Diese Funktion kann unter Zahlungsmethoden aktiviert werden.
Wichtig: Das tägliche Limit beträgt 100.000 EUR/GBP pro Einheit.
So erstatten Sie Spesen
Als Controllerin oder Kontoinhaberin gehen Sie zu Erstattungen planen und wählen Sie die Mitarbeiter*innen aus, die Sie erstatten möchten. Danach:
Wählen Sie ein Ausführungsdatum
Heute zahlen: Standardmäßig haben die ausgewählten Spesen ein Ausführungsdatum für den aktuellen Tag. Sobald die Kontoinhaber*in dies bestätigt, wird die Überweisung am nächsten Morgen von unserem Bankpartner ausgeführt.
(Die Gutschrift erfolgt 1 bis 5 Tage später)
Später zahlen: Sie können eine Überweisung für ein späteres Datum planen, indem Sie ein benutzerdefiniertes Ausführungsdatum auswählen. Sobald die Kontoinhaber*in dies bestätigt, wird die Überweisung am gewählten Datum ausgeführt.
Wählen Sie, ob Sie über Spendesk oder Ihr Bankkonto erstatten möchten
Über Spendesk: Standardmäßig werden die ausgewählten Spesen über Spendesk erstattet, indem die verfügbaren Mittel in Ihrem Wallet verwendet werden. Als Kontoinhaber*in müssen Sie Ihre Telefonnummer zu Spendesk hinzufügen, um eine Überweisung zu bestätigen.
Über Ihre Bank: Sie können Mitarbeiter*innen per Überweisung über Ihr Bankkonto erstatten, anstatt Spendesk zu nutzen. Wählen Sie dazu die Option XML- oder CSV-Erstattung.
Wenn Sie sich für die Erstattung "Über Spendesk" entscheiden, wird die Kontoinhaberin per E-Mail benachrichtigt und muss die Rückerstattung in Bestätigen bestätigen. Ein Bestätigungscode wird gesendet, und die Kontoinhaberin muss ihre Telefonnummer bei Spendesk hinterlegen, um diesen zu erhalten.
Änderung der Zahlungsoptionen
Falls Sie bereits die Option XML/CSV gewählt, diese bestätigt und dann Ihre Meinung geändert haben, ist es nicht möglich, zur Option "Per Überweisung über Spendesk" zu wechseln. In diesem Fall müssen Sie die XML/CSV-Datei manuell über Ihr Bankkonto verarbeiten.
Wissenswertes
Wenn Sie sich im SEPA-Raum befinden und ein Euro-Wallet besitzen, können Sie die Bankdaten Ihrer Mitarbeiter*innen hinzufügen und eine SEPA-XML-Datei herunterladen, falls Sie die Funktion "Über Spendesk erstatten" nicht nutzen möchten.
Solange das Ausführungsdatum nicht erreicht ist, können Sie die Überweisung unter Spesen > Verlauf stornieren.
Bei unzureichenden Mitteln in Ihrem Wallet wird die Überweisung wahrscheinlich fehlschlagen. Stellen Sie sicher, dass Sie vor der Planung der Erstattungen Mittel in Ihr Wallet einzahlen.
Wenn Sie das Spesenmodul deaktivieren, haben Controller*innen weiterhin Zugriff auf die Registerkarte und deren Verlauf (Zahlungsverlauf).
FAQ
1. Was passiert, wenn ich die Überweisung nicht vor dem Ausführungsdatum bestätige?
Die Überweisung wird nicht ausgeführt, bis sie von der Kontoinhaber*in bestätigt wurde.
2. Kann ich in anderen Währungen als EUR/GBP erstatten?
Derzeit unterstützt diese Funktion Erstattungen in EUR und GBP. Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichende Mittel im entsprechenden Wallet haben.
3. Wie kann ich meine Telefonnummer zu Spendesk hinzufügen?
Gehen Sie zu Einstellungen > Profil und geben Sie Ihre Telefonnummer ein. Dieser Schritt ist erforderlich, um Bestätigungscodes für Überweisungen zu erhalten.