Navigieren Sie zur Registerkarte Vorbereiten
Gehen Sie zur Registerkarte Buchhaltung > Vorbereiten, um Ihre Zahlungen und Verbindlichkeiten zu überprüfen, zu bearbeiten und zu validieren. Dazu gehört das Hinzufügen von Mehrwertsteuerdetails, das Zuweisen von Kostenkonten, das Überprüfen von Lieferanten und anderen notwendigen Informationen.
Überprüfen Sie die Belege
Stellen Sie sicher, dass alle Belege vorhanden und gültig sind.
Fehlende Belege:
Senden Sie dem Anforderer eine Erinnerung per Slack oder E-Mail.
Alternativ können Sie den Beleg selbst hochladen.
Statusleitfaden für Belege:
Grün: Beleg ist gültig.
Orange: Beleg ist ungültig.
Rot: Beleg fehlt.
Grau: Beleg wurde als verloren gemeldet.
Blau: Beleg fehlt, ist aber nicht überfällig.
Überprüfen Sie Zahlungsinformationen
Überprüfen und aktualisieren Sie bei einer Zahlung gegebenenfalls folgende Angaben:
Lieferanteninformationen
Steuersatz
Zahlungsart
Kostenkonten
Wenn eine Zahlung keine Mehrwertsteuer enthält, wählen Sie Steuerbefreit.
Das Ausfüllen der Mehrwertsteuer- und Kostenkonten ist obligatorisch, es sei denn, Sie führen die Buchhaltung außerhalb von Spendesk oder verwenden ein Platzhalterkonto ("Dummy").
Sobald alles überprüft wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Als bereit markieren, um die Zahlung in die Registerkarte Exportieren zu verschieben.
Ein Fehler gemacht?
Wenn Sie eine Zahlung zu schnell validiert haben, können Sie dies korrigieren:
Gehen Sie zur Registerkarte Exportieren und wählen Sie Ansehen.
Klicken Sie auf die Zahlung und verwenden Sie die Schaltfläche Zurück an Vorbereiten senden, um Anpassungen vorzunehmen.
Verwenden Sie die Funktion "Gruppieren nach"
Die Gruppieren-nach-Funktion ermöglicht es Ihnen, ähnliche Zahlungen effizient gleichzeitig zu aktualisieren. Gruppieren Sie Zahlungen nach:
Kostenart
Lieferant
Kostenkonto
Mehrwertsteuerkonto
Nach der Gruppierung wählen Sie die Zahlungen aus und klicken auf Transaktionen bearbeiten oder Als bereit markieren.
Wichtige Hinweise:
Bei der Bearbeitung mehrerer Zahlungen gelten die Änderungen für alle ausgewählten Elemente.
Wenn eine Zahlung nach dem Markieren als bereit wieder in der Registerkarte Vorbereiten erscheint, könnte dies an einer Aktualisierung eines Mehrwertsteuer- oder Kostenkontos liegen. Zahlungen, die noch nicht exportiert wurden, kehren zurück, um sicherzustellen, dass alle Aktualisierungen angewendet werden.