Manche Teams buchen bestimmte Kartenzahlungen nicht auf den Händler, sondern auf den Mitarbeiter, der sie getätigt hat, zum Beispiel um sie zusammen mit seinen Spesenabrechnungen auszugleichen. Mit DATEV Rechnungswesen geht das schon heute: Wählen Sie bei der Zahlung den Lieferanten mit dem Namen des Mitarbeiters, und DATEV bucht sie auf dessen Kreditor.
Was in DATEV den Kreditor bestimmt
Beim Export erhält DATEV den Kreditor des DATEV-Lieferanten, der mit dem Lieferanten der Zahlung verknüpft ist. Diese Verknüpfung sehen Sie beim Lieferanten als Vendor "<Name>".
Der Code im Feld Account payable des Lieferanten wird nicht an DATEV übertragen. Sie müssen die Kreditorennummer des Mitarbeiters in dieser Liste also nicht finden: Jeder aktive Lieferantencode genügt.
Vorbereitung (einmalig)
Öffnen Sie Settings › Accounting Setup › Accounting integration › Integration settings.
Schalten Sie für jeden Kartentyp, den Sie auf Mitarbeiter buchen möchten, „Use a generic vendor for purchases with …“ aus:
- physical cards (physische Karten);
- single purchase cards (Einmalkarten);
- subscription cards (Abo-Karten);
- multiuse cards (Mehrfachkarten).
Solange einer dieser Schalter aktiv ist, gehen alle Käufe mit diesem Kartentyp an den dort gewählten Sammelkreditor (zum Beispiel „Diverse Kreditoren“), egal welcher Lieferant bei der Zahlung steht.
Öffnen Sie Settings › Accounts payable und suchen Sie den Namen des Mitarbeiters. Spendesk legt für jeden aus DATEV importierten Kreditor einen Lieferanten an, der Kreditor des Mitarbeiters ist also schon da. Öffnen Sie ihn und prüfen Sie, dass Vendor "<Name des Mitarbeiters>" angezeigt wird.
Wurde der Kreditor erst kürzlich in DATEV angelegt, klicken Sie zuerst auf der Seite Accounting Setup auf Refresh.
Eine Kartenzahlung auf den Mitarbeiter buchen
Öffnen Sie die Kartenzahlung unter Bookkeep › Prepare.
Klicken Sie auf den Lieferanten, wählen Sie den Lieferanten mit dem Namen des Mitarbeiters und klicken Sie auf Save. Im Fenster steht jetzt Vendor "<Name des Mitarbeiters>". Der Account-payable-Code kann bleiben, wie er ist.
Füllen Sie die übrigen Felder wie gewohnt aus und klicken Sie auf Mark as ready.
Exportieren Sie. In DATEV wird der Beleg auf den Kreditor des Mitarbeiters gebucht.
Gut zu wissen: Das gilt für Kartenzahlungen. Spesenabrechnungen gehen ohne weitere Einstellung auf den Kreditor des Mitarbeiters: Spendesk ordnet das Mitglied dem DATEV-Kreditor über die E-Mail-Adresse zu, sonst über den exakten Namen.