Was ist eine ausstehende Transaktion?
Eine ausstehende Transaktion ist eine Zahlung, die von einem Händler noch verarbeitet wird und in Ihrem Spendesk-Konto noch nicht abgeschlossen ist. In diesem Artikel erfahren Sie, warum Transaktionen als ausstehend angezeigt werden, wie lange dies dauern kann und was Sie tun können, wenn eine Transaktion länger als erwartet ausstehend bleibt.
Für: Alle Spendesk-Nutzer:innen mit einer Karte – unabhängig vom Tarif.
So funktionieren ausstehende Transaktionen
Händler verarbeiten eine Kartenzahlung in der Regel in zwei Schritten:
Autorisierung: Der Händler prüft, ob Ihre Karte gültig ist und über ausreichend Guthaben verfügt. Dadurch wird in Spendesk eine Zeile unter Ausstehende Transaktionen erstellt. Das bedeutet nicht, dass Ihnen der Betrag bereits belastet wurde.
Belastung oder Stornierung: Der Händler belastet entweder den autorisierten Betrag oder storniert die Autorisierung.
Wenn der Händler die Zahlung belastet, wird sie in den Bereich Zahlungen verschoben.
Wenn der Händler die Zahlung storniert, bleibt sie im Bereich Ausstehende Transaktionen, bis die Autorisierung abläuft.
Eine Autorisierung kann bis zu 18 Tage offen bleiben, bevor sie abläuft – in seltenen Fällen bis zu 32 Tage. Deshalb kann eine stornierte oder nicht abgeschlossene Zahlung noch einige Zeit sichtbar bleiben, bevor sie verschwindet.
Arten von ausstehenden Transaktionen
Eine ausstehende Transaktion kann aus einem der folgenden häufigen Szenarien resultieren:
Kautionen
Wenn ein Händler eine Kaution verlangt, hinterlegt er eine Kartenautorisierung. Diese wird als ausstehende Transaktion angezeigt. Sobald die Leistung bezahlt ist, wird die Kautionsautorisierung freigegeben und die ausstehende Transaktion läuft ab.
Tankstellen und Zapfsäulen
Tankstellen und Zapfsäulen autorisieren häufig einen höheren Betrag, als tatsächlich berechnet wird, da die genaue Menge im Voraus nicht bekannt ist. Beispiel: Eine Tankstelle autorisiert möglicherweise 140 GBP, obwohl Ihnen tatsächlich nur 36 GBP berechnet werden.
Die Autorisierung erscheint in Echtzeit unter Ausstehende Transaktionen im Tab Zahlungen.
Sobald der Händler den tatsächlichen Betrag belastet, erscheint die Zahlung unter Zahlungen des Monats.
Die ursprüngliche Autorisierung läuft ab, sobald der Händler sie freigibt. Dies kann bis zu 32 Tage dauern. Sie erhalten eine E-Mail, sobald dies geschieht.
Der gleiche Ablauf gilt für Zahlungen bei Taxis und Mietwagen.
Ausstehende Transaktionen anzeigen
Navigieren Sie zu Zahlungen > Alle Zahlungen.
Suchen Sie den Bereich Ausstehende Transaktionen.
Wählen Sie eine Transaktionszeile aus, um deren Details anzuzeigen.
Transaktionen, die vom Händler verarbeitet oder abgelehnt werden, erscheinen unter Ausstehende Transaktionen. Erfolgreich belastete Transaktionen erscheinen unter Zahlungen des Monats.
Ausstehende Transaktionen und Belege
Für Belege bei ausstehenden Transaktionen gibt es drei mögliche Szenarien:
Erfolgreich verarbeitet mit hinzugefügtem Beleg: Es wird keine Belegerinnerung gesendet.
Nicht verarbeitet, kein Beleg hinzugefügt: Sie erhalten eine Belegerinnerung. Sie können die Ausgabe stattdessen als Kann nicht bereitgestellt werden markieren.
Vorautorisiert und anschließend separat belastet: Möglicherweise werden Sie für beide Zeilen um einen Beleg gebeten. Fügen Sie den Beleg in beiden Fällen hinzu, da eine der Zeilen innerhalb von 1 bis 32 Tagen verschwinden kann.
Problembehandlung
Symptom: Eine ausstehende Transaktion ist seit mehreren Wochen in meinem Konto sichtbar.
Ursache: Der Händler hat die Autorisierung noch nicht storniert oder belastet. Autorisierungen können rechtlich bis zu 18 Tage offen bleiben, in seltenen Fällen bis zu 32 Tage.
Lösung: Warten Sie, bis die Autorisierung automatisch abläuft. Ist sie nach 32 Tagen weiterhin ausstehend, wenden Sie sich direkt an den Händler, um die Autorisierung stornieren oder erstatten zu lassen.
Symptom: Ich sehe zwei ausstehende Transaktionen für denselben Kauf.
Ursache: Dabei handelt es sich in der Regel um eine Autorisierung und eine separate endgültige Belastung für denselben Kauf – häufig bei Mietwagen, Hotels und Tankstellen. Es handelt sich nicht um eine doppelte Belastung.
Lösung: Prüfen Sie den Betrag und den Händlernamen in jeder Zeile. Falls es sich tatsächlich um identische Duplikate handelt, wenden Sie sich an den Händler, um zu klären, welche Zeile bestehen bleiben soll.
Symptom: Mir wurde ein Betrag berechnet, die Zahlung wird aber weiterhin als ausstehend angezeigt.
Ursache: Die Belastung wurde von Ihrem Kartennetzwerk noch nicht abgewickelt. Dies kann bei manchen Netzwerken bis zu 8 Tage dauern.
Lösung: Es ist keine Aktion erforderlich. Die Transaktion wird nach Abschluss der Abwicklung automatisch unter Zahlungen des Monats verschoben.
⚠️ Warnung: Spendesk kann eine ausstehende Transaktion nicht stornieren, sobald ein Händler Ihre Karte autorisiert oder belastet hat, da die Verarbeitung durch den Händler erfolgt. Wenden Sie sich direkt an den Händler, um eine Stornierung oder Erstattung zu beantragen.
💡 Tipp: Wenn Sie für eine ausstehende Transaktion, die nie abgeschlossen wurde, keinen Beleg vorlegen können, nutzen Sie die Option Kann nicht bereitgestellt werden, um unnötige Erinnerungen zu vermeiden.