Tagegelder (Per diem) sind Zahlungen an Arbeitnehmer:innen, um sie für die Zeit zu entschädigen, die sie außerhalb ihres üblichen Arbeitsortes verbringen. Diese Zahlungen werden auf Tagesbasis berechnet.
⚠️ Derzeit steht das Tagegeld nur in Deutschland zur Verfügung.
Deutsche Tagespauschalen
Im Gegensatz zu den meisten anderen Märkten gibt es in Deutschland für Tagegelder einen eigenen Rechtsrahmen und ein komplexes Regelwerk, das den Anspruch eines:r reisenden Mitarbeiter:in auf eine steuerfreie Zahlung bestimmt.
In Deutschland gibt es zwei Arten von Pauschalen:
die Verpflegungsmehraufwandspauschale und
die Übernachtungspauschale.
In Deutschland hängt der steuerfreie Pauschalbetrag, auf den ein:e Arbeitnehmer:in Anspruch hat, von der Dauer der Reise, dem Reiseziel und davon ab, ob die Person von seinem Arbeitgeber verpflegt oder beherbergt wurde oder nicht.
Die deutsche Regierung veröffentlicht routinemäßig die verschiedenen Beträge, auf die Arbeitnehmer:innen je nach Reiseziel Anspruch haben. Es ist nicht möglich, die Pauschalbeträge anzupassen oder die Sätze zu ändern. Wir verwenden die in der deutschen Verordnung veröffentlichten Sätze und sie werden automatisch aktualisiert.
Verpflegungsmehraufwand (pro Tag)
Deutsche Verpflegungspauschalen sind Zahlungen an Arbeitnehmer:innen zur Deckung ihrer Verpflegungskosten auf Reisen. Dies ist die am häufigsten verwendete Form der deutschen Verpflegungspauschale. Zu beachten ist, dass die Begriffe Verpflegungsmehraufwand und Tagespauschale gleichbedeutend verwendet werden.
Es gibt zwei verschiedene Verpflegungspauschalen, die Halbtagespauschale und die Ganztagespauschale:
Halbtagespauschale
Die Arbeitnehmer:innen erhalten diese Pauschale für:
Dienstreisen von mindestens 8 Stunden Dauer, ohne Übernachtung
Der Tag der Abreise und der Tag der Ankunft in der Heimat
Mehrtägige Dienstreisen.
Das Halbtagspauschale in Deutschland beträgt 14 €..
Ganztägige Verpflegungspauschale
Arbeitnehmer:innen erhalten diese Pauschale für Dienstreisen, die mindestens zwei Nächte oder Tage dauern, mit Ausnahme des An- und Abreisetages.
Abzüge für Mahlzeiten auf Kosten des Arbeitgebers
Erhält ein:e Arbeitnehmer:in auf Reisen vom Arbeitgeber bezahlte Mahlzeiten (Frühstück im Hotel, bezahltes Mittag- oder Abendessen), muss die steuerfreie Verpflegungspauschale gekürzt werden. Dies gilt für Frühstück, Mittagessen und Abendessen.
Hotelpauschale (Übernachtungspauschale)
Dies ist das Tagegeld, auf das Arbeitnehmer:innen Anspruch haben, wenn ihr Arbeitgeber die Kosten für ihre Übernachtungen, z. B. in Hotels, nicht übernimmt.
Berechnung der Tagespauschale
Die gesetzliche Tagespauschale, auf die ein deutscher Arbeitnehmer Anspruch hat, errechnet sich aus der Summe der Verpflegungspauschalen für jeden in Frage kommenden Tag, wobei der Abreisetag und der Rückreisetag ausgenommen sind.
Tagespauschale = Halbtagespauschale für den Anreisetag + Tagespauschale für Tag 2 + ... + Tagespauschale für Tag n + Halbtagespauschale für den Abreisetag
Anreisetag = Halbtagespauschale - Abzüge für Frühstück/Mittagessen/Abendessen
Tag n = ganztägige Verpflegungspauschale - Abzüge für Frühstück/Mittagessen/Abendessen
Abreisetag = Halbtagespauschale - Abzüge für Frühstück/Mittagessen/Abendessen
Abzüge für bezahlte Mahlzeiten
Das Tagespauschale, auf das ein:e Arbeitnehmer:in Anspruch hat, verringert sich, wenn er:sie für Frühstück, Mittag- oder Abendessen kostenlose oder bezahlte Mahlzeiten erhält.
Der Abzug wird als Prozentsatz der ganztägigen Verpflegungspauschale berechnet, und zwar zu den folgenden Sätzen:
- 20% für das Frühstück
- 40% für das Mittagessen
- 40% für das Abendessen
Das bedeutet, dass das Tagegeld um 40% * 28 Euro = 11,2 € gekürzt wird, wenn das Mittagessen auf einer Inlandsreise vom Arbeitgeber bezahlt wird (z. B. auf eigene Kosten oder im Hotel).
Das bedeutet, dass ein:e Arbeitnehmer:in, der:die Anspruch auf eine Halbtagespauschale von 14 € hat (z. B. für eine 10-stündige Dienstreise am selben Tag), ein Tagegeld von 14 € - 11,2 = 2,8 € erhalten wird.
Das bedeutet auch, dass ein:e Arbeitnehmer:in, der:die Anspruch auf eine Ganztagespauschale hat, nichts erhält, wenn ihm Frühstück, Mittagessen und Abendessen zur Verfügung gestellt werden.
Dienstreisen am selben Tag
Bei einer mindestens achtstündigen Abwesenheit vom Hauptarbeitsort hat der:die Arbeitnehmer:in Anspruch auf eine Halbtagespauschale, die in Deutschland 14 € beträgt.
Wenn der:die Arbeitnehmer:in an einem Tag mehrere Tagesreisen unternimmt, können alle Stunden zusammengerechnet werden.
Reisen mit nur einer Übernachtung
Bei einer Reise mit nur einer Übernachtung wird der:die Arbeitnehmer:in mit zwei Halbtagespauschalen entschädigt.
Mehrere Standorte am selben Tag
Der letzte Aufenthaltsort eines Reisenden vor Mitternacht bestimmt die für diese Nacht geltende Pauschale. Wenn der reisende Arbeitnehmer beispielsweise am ersten Tag seiner Reise in Paris ankommt, aber um 22 Uhr nach London umsteigt, gilt für diesen Reisetag die Londoner Halbtagspauschale.
Bei Reisen ins Ausland wird der Satz für den Ort außerhalb des Landes, in dem das Unternehmen des Reisenden ansässig ist, angewandt.
Regel für langfristige Reisen
Arbeitgeber:innen können ihren Arbeitnehmern:innen nur für drei Monate ununterbrochener Geschäftsreisen Verpflegungspauschalen gewähren. Dieser Zeitraum kann nach einer vierwöchigen Unterbrechung wieder aufgenommen werden. Dies wird als "3-Monatsfrist" oder "3-Monatsregelung" bezeichnet.