Kontoinhaber*innen: Um die Funktion für Kilometerpauschalen nutzen zu können, müssen Sie die Funktion für Ausgabenabrechnungen aktivieren. Gehen Sie dazu zu Zahlungsmethoden.
Kilometerpauschale einreichen
Was ist eine Kilometerpauschale?
Mit einer Kilometerpauschale können Sie sich von Ihrem Arbeitgeber für dienstliche Fahrten mit Ihrem privaten Auto entschädigen lassen.
Wenn Sie Ihr privates Fahrzeug für die Arbeit nutzen, können Sie eine Kilometerpauschale beantragen. Allerdings können Sie keine Kilometerpauschale beantragen, wenn Sie ein Firmenfahrzeug nutzen.
Was ist abgedeckt?
Kilometerpauschalen decken in der Regel folgende Kosten ab:
Kraftstoff,
Wartung und Reparaturen,
Kfz-Versicherung,
Abschreibung (d. h. der Wertverlust des Fahrzeugs im Laufe der Zeit).
Mautgebühren und Parkkosten sind nicht enthalten. Für diese Art von Ausgaben können Sie eine Ausgabenabrechnung einreichen (hier erfahren Sie, wie das geht), oder Sie nutzen Ihre Spendesk-Karte.
Technische Details
Es stehen Ihnen vier Optionen zur Verfügung, die von dem/der Kontoinhaber*in entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens ausgewählt werden. Falls erforderlich, kann derselbe Satz für alle Anfragen in allen Unternehmenskonten angewendet werden.
Diese Optionen umfassen aktualisierte Berechnungen und Verfügbarkeiten für alle EMEA-Märkte mit genauen, konformen und aktuellen lokalen Sätzen:
FR (URSSAF – abhängig vom Fahrzeugtyp, der Steuerleistung und der Anzahl der im Jahr bereits gefahrenen und abgerechneten Kilometer).
UK (HRMC – abhängig vom Fahrzeugtyp und der Anzahl der bereits erstatteten Meilen im Jahr).
DE (Bundesministerium der Finanzen – fester Satz pro Kilometer).
Individuelle Sätze (oder Wechselkurse) können auf Anfrage eingerichtet werden (fester Satz pro Kilometer, der nach Fahrzeugtyp festgelegt werden kann).
Hinweis: Wenn Sie einen individuellen Satz einrichten möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Managerin oder unser Support-Team.
Wichtige Funktionen
Alles mobil: Kilometerpauschalen können jetzt direkt in der Spendesk-App eingereicht, verfolgt und genehmigt werden.
Automatische Berechnung von Hin- und Rückfahrten: Anträge für Hin- und Rückfahrten werden automatisch berechnet. Es ist nicht mehr nötig, zwei separate Anträge zu stellen – die Gesamtdistanz wird automatisch berechnet, und der/die Genehmigende muss nur einen Antrag prüfen. Einfach und schnell!
Automatisch gespeicherte Details zu wiederkehrenden Fahrten: Wiederkehrende Adressen und Fahrzeuge werden automatisch gespeichert, um die Einreichung zu beschleunigen (nur mobil verfügbar).
So nutzen Sie die Funktion für Kilometerpauschalen auf dem Desktop
Gehen Sie zum Reiter Anfragen.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Neue Anfrage erstellen.
Wählen Sie Rückerstattung beantragen.
Wählen Sie unten die Option Kilometerpauschale.
Geben Sie die Details zu Ihrer Fahrt ein.
Wenn Sie ein Elektrofahrzeug besitzen, können Sie die Option Elektrofahrzeug aktivieren (nur für französische Konten mit URSSAF-Tarifen).
Sie können die Option Rückfahrt auswählen, aber es ist derzeit nicht möglich, mehrere Stationen in einer einzigen Anfrage hinzuzufügen.
Reichen Sie Ihre Anfrage ein.
Beim Einreichen eines Kilometerantrags im Web oder auf dem Handy haben Sie die Möglichkeit, die Gesamtdistanz zu bearbeiten, falls unsere Berechnungen nicht genau sind (z. B. bei Umleitungen).
Manuelle Bearbeitungen werden mit dem Hinweis “manuell bearbeitet” auf allen relevanten Seiten und Exporten deutlich gekennzeichnet.
Hinweis: Für Autos und Motorräder berechnen wir automatisch die schnellste Route zwischen den beiden Adressen (mit Priorität für Autobahnen und Schnellstraßen). Für Fahrräder berechnen wir die kürzeste Route zwischen den beiden Adressen.
Wenn Ihre Kilometerangabe nicht mit der tatsächlichen Entfernung Ihrer Route übereinstimmt, können Sie die Abfahrts- oder Ankunftsadresse anpassen, um die Kilometerzahl zu korrigieren.
Wenn Fehler auftreten und alle Formularfelder korrekt ausgefüllt sind, könnte dies an einem Problem bei der Berechnung der Erstattungssätze liegen. Bitte kontaktieren Sie unseren Support, wenn das Problem weiterhin besteht.
Weitere Informationen zu Kilometerpauschalen finden Sie in Ihrer lokalen Dokumentation: