Nachdem Ausgabenanforderungen überprüft wurden (Genehmiger), können Finanzteams (Kontrolleure) die Bearbeitung übernehmen.
Überprüfungsschritt
Wenn Genehmiger eine Ausgabenanforderung genehmigen, wird diese im Tab Auslagen > Überprüfen angezeigt. Von
diesem Tab aus können Kontrolleure die Anforderungen einfach validieren oder ablehnen und sogar mehrere Ausgabenanforderungen gleichzeitig bearbeiten.
Erstattungsschritt
Sobald Auslagen als "überprüft" markiert sind, wechseln sie in den Tab Erstattungen einplanen.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Mitarbeiter erstatten können:
Erstattung per Überweisung direkt über Spendesk.
Exportieren Sie eine XML-SEPA-Datei (bevor Sie die XML-Datei an die Bank übermitteln).
Laden Sie eine .CSV-Zusammenfassung der fälligen Beträge herunter (bevor Sie die Zahlung manuell vom Bankkonto Ihres Unternehmens generieren).
Wenn Sie die Liste der Ausgabenanforderungen zur Erstattung an Ihre Bank exportieren, werden diese automatisch als "bezahlt" in Spendesk markiert. Sie können jedoch jederzeit die zuvor erstatteten Ausgaben (und die Art der Zahlung) nachverfolgen, indem Sie den Tab Historie aufrufen. Dieser Tab enthält alle Details der bereits erstatteten Ausgaben.
Wenn Sie in der vorherigen Schritt .CSV versehentlich ausgewählt haben, können Sie auch eine XML-Datei im Historie-Tab herunterladen (vorausgesetzt, die IBAN des Lieferanten wurde hinzugefügt und gehört zur SEPA-Region).
Jedoch, wenn Sie die Option XML/CSV zur Zahlung ausgewählt und bestätigt haben und Ihre Meinung ändern, ist es nicht mehr möglich, die 'Überweisung durch Spendesk' Option zu stornieren.
Empfangene Überweisungen
Eine Ausgabenanforderung entspricht einer Rückerstattung.
Wenn Sie 35 ausstehende Ausgabenanforderungen für denselben Benutzer erstatten, erhält der Antragsteller 35 separate eingehende Überweisungen.
Geschlossenes Bankkonto
Wenn das empfangende Konto geschlossen ist, gibt es zwei Möglichkeiten:
Der Antragsteller kann die Bank bitten, die erhaltenen Gelder zu überweisen (wenn die Bank dies nicht automatisch tut).
Andernfalls wird das Geld abgelehnt.
Buchhaltungsschritt
Sobald eine Rechnung genehmigt und überprüft wurde, wird sie zum Tab Vorbereiten verschoben und kann an Ihre Buchhaltungssoftware übermittelt werden. Eine Zahlung ist nicht erforderlich, damit die Ausgabenanforderung im Tab Vorbereiten als "Bereit" markiert wird.