Jede Verbindlichkeit, die Sie aus Spendesk exportieren, und jede Zahlung kommt in DATEV Rechnungswesen als eigener Stapel an. Sie müssen sie nicht einzeln verarbeiten. Markieren Sie alle Stapel eines Monats, verarbeiten Sie sie in einem Schritt, und DATEV fasst sie in einem Buchungsstapel zusammen. Das sind etwa sechs Klicks, ob der Monat 5 oder 500 Rechnungen hat.
Warum es einen Stapel pro Verbindlichkeit gibt
Spendesk sendet jede Verbindlichkeit einzeln an DATEV, damit eine fehlerhafte Verbindlichkeit die anderen nicht blockiert. DATEV legt für jede einen Stapel in der Stapelverarbeitung an, benannt nach Journal und Monat:
Eingangsrechnung - 10-2026 für die Rechnungen, Kartenzahlungen und Spesenabrechnungen vom Oktober 2026;
Bank … - 10-2026 für die zugehörigen Zahlungen.
Die Stapel eines Monats in einem Schritt verarbeiten
Öffnen Sie in DATEV Rechnungswesen den Mandanten und gehen Sie zu Buchführung › Vorbereitende Tätigkeiten › Stapelverarbeitung.
Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift Bezeichnung: Die Stapel sind jetzt nach Journal und Monat sortiert.
Klicken Sie auf den ersten Stapel des Monats, halten Sie Umschalt gedrückt und klicken Sie auf den letzten (1). Markieren Sie jeweils ein Journal und einen Monat, zum Beispiel alle Stapel Eingangsrechnung - 10-2026.
Aktivieren Sie Stapel bei der Verarbeitung zusammenfassen (2). DATEV merkt sich diese Option nicht: Aktivieren Sie sie jedes Mal.
Klicken Sie auf Verarbeiten (3).
Beim ersten Mal erklärt DATEV das nächste Fenster. Aktivieren Sie Meldung nicht mehr anzeigen, damit der Hinweis nicht wieder erscheint, und klicken Sie auf OK.
Wählen Sie im Fenster Stapel anhängen den Buchungsstapel dieses Monats, zum Beispiel 10-2026/0001 Eingangsrechnung - 10-2026 (4), und klicken Sie auf OK (5). Hat der Monat noch keinen Buchungsstapel, klicken Sie auf Neuen Buchungsstapel anlegen.
DATEV bestätigt: Der/die Stapel wurden verarbeitet. Klicken Sie auf OK.
Gehen Sie anschließend für die Zahlungsstapel (Bank … - 10-2026) genauso vor, in den Buchungsstapel des Bankjournals für diesen Monat.
Wenn einzelne Buchungen einen Hinweis haben (zum Beispiel einen Steuerschlüssel, den DATEV nicht akzeptiert), zeigt DATEV zuerst ein Importprotokoll. Schließen Sie es. DATEV fragt dann, was zu tun ist: Lassen Sie Auch Buchungssätze mit Fehlern oder Hinweisen übernehmen ausgewählt, um alle Buchungen zu übernehmen, und korrigieren Sie die markierten anschließend in der Primanota.
Das Ergebnis in der Primanota
Alle Buchungen des Monats stehen in einem Buchungsstapel (6), jede mit eigenem Datum, Konten, Kostenstellen und Belegnummer (7). Ihr Steuerberater prüft sie und schreibt sie wie gewohnt fest (Festschreibung).
Warum „Stapel bei der Verarbeitung zusammenfassen“ aktivieren? Ohne diese Option verarbeitet DATEV zwar auch alle markierten Stapel mit einem Klick, legt aber für jeden Spendesk-Stapel einen eigenen Buchungsstapel an. Mit der Option landen alle im Buchungsstapel des Monats.
Gut zu wissen: Wenn Sie dieselbe Verbindlichkeit zweimal exportieren (zum Beispiel nach einem fehlgeschlagenen Export), sehen Sie zwei Stapel dafür. Löschen Sie den überzähligen in der Stapelverarbeitung, bevor Sie verarbeiten, damit die Buchung nicht doppelt erfasst wird.