Kilometergeldabrechnung ausfüllen
Mit dem Kilometergeld werden Ihnen Geschäftsfahrten erstattet, die Sie mit Ihrem privaten Fahrzeug unternehmen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Kosten abgedeckt sind, wie die Erstattung berechnet wird und wie Sie eine Abrechnung einreichen.
Für: Mitarbeitende, die für Geschäftsreisen ein privates Fahrzeug nutzen. Kontoinhaber:innen verwalten die Aktivierung der Funktion und die Satzeinstellungen.
Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie beginnen
Was ist abgedeckt?
Wie wird die Erstattung berechnet?
Kilometergeldabrechnung am Computer einreichen
Hin- und Rückfahrt einreichen
Kilometergeldabrechnung auf dem Smartphone einreichen
Fehlerbehebung
Häufig gestellte Fragen
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Bevor Sie beginnen
Voraussetzung | Details |
Aktivierung der Funktion | Ihre:r Kontoinhaber:in muss Kilometergeld unter Einstellungen > Unternehmensregeln > Erstattungen aktivieren. |
Zulässiges Fahrzeug | Sie können nur Ihr privates Fahrzeug verwenden. Firmenfahrzeuge sind für Kilometergeld nicht zulässig. |
Tarifquelle | Ihre:r Kontoinhaber:in wählt das Tarifmodell für Ihr Unternehmen aus: Frankreich (URSSAF), Vereinigtes Königreich (HMRC), Deutschland (Bundesministerium der Finanzen) oder ein individueller Tarif. |
Genehmigung | Ihre Führungskraft oder Ihre:r Kontoinhaber:in genehmigt die Abrechnung oder lehnt sie ab. |
🔒 Zugriff: Für Kilometergeld muss Ihre:r Kontoinhaber:in die Funktion Auslagenerstattung unter Erstattungen aktivieren.
Was ist abgedeckt?
Kilometergeldabrechnungen decken die laufenden Kosten Ihres privaten Fahrzeugs ab, darunter:
Kraftstoff
Wartung und Reparaturen
Kfz-Versicherung
Wertminderung, also der im Laufe der Zeit sinkende Wert des Fahrzeugs
Maut- und Parkgebühren sind in einer Kilometergeldabrechnung nicht enthalten. Reichen Sie diese als separate Auslagenerstattung ein oder bezahlen Sie sie mit Ihrer Spendesk-Karte.
Wie wird die Erstattung berechnet?
Ihre:r Kontoinhaber:in wählt ein Tarifmodell für Ihr Unternehmen aus. Derselbe Tarif kann für alle Anfragen über alle Zahlungskonten des Unternehmens hinweg gelten.
Markt | Tarifbehörde | Der Tarif hängt ab von |
Frankreich | Fahrzeugtyp, steuerlicher Leistung und den in diesem Jahr bereits erstatteten Kilometern | |
Vereinigtes Königreich | Fahrzeugtyp und den in diesem Jahr bereits erstatteten Meilen | |
Deutschland | Einem festen Tarif pro Kilometer | |
Individueller Tarif | Wird von Ihrem Unternehmen festgelegt | Einem festen Tarif pro Kilometer, der nach Fahrzeugtyp konfiguriert werden kann |
Um einen individuellen Tarif einzurichten, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson im Kundenbetreuungsteam oder an den Kundenservice von Spendesk.
Der Erstattungsbetrag wird automatisch berechnet. Maßgeblich sind:
die Entfernung Ihrer Fahrt
der für Ihr Unternehmen ausgewählte lokale Tarif
Der Betrag kann sich zwischen Hin- und Rückfahrt unterscheiden, da die berechnete Entfernung je nach Richtung variieren kann.
Für Autos und Motorräder berechnet Spendesk die schnellste Route zwischen den beiden Adressen und bevorzugt dabei Schnellstraßen.
Für Fahrräder berechnet Spendesk die kürzeste Route zwischen den beiden Adressen.
Wenn die berechnete Entfernung ungenau ist, zum Beispiel aufgrund einer Streckenabweichung, können Sie die Gesamtentfernung vor dem Einreichen manuell bearbeiten. Manuelle Änderungen werden auf allen relevanten Seiten und in allen Exporten mit „manuell bearbeitet“ gekennzeichnet.
Wenn Sie ein Elektrofahrzeug besitzen und ein französisches Konto mit URSSAF-Tarif haben, können Sie beim Einreichen Ihrer Abrechnung die Option Elektroauto auswählen.
Kilometergeldabrechnung am Computer einreichen
Öffnen Sie links oben den Tab Neue Anfrage.
Wählen Sie Erstattung anfragen aus.
Wählen Sie unten in der Liste Kilometergeld aus.
Geben Sie die Details Ihrer Fahrt ein, einschließlich Fahrzeugtyp, Datum und Adressen.
Aktivieren Sie Elektroauto, wenn Sie ein Elektrofahrzeug fahren und Ihr französisches Konto einen URSSAF-Tarif verwendet.
Klicken Sie auf Zwischenstopp hinzufügen, wenn Ihre Fahrt mehrere Stopps umfasst.
Bearbeiten Sie die Gesamtentfernung, wenn die berechnete Route nicht mit Ihrer tatsächlich gefahrenen Strecke übereinstimmt.
Klicken Sie auf Weiter.
Geben Sie im Feld Beschreibung zusätzliche Informationen zu Ihrer Kilometergeldabrechnung an. Füllen Sie gegebenenfalls weitere Pflichtfelder wie Kostenstelle, Ausgabenkategorie oder Analysefelder aus.
Klicken Sie auf Weiter.
Überprüfen Sie die Details Ihrer Kilometergeldabrechnung und den voraussichtlichen Erstattungsbetrag.
Klicken Sie auf Einreichen.
Ihre genehmigende Person, also Ihre Führungskraft oder Ihre:r Kontoinhaber:in, genehmigt die Anfrage anschließend oder lehnt sie wie gewohnt ab.
Hin- und Rückfahrt einreichen
Um eine Hin- und Rückfahrt einzureichen, nutzen Sie die Funktion für mehrere Zwischenstopps.
Rückfahrt am selben Tag
Fügen Sie Ihren Startpunkt hinzu, Punkt A.
Fügen Sie Ihr Ziel hinzu, Punkt B.
Fügen Sie einen dritten Stopp hinzu, der Ihrem Startpunkt entspricht, also zurück zu Punkt A.
Spendesk berechnet die gesamte Hin- und Rückfahrtstrecke automatisch.
Rückfahrt an einem anderen Datum
Reichen Sie zwei separate Kilometergeldabrechnungen ein: eine für die Hinfahrt und eine für die Rückfahrt.
Kilometergeldabrechnung auf dem Smartphone einreichen
Sie können Kilometergeldabrechnungen direkt in der mobilen Spendesk-App einreichen, verfolgen und genehmigen lassen. Wiederkehrende Adressen und Fahrzeuge werden auf dem Smartphone automatisch gespeichert, damit Sie Anfragen schneller einreichen können.
Die vollständigen Schritte für die mobile Nutzung finden Sie unter Kilometergeld auf dem Smartphone einreichen.
👥 Rollen: Genehmiger:innen, also Ihre Führungskraft oder Ihre:r Kontoinhaber:in, prüfen jede Kilometergeldabrechnung und genehmigen sie oder lehnen sie ab, sowohl am Computer als auch auf dem Smartphone.
Fehlerbehebung
Symptom: Die berechnete Entfernung stimmt nicht mit der tatsächlich gefahrenen Route überein.
Ursache: Spendesk berechnet die schnellste Route für Autos und Motorräder beziehungsweise die kürzeste Route für Fahrräder. Diese muss nicht mit Streckenabweichungen oder Sperrungen auf Ihrer tatsächlichen Fahrt übereinstimmen.
Lösung: Bearbeiten Sie die Gesamtentfernung vor dem Einreichen manuell. Die Änderung wird auf allen zugehörigen Seiten und in allen Exporten mit „manuell bearbeitet“ gekennzeichnet.
Symptom: Es erscheint ein Fehler, obwohl alle Formularfelder korrekt ausgefüllt sind.
Ursache: Dies kann durch ein Problem bei der Berechnung des Erstattungssatzes für Ihren Markt verursacht werden.
Lösung: Wenden Sie sich an den Kundenservice von Spendesk, wenn der Fehler nach erneuter Überprüfung Ihrer Angaben weiterhin besteht.
Symptom: Ihre Erstattung scheint auf einem veralteten Satz zu basieren.
Ursache: Lokale staatliche Sätze werden regelmäßig aktualisiert. Zwischen einer offiziellen Satzänderung und ihrer Anwendung durch Spendesk kann es zu einer kurzen Verzögerung kommen.
Lösung: Wenden Sie sich mit dem Datum und dem Markt Ihrer Abrechnung an den Kundenservice von Spendesk. Das Team kann den angewendeten Satz prüfen und gegebenenfalls korrigieren.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Kilometergeld beanspruchen, wenn ich einen Firmenwagen fahre?
Nein. Kilometergeld deckt nur Fahrten mit Ihrem privaten Fahrzeug ab.
Sind Maut- und Parkgebühren durch eine Kilometergeldabrechnung abgedeckt?
Nein. Reichen Sie diese als separate Auslagenerstattung ein oder bezahlen Sie sie mit Ihrer Spendesk-Karte.
Kann ich für einen bestimmten Fahrzeugtyp einen anderen Satz verwenden?
Ja, sofern Ihr Unternehmen einen individuellen Satz eingerichtet hat. Wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson im Kundenbetreuungsteam oder an den Kundenservice von Spendesk, um dies einzurichten.