Rollen
Nur Controller:innen und Kontoinhaber:innen können Lieferantenrechnungen bezahlen oder buchen.
Eine Eingangsrechnung überprüfen
Eingangsrechnungen können in der Registerkarte Buchhaltung > Vorbereiten verbucht werden, sobald sie unter Eingangsrechnungen > Überprüfen von Controller:innen überprüft worden sind.
Bezahlen Sie überprüfte Eingangsrechnungen
Um Rechnungen zu bezahlen, gehen Sie zu Eingangsrechnungen > Zahlung planen.
Wählen Sie eine Option aus, um die Überweisung sofort, an individuellen Fälligkeitsdaten oder an einem bestimmten zukünftigen Datum auszuführen.
Jede Rechnung entspricht einer Zahlungsüberweisung. Wenn Sie beispielsweise 5 Rechnungen auf einmal an einen Lieferanten bezahlen, erhält der Lieferant 5 Überweisungen.
Wichtig: 1 Rechnung = 1 Rückerstattung. Wenn Sie 5 ausstehende Rechnungen für einen Lieferanten haben, erhält der Lieferant 5 eingehende Überweisungen.
Wichtig: Das Tageslimit beträgt 500K EUR/GBP pro Unternehmen. Wir arbeiten daran, dieses Limit zu erhöhen.
Wenn eine Überweisung fehlschlägt, kann das Finanzteam den Grund überprüfen und die Überweisung neu planen.
Zahlungsmethoden
Option 1: Zahlung direkt aus dem Spendesk Wallet
Diese Option steht nur für EUR- und GBP-Wallets zur Verfügung.
Bei Verwendung dieser Option zahlen Sie Rechnungen von Spendesk standardmäßig mit verfügbaren Wallet-Guthaben.
Bezahlen Sie zu einzelnen Fälligkeitsdaten: Standardmäßig wird die jeweils ausgewählte Zeile ausgeführt:
Wenn die Zahlung heute oder verspätet erfolgt: Sobald der:die Kontoinhaber:in dies bestätigt, wird die Zahlung bis zum nächsten Morgen von unserem Bankpartner ausgeführt. 👉 Wann erhält der:die Begünstigte die Überweisung?
Wenn die Zahlung in der Zukunft liegt: nach Bestätigung durch den:die Kontoinhaber:in wird die Überweisung zum gewählten Datum ausgeführt.
Bezahlen Sie zu einem bestimmten Datum: Sie können Überweisungen für ein bestimmtes Datum planen, indem Sie ein gemeinsames Ausführungsdatum für alle ausgewählten Zahlungen festlegen, heute oder in der Zukunft. Nach der Bestätigung durch den:die Kontoinhaber:in wird die Überweisung an dem ausgewählten Datum ausgeführt.
Wann ist die Option "Von Spendesk bezahlen" verfügbar?
Diese Option ist nur für EUR- und GBP-Entitäten verfügbar.
Für EUR-Unternehmen:
Bei Rechnungen in € an EUR-Lieferanten können sie die Option "Von Spendesk bezahlen" wählen (dieselben Regeln wie für XML SEPA).
Bei Rechnungen in Fremdwährungen oder an Nicht-EUR-Lieferanten können sie nur die Option "Von Ihrer Bank (CSV) bezahlen" auswählen.
Für GBP-Unternehmen:
Bei Rechnungen in £ an britische Lieferanten können sie die Option "Von Spendesk bezahlen" auswählen.
Bei Rechnungen in Fremdwährung oder an Lieferanten, die nicht im Vereinigten Königreich ansässig sind, können Sie nur die Option " Von Ihrer Bank bezahlen (CSV) " auswählen.
Option 2: Bezahlen Sie Ihre Rechnungen außerhalb von Spendesk (manuelle Überweisung oder XML SEPA)
Gehen Sie zum Tab "Zahlung planen" und wählen Sie die entsprechenden Verbindlichkeit aus.
Wählen Sie die Option XML-SEPA-Datei (verfügbar für europäische € SEPA-Konten: wenn aktiviert und zulässig, wird das XML-SEPA-Format ausgewählt) und klicken Sie auf "Herunterladen und als bezahlt markieren".
Eine CSV- oder XML-Datei wird auf Ihren Computer heruntergeladen.
Abschließend laden Sie bitte die XML-Datei beim Bankkonto Ihres Unternehmens hoch. Wir führen keine Überweisung für Sie durch.
Die von Spendesk bereitgestellten XML-Dateien enthalten folgende Informationen:
Firmenname
IBAN und BIC der Firma
Ausführungsdatum der Zahlung
Betrag der Zahlung
Name des Lieferanten
IBAN und BIC des Lieferanten
Beschreibung: "Name des Lieferanten + Rechnungsnummer"
Option 3: Manuelle Überweisung mit .CSV-Dokument
Navigieren Sie zur Registerkarte "Zahlung planen", wählen Sie die Verbindlichkeit aus und klicken Sie auf die .CSV-Option. Laden Sie die Datei herunter und führen Sie alle Überweisungen manuell von Ihrer Bank aus durch (wir werden die Überweisung nicht für Sie durchführen).
Wenn Sie versehentlich eine .CSV-Datei herunterladen, aber die IBAN/BIC für den Lieferanten ausgefüllt wurde, können Sie die XML-Datei unter "Eingangsrechnungen > Zahlungsvlerauf" erneut herunterladen.
🚒 Sie können eine XML-CSV herunterladen, wenn Sie versehentlich die CSV-Option gewählt haben, wenn die IBAN und der BIC (des SEPA-Netzwerks) des Lieferanten ausgefüllt sind.
Wenn Sie jedoch bereits die XML/CSV-Option zur Zahlung gewählt, bestätigt und es sich dann anders überlegt haben, ist es leider nicht mehr möglich, die Zahlung "per Überweisung von Spendesk" zu wählen. Sie müssen den XML/CSV-Posten auf Ihrem Bankkonto manuell verarbeiten.
Grenzfälle
Was passiert, wenn das Bankkonto des Empfängers geschlossen ist?
Es gibt mehrere Möglichkeiten: Entweder muss die Bank des geschlossenen Kontos aufgefordert werden, die erhaltenen Gelder zu überweisen (wenn sie dies nicht automatisch tut), oder die Gelder werden zurückgewiesen.
Mehrere Zahlungen für eine Rechnung
Wählen Sie in der Registerkarte "Eingangsrechnungen > Zahlung planen" eine Rechnung aus und verwenden Sie die Aktion "Zahlungsplan bearbeiten", um mehrere Zahlungstermine und Beträge festzulegen.
Beschreibungstext der Überweisung
Überweisungsdeskriptionen enthalten Angaben zum Aussteller, Betrag und einen zufällig generierten Code.
Für EUR-Kunden gibt es zusätzliche Optionen:
die Option, standardmäßig die Rechnungsnummer zur Beschreibung hinzuzufügen (zusätzlich zum aktuellen zufälligen Code)
die Möglichkeit, auf dem Überprüfungsschritt einen "Zahlungsverweis" einzugeben (maximal 18 Zeichen), der in der Beschreibung angezeigt wird (zusätzlich zum aktuellen zufälligen Code).
Bezahl-Status und Zahlungsverlauf
Wenn Ihre Rechnungen bezahlt sind, werden sie vom Tab "Eingangsrechnungen" zum Tab "Buchhaltung > Alle Zahlungen" verschoben. Jede Rechnungszahlung wird dann auch unter "Eingangsrechnungen > Zahlungsverlauf" angezeigt werden. Die Lieferanten erhalten die Gelder mit der folgenden Beschreibung: "Spendesk + Name des Lieferanten + Rechnungsnummer".
Sie können auch nachsehen, welches Zahlungsmittel verwendet wurde: von Spendesk, CSV (=manuelle Überweisung) oder XML SEPA.
Purchase Orders
Bestellungen können eingereicht werden. Beachten Sie unseren Artikel zum Thema.