Kontoinhaber:innen und Admins können für jede physische Firmenkarte ein Budget festlegen, die Bargeldabhebung aktivieren und erweiterte Einschränkungen hinzufügen.
Für: Kontoinhaber:innen und Admins.
Bevor Sie beginnen
Nur Kontoinhaber:innen und Admins können Ausgabenkontrollen für Karten einrichten oder bearbeiten.
Die Bargeldabhebung muss zunächst von Ihrem CSM oder Account Billing Manager auf Unternehmensebene aktiviert werden, bevor Sie sie für einzelne Karten einschalten können.
Erweiterte Kontrollen (Ausgabenkategorien, Nutzungszeitraum, Einschränkungen für Online-Zahlungen) sind nur in bestimmten Abo-Tarifen verfügbar.
👥 Rollen: Nur Kontoinhaber:innen und Admins können Ausgabenkontrollen für physische Karten einrichten oder bearbeiten.
Startbudget festlegen
Das Startbudget ist ein einmaliger Betrag, der auf die Karte geladen wird. Er steht dem Nutzer zur Verfügung, sobald er die Karte aktiviert. Sie legen diesen Betrag nur einmal fest, während der Bestellung der Karte.
Gehen Sie zu Karten.
Klicken Sie auf Karte bestellen.
Geben Sie im Feld Budget einen Betrag größer als 0 ein.
Schließen Sie die restlichen Schritte der Bestellung ab.
Den vollständigen Bestellvorgang finden Sie unter Physische Karten bestellen.
Monatliches Budget festlegen
Ein monatliches Budget ist ein wiederkehrendes Ausgabenlimit, das Sie für eine Karte festlegen – kein fester Betrag, der jeden Monat neu auf die Karte geladen wird.
Gehen Sie zu Karten.
Wählen Sie die Karte aus, die Sie konfigurieren möchten.
Klicken Sie auf Karteneinstellungen.
Geben Sie den Betrag im Feld Monatliches Budget ein.
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
Zu Beginn jedes Monats vergleicht Spendesk das verfügbare Guthaben der Karte mit dem monatlichen Budget:
Liegt das verfügbare Guthaben unter dem monatlichen Budget, wird das Kartenguthaben bis zur Höhe des monatlichen Budgets aufgefüllt.
Liegt das verfügbare Guthaben auf Höhe des monatlichen Budgets oder darüber (zum Beispiel durch eine genehmigte einmalige Aufladung), erfolgt keine Auffüllung und das Guthaben bleibt unverändert.
💡 Beispiel: Eine Karte hat ein monatliches Budget von 500 €. Der Nutzer gibt 100 € aus, sodass ein verfügbares Guthaben von 400 € bleibt. Da 400 € unter 500 € liegen, wird die Karte zu Beginn des nächsten Monats auf 500 € aufgefüllt. Das monatliche Budget ist ein Ausgabenlimit, das sich jeden Monat zurücksetzt – es ist kein zusätzliches Geld, das zum verbleibenden Betrag hinzukommt.
Bargeldabhebung aktivieren
Mit der Bargeldabhebung können Karteninhaber:innen mit ihrer physischen Karte Bargeld an Geldautomaten abheben. Sie können diese Funktion jederzeit für eine Karte deaktivieren.
Kontaktieren Sie Ihren CSM oder Account Billing Manager, um die Bargeldabhebung auf Unternehmensebene zu aktivieren, falls noch nicht geschehen.
Gehen Sie zu Karten.
Wählen Sie die Karte aus, die Sie konfigurieren möchten.
Klicken Sie auf Karteneinstellungen.
Aktivieren Sie den Schalter Bargeldabhebung.
Klicken Sie auf Einstellungen speichern.
⚠️ Für jede Abhebung fällt eine Gebühr von 0,75 % an, mindestens jedoch 1 € (oder der entsprechende Betrag in der Kartenwährung). Bei einer Abhebung in einer anderen Währung als der Ihres Unternehmenskontos fällt zusätzlich eine Währungsumrechnungsgebühr von 2,99 % an. Einige Geldautomaten erheben zudem eigene Gebühren.
Erweiterte Kontrollen
Je nach Abo-Tarif können Sie außerdem Folgendes einschränken:
Ob Online-Zahlungen zulässig sind.
Den Nutzungszeitraum (Wochentage und Uhrzeiten, zu denen die Karte verwendet werden kann).
Welche Ausgabenkategorien zulässig sind.
Ob kontaktlose Zahlungen zulässig sind.
Diese Einstellungen konfigurieren Sie auf derselben Seite Karteneinstellungen, im Bereich Erweiterte Einstellungen. Die vollständigen Schritte finden Sie unter Erweiterte Ausgabenkontrollen für physische Karten einrichten.
🔒 Erweiterte Kontrollen (Ausgabenkategorien, Nutzungszeitraum, Einschränkungen für Online-Zahlungen) sind nur in bestimmten Abo-Tarifen verfügbar.
Erwartetes Ergebnis
Nach dem Speichern gilt das neue Budget, die Einstellung zur Bargeldabhebung oder die erweiterte Einschränkung sofort für die Karte. Der/die Karteninhaber:in sieht die aktualisierten Limits und Berechtigungen im Reiter Karten.
Fehlerbehebung
Symptom: Der Schalter „Bargeldabhebung" ist in den Karteneinstellungen ausgegraut oder nicht sichtbar.
Ursache: Die Bargeldabhebung wurde auf Unternehmensebene noch nicht aktiviert. Lösung: Kontaktieren Sie Ihren CSM oder Account Billing Manager, um die Funktion für Ihr Unternehmen zu aktivieren, und versuchen Sie es danach erneut in den Karteneinstellungen.
Symptom: Bei einer Abhebung wird mehr berechnet als erwartet.
Ursache: Die Abhebung erfolgte in einer anderen Währung als der des Unternehmenskontos, oder der Geldautomat hat eine eigene Gebühr erhoben. Lösung: Prüfen Sie, ob die Abhebungsgebühr von 0,75 % (mindestens 1 €) und, falls zutreffend, die Währungsumrechnungsgebühr von 2,99 % den Unterschied erklären. Eine verbleibende Differenz kann an einer Gebühr des Geldautomatenbetreibers liegen, auf die Spendesk keinen Einfluss hat.
Symptom: Das Kartenguthaben wurde zu Monatsbeginn nicht aufgefüllt, obwohl weniger als das monatliche Budget ausgegeben wurde.
Ursache: Das verfügbare Guthaben lag zum Zeitpunkt der Zurücksetzung bereits auf Höhe des monatlichen Budgets oder darüber, oft durch eine genehmigte einmalige Aufladung.
Lösung: Prüfen Sie das verfügbare Guthaben am Ende des Vormonats. Lag es auf Höhe des monatlichen Budgets oder darüber, ist eine ausbleibende Auffüllung normal.
Symptom: Erweiterte Einstellungen (Ausgabenkategorien, Nutzungszeitraum) sind für eine Karte nicht sichtbar.
Ursache: Erweiterte Kontrollen sind in Ihrem aktuellen Abo-Tarif nicht enthalten. Lösung: Kontaktieren Sie Ihren CSM, um zu prüfen, ob Ihr Tarif erweiterte Kartenkontrollen unterstützt.
FAQ
Kann ich das monatliche Budget einer Karte nach der Aktivierung ändern?
Ja. Gehen Sie zu Karten, wählen Sie die Karte aus, klicken Sie auf Karteneinstellungen und aktualisieren Sie das Feld Monatliches Budget.
Wird ein nicht genutztes monatliches Budget auf den nächsten Monat übertragen? Der nicht genutzte Betrag geht nicht verloren – er bleibt Teil des verfügbaren Kartenguthabens. Zu Monatsbeginn füllt Spendesk das Guthaben nur auf, wenn es unter dem monatlichen Budget liegt; der Betrag des monatlichen Budgets wird nie zusätzlich zum verbleibenden Guthaben hinzugefügt.
Wer kann die Bargeldabhebung für eine Karte einrichten?
Nur Kontoinhaber:innen und Admins können die Bargeldabhebung in den Karteneinstellungen aktivieren, nachdem die Funktion auf Unternehmensebene freigeschaltet wurde.
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