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Was ist ein gültiger Beleg?
Diese Woche aktualisiert

Wenn Sie eine Zahlung mit einer virtuellen oder physischen Karte tätigen oder eine Erstattung anfordern, müssen Sie einen Beleg für Ihren Einkauf in Spendesk beifügen. Dies ist eine gesetzliche Anforderung für buchhalterische und steuerliche Zwecke.

Es ist wichtig zu beachten:

Kreditkartenabrechnungen, Reise- oder Fahrtdetails, Bestellformulare und Kaufaufträge sind keine gültigen Belege.

Ein gültiger Beleg ist ein Dokument, das vom Händler als Nachweis für Ihren Kauf von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt wird. Es muss die folgenden Informationen enthalten:

  • Das Kaufdatum

  • Den Namen und die Adresse des Lieferanten

  • Eine Beschreibung der gekauften Artikel, einschließlich einzelner Preise und Mengen

  • Die Mehrwertsteuer, falls zutreffend

  • Den Gesamtpreis

Wie lade ich meinen Beleg auf Spendesk hoch?

Es gibt vier Möglichkeiten, Ihren Beleg hochzuladen:

  • Spendesk mobile App: Machen Sie ein Foto von Ihrem Beleg.

  • Desktop-Oberfläche auf Spendesk.com: Ziehen Sie den Beleg auf die zugehörige Zahlung.

  • Antwort per E-Mail: Antworten Sie auf die Zahlungsbestätigungs-E-Mail und fügen Sie den Beleg als Anhang bei.

  • E-Mail-Weiterleitung: Leiten Sie Ihren Beleg per E-Mail an Marvin weiter an receipts+yourcompanyid@spendesk.com. Diese E-Mail-Adresse finden Sie im Abschnitt "Zahlungen" Ihres Unternehmenskontos auf Spendesk, falls erforderlich.

Für weitere Details lesen Sie unseren speziellen Artikel.

Was tun, wenn Sie keinen Beleg vorlegen können?

Wenn der Händler Ihnen keinen Beleg ausgestellt hat oder Sie ihn verloren haben, müssen Sie dies dennoch in Spendesk melden. Klicken Sie einfach auf den Link „Kann keinen Beleg vorlegen“ im Zahlungsbereich und wählen Sie den entsprechenden Grund aus.

Erstattungen werden automatisch als „Möglicherweise gibt es keinen Beleg“ gekennzeichnet.

FAQ

Welche Dokumente gelten als gültige Belege?
Ein gültiger Beleg muss das Kaufdatum, den Namen und die Adresse des Lieferanten, eine Beschreibung der gekauften Artikel, einzelne Preise und Mengen, die Mehrwertsteuer (falls zutreffend) und den Gesamtpreis enthalten.

Kann ich meine Kreditkartenabrechnung als Beleg einreichen?
Nein, Kreditkartenabrechnungen, Reise- oder Fahrtdetails und Bestellformulare gelten nicht als gültige Belege für steuerliche und buchhalterische Zwecke.

Was passiert, wenn ich keinen Beleg vorlegen kann?
Wenn Sie keinen Beleg vorlegen können, können Sie in Spendesk die Option „Kann keinen Beleg vorlegen“ auswählen und den Grund angeben. Erstattungen werden auch als "Möglicherweise gibt es keinen Beleg" gekennzeichnet.

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