Die Einstellung für Mitarbeiterkonten ist nur für Controller und Kontoinhaber verfügbar, die das Modul für Spesenabrechnungen aktiviert haben. Diese Funktion ist noch nicht für Xero- und Datev-Nutzer verfügbar.
In Spendesk haben Sie 4 Möglichkeiten, Spesenabrechnungen zu buchen:
Nur ein Standardkonto verwenden,
Nur spezifische Mitarbeiterkonten verwenden,
Sowohl spezifische Mitarbeiterkonten als auch das Standardkonto verwenden,
Mitarbeiterkonten und Hilfskonten verwenden.
Ein Standard-Mitarbeiterkonto verwenden
Falls Sie keine spezifischen Mitarbeiterkonten haben oder alle Spesenabrechnungen unter demselben Konto buchen möchten, können Sie ein Standard-Mitarbeiterkonto verwenden.
Fügen Sie Ihr generisches Konto hinzu unter Einstellungen > Kontenplan > Mitarbeiterkonten: Geben Sie den Code ein und speichern Sie ihn.
Ein spezifisches Mitarbeiterkonto hinzufügen
Es gibt 2 Möglichkeiten, ein Mitarbeiterkonto hinzuzufügen.
Über die Buchhaltungseinstellungen
Gehen Sie zu Einstellungen > Kontenplan und dann zum Abschnitt Mitarbeiterkonten. Füllen Sie die Tabelle aus, indem Sie den Namen des Mitarbeiters aus dem Dropdown-Menü auswählen. Fügen Sie anschließend das spezifische Mitarbeiterkonto neben dem Namen des Mitarbeiters hinzu.
Wir kennzeichnen Duplikate, um Verwechslungen zu vermeiden. Sie können die Spalten auch alphabetisch sortieren, indem Sie auf die Kopfzeile klicken.
Während der Vorbereitung des Monatsabschlusses
Sie können das Mitarbeiterkonto auch direkt über den Tab Buchhaltung > Vorbereiten hinzufügen.
Um nur Spesenabrechnungen anzuzeigen, verwenden Sie die Gruppieren nach > Ausgabenart-Funktion.
Ein spezifisches Mitarbeiterkonto entfernen
Sie können ein Mitarbeiterkonto unter Einstellungen > Kontenplan > Mitarbeiterkonten entfernen. Klicken Sie auf das kleine Papierkorb-Symbol in der entsprechenden Zeile, um das Mitarbeiterkonto zu entfernen.
Das Mitarbeiterkonto in Exportdateien finden
Im Buchhaltung-Exportieren haben Sie zwei Dokumente:
Einkaufsjournal
Wenn Sie eine Exportvorlage mit doppelter Buchführung (Soll/Haben) verwenden, befindet sich das Mitarbeiterkonto in der Haben-Zeile.
Wenn Sie eine Exportvorlage mit einfacher Buchführung verwenden, wird es in der Spalte "Gegenpartei" angezeigt.
Bankjournal
Wenn Sie Ihren Mitarbeiter über Spendesk erstattet haben, erscheinen die entsprechenden Spesenabrechnungen automatisch im Bankjournal. Mitarbeiterkonten werden in der Spalte "Gegenpartei" angezeigt. Andernfalls bleibt das Bankjournal leer.
Das Spendesk-Bankkonto wird zu einem Lieferantenkonto (401 Sonstiges). Sie finden es unter Einstellungen > Kontenplan > Sonstiges Konto. Im Bankjournal werden alle Zahlungen mit virtuellen oder physischen Spendesk-Karten nun unter diesem Konto 401 angezeigt.