Bevor Sie eine Spesenabrechnung einreichen
Aktivieren Sie das Modul „Spesen“
Dieser Abschnitt richtet sich an Kontoinhaber*innen.
Damit Ihre Mitarbeitenden Spesenabrechnungen einreichen können, stellen Sie sicher, dass das Modul „Spesen“ aktiviert ist. Gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zu Zahlungsmethoden.
Aktivieren Sie die Option Spesenabrechnung.
Bitte beachten Sie, dass Spesenabrechnungen von der antragstellenden Person selbst eingereicht werden müssen, da es derzeit nicht möglich ist, für jemand anderen eine Abrechnung einzureichen.
Ergänzen Sie Ihre Bankdaten
Bevor Sie einen Spesenantrag einreichen, vervollständigen Sie Ihr Profil und fügen Sie Ihre Bankdaten hinzu. So geht’s:
Klicken Sie auf Ihr Avatar-Symbol unten links.
Gehen Sie zu Mein Profil > Ihre Bankdaten.
Geben Sie Ihre Bankdaten ein, um eine rechtzeitige und reibungslose Erstattung durch Ihren Arbeitgeber zu gewährleisten.
Aus Sicherheitsgründen können Bankdaten nur von der Kontoinhaber*in geändert werden, nachdem sie hinzugefügt wurden. Bankdaten müssen zudem mit der Währung des Wallets übereinstimmen. Zum Beispiel können keine US-Bankdaten in einem EUR-Konto hinzugefügt werden.
Genehmigungsrichtlinien und Spesenabrechnungen
Dieser Abschnitt richtet sich an Antragsteller*innen.
Ihre Spesenabrechnung unterliegt der Genehmigungsrichtlinie, die Ihrem Profil zugeordnet ist. Diese finden Sie im Abschnitt Persönliche Informationen Ihres Profils. Je nach Richtlinie wird Ihr Antrag automatisch genehmigt oder entsprechend dem Genehmigungsschema des Unternehmens prüfpflichtig.
Erstattung anfordern
Spesenabrechnung über den Desktop einreichen
Gehen Sie zum Tab Anfragen.
Klicken Sie auf Neue Anfrage > Erstattung anfordern.
Importieren Sie Ihren Beleg, indem Sie die Datei per Drag & Drop hochladen oder von Ihrem Computer auswählen.
Geben Sie die Details zur Ausgabe ein: Datum, Betrag, Währung, Anbieter usw.
Klicken Sie auf Meine Spesenbestätigung.
Ihr Antrag erscheint nun als Ausstehend im Tab Anfragen. Warten Sie auf die Genehmigung oder Ablehnung durch Ihren Managerin. Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail über die Entscheidung.
Mehrere Spesenabrechnungen gleichzeitig einreichen
Gehen Sie zum Erstattungsbereich.
Laden Sie alle Ihre Belege auf einmal hoch.
Füllen Sie das Formular mit den erforderlichen Angaben aus.
Überprüfen Sie den Gesamterstattungsbetrag und senden Sie Ihren Antrag ab.
Spesenabrechnung bearbeiten
Solange die Genehmigung Ihres Antrags aussteht, können Sie bestimmte Informationen ändern, z. B.:
Betrag
Anbieter
Beschreibung
Ausgabedatum
Team
Beleg
Analytische Details
So bearbeiten Sie Ihren Antrag:
Gehen Sie zum Tab Anfragen.
Klicken Sie auf die Abrechnung, die Sie ändern möchten.
Verwenden Sie das Stiftsymbol neben den Informationen, die Sie aktualisieren möchten.
Speichern Sie die Änderungen.
Falls ein Antrag Fehler enthält, können Moderator*innen Sie auffordern, Korrekturen vorzunehmen und den Antrag erneut einzureichen, ohne alle Felder neu ausfüllen zu müssen.
Spesenabrechnung über die mobile App einreichen
Laden Sie die Spendesk Mobile-App herunter, um Ihre Spesen mit wenigen Klicks einzureichen. Öffnen Sie die App, machen Sie ein Foto Ihres Belegs mit Ihrem Smartphone und laden Sie ihn direkt auf die Plattform hoch.