benannt; der Code erscheint in der Spalte "Mapped value" der Feldeinstellungen. Geben Sie jeder Kostenstelle in DATEV eine eindeutige Kurzbezeichnung.
Wo befindet sich die Zuordnung von KOST1 / KOST2?
Unter Settings > Accounting Setup > Mapping & sync: Verknüpfen Sie jedes KOST-System mit einem analytischen Feld in Spendesk und aktualisieren Sie dann die Buchhaltungseinstellungen.
Was ist der Unterschied zwischen den Journalen und dem Standard-Lieferantenkonto?
Das Einkaufsjournal ist der Ort, an dem Rechnungen gebucht werden: Wählen Sie BILL – Eingangsrechnung. Das Bankjournal ist das Geldkonto, auf das Zahlungen gebucht werden. Das Standard-Lieferantenkonto ist eine andere Einstellung: der Kreditor, der bei Kartenkäufen oder Spesenabrechnungen anstelle des tatsächlichen Lieferanten verwendet wird.
Können Kartenkäufe und Rechnungen dasselbe Standard-Lieferantenkonto verwenden?
Kartenkäufe (je Kartentyp) und Spesenabrechnungen können einen Sammelkreditor verwenden, und Sie können für alle denselben wählen. Rechnungen gehen immer an den eigenen Kreditor des Lieferanten.
Wie werden Mitarbeitende für Spesenabrechnungen zugeordnet?
Spendesk verwendet die DATEV-Kreditoren, die keine Unternehmen sind, und ordnet sie Mitgliedern zuerst über die E-Mail-Adresse zu, andernfalls über den exakten Namen, sofern dieser eindeutig ist. Legen Sie für jeden Mitarbeitenden, der Spesenabrechnungen einreicht, einen Kreditor mit dessen E-Mail-Adresse an.
Muss der lokale Agent erneut eingerichtet werden?
Nur in zwei Fällen: Die Verbindung wurde gelöscht und neu erstellt (dann muss ein neuer Agent installiert werden), oder der Windows-Dienst LocalAPIService wurde beendet (starten Sie ihn neu). Um die Verbindungsdaten zu ändern, verwenden Sie Edit connection, anstatt die Verbindung zu trennen.
Können Exporte automatisch nach Zeitplan laufen?
Derzeit nicht. Exporte werden unter Bookkeep > Export gestartet.