Bevor Sie eine Spesenabrechnung einreichen
Aktivieren Sie das Modul „Spesen“
Dieser Abschnitt richtet sich an Kontoinhaber*innen.
Damit Ihre Mitarbeitenden Spesenabrechnungen einreichen können, stellen Sie sicher, dass das Modul „Spesen“ aktiviert ist. Gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zu Zahlungsmethoden.
Aktivieren Sie die Option Spesenabrechnung.
Bitte beachten Sie, dass Spesenabrechnungen von der antragstellenden Person selbst eingereicht werden müssen, da es derzeit nicht möglich ist, für jemand anderen eine Abrechnung einzureichen.
Ergänzen Sie Ihre Bankdaten
Bevor Sie einen Spesenantrag einreichen, vervollständigen Sie Ihr Profil und fügen Sie Ihre Bankdaten hinzu. So geht’s:
Klicken Sie auf Ihr Avatar-Symbol unten links.
Gehen Sie zu Mein Profil > Ihre Bankdaten.
Geben Sie Ihre Bankdaten ein, um eine rechtzeitige und reibungslose Erstattung durch Ihren Arbeitgeber zu gewährleisten.
Aus Sicherheitsgründen können Bankdaten nur von der Kontoinhaber*in geändert werden, nachdem sie hinzugefügt wurden. Bankdaten müssen zudem mit der Währung des Wallets übereinstimmen. Zum Beispiel können keine US-Bankdaten in einem EUR-Konto hinzugefügt werden.
Genehmigungsrichtlinien und Spesenabrechnungen
Dieser Abschnitt richtet sich an Antragsteller*innen.
Ihre Spesenabrechnung unterliegt der Genehmigungsrichtlinie, die Ihrem Profil zugeordnet ist. Diese finden Sie im Abschnitt Persönliche Informationen Ihres Profils. Je nach Richtlinie wird Ihr Antrag automatisch genehmigt oder entsprechend dem Genehmigungsschema des Unternehmens prüfpflichtig.
Erstattung anfordern
Spesenabrechnung über den Desktop einreichen
Gehen Sie zum Tab Anfragen.
Klicken Sie auf Neue Anfrage > Erstattung anfordern.
Importieren Sie Ihren Beleg, indem Sie die Datei per Drag & Drop hochladen oder von Ihrem Computer auswählen.
Geben Sie die Details zur Ausgabe ein: Datum, Betrag, Währung, Anbieter usw.
Klicken Sie auf Meine Spesenbestätigung.
Ihr Antrag erscheint nun als Ausstehend im Tab Anfragen. Warten Sie auf die Genehmigung oder Ablehnung durch Ihren Managerin. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail über die Entscheidung.
Mehrere Spesenabrechnungen gleichzeitig einreichen
Gehen Sie zum Erstattungsbereich.
Laden Sie alle Ihre Belege auf einmal hoch.
Füllen Sie das Formular mit den erforderlichen Angaben aus.
Überprüfen Sie den Gesamterstattungsbetrag und senden Sie Ihren Antrag ab.
Spesenabrechnung bearbeiten
Solange die Genehmigung Ihres Antrags aussteht, können Sie bestimmte Informationen ändern, z. B.:
Betrag
Anbieter
Beschreibung
Ausgabedatum
Team
Beleg
Analytische Details
So bearbeiten Sie Ihren Antrag:
Gehen Sie zum Tab Anfragen.
Klicken Sie auf die Abrechnung, die Sie ändern möchten.
Verwenden Sie das Stiftsymbol neben den Informationen, die Sie aktualisieren möchten.
Speichern Sie die Änderungen.
Tipps bei Fehlern in Ihrem Antrag
Wenn ein Antrag Fehler enthält, können Moderatoren Sie bitten, Korrekturen vorzunehmen und ihn erneut einzureichen, ohne dass Sie alles von vorne beginnen müssen.
Falls Sie Schwierigkeiten beim Einreichen Ihres Spesenberichts haben, helfen Ihnen folgende Schritte weiter:
Überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind.
Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Belege für jede Ausgabe beigefügt haben.
Kontrollieren Sie, ob Beträge und Daten korrekt eingegeben wurden und mit den Belegen übereinstimmen.
Falls das Problem weiterhin besteht, versuchen Sie, sich ab- und wieder anzumelden.
Sollten weiterhin Schwierigkeiten auftreten, wenden Sie sich an den Support oder einen Moderator, um Hilfe zu erhalten.
Spesenabrechnung über die mobile App einreichen
Laden Sie die Spendesk Mobile-App herunter, um Ihre Spesen mit wenigen Klicks einzureichen.
Öffnen Sie die App, machen Sie ein Foto Ihres Belegs mit Ihrem Smartphone und laden Sie ihn direkt auf die Plattform hoch.
Für weitere Informationen lesen Sie den entsprechenden Artikel.