Rollen
Nur Controller:innen und Kontoinhaber:innen können Lieferantenrechnungen bezahlen oder buchen.
Eine Rechnung überprüfen
Rechnungen müssen von Controllern in Rechnungen > Überprüfen geprüft werden, bevor sie aus Rechnungen > Planen geplant und aus der Registerkarte Vorbereiten für die Buchhaltung vorbereitet werden. Anschließend können sie aus der Registerkarte Exportieren exportiert werden.
Rechnungen bezahlen
Gehen Sie zur Registerkarte Rechnungen und wählen Sie Planen.
Wählen Sie eine Option, um sofort auszuführen, an individuellen Fälligkeitsdaten oder an einem bestimmten zukünftigen Datum.
Jede Rechnung entspricht einer einzelnen Zahlung. Wenn Sie 5 Rechnungen auf einmal an einen Lieferanten bezahlen, erhält der Lieferant 5 Zahlungen.
Das tägliche Limit für Transaktionen beträgt 500.000 EUR/GBP pro Entität, einschließlich Rechnungs- und Auslagentransfers.
Wenn eine Überweisung fehlschlägt, können die Finanzteams (AO oder Controller) sie in der Registerkarte Planen sehen, den Grund überprüfen und die Überweisung neu planen.
Registerkarte Zahlungsstatus und -historie (erneut eine .csv / .xml-Datei herunterladen)
Bezahlte Rechnungen werden in die Registerkarte Alle Ausgaben > Alle Zahlungen verschoben.
Rechnungszahlungsdetails erscheinen in Rechnungen > Historie und Alle Zahlungen mit der Beschreibung "Spendesk + Lieferantenname + Rechnungsnummer."
Zahlungsmethoden
Option Zahlung über Spendesk
Diese Option ist nur für EUR- und GBP-Einheiten verfügbar.
Mit dieser Option bezahlen Sie Rechnungen über Spendesk, indem Sie standardmäßig verfügbare Wallet-Fonds verwenden.
Ausführungsdatum wählen
Wenn die Zahlung verspätet ist oder heute fällig ist: Sobald der Kontoinhaber bestätigt, wird sie zwischen jetzt und dem nächsten Morgen durch unseren Bankpartner ausgeführt.
👉 Wann erhält der Begünstigte die Überweisung?
Wenn die Zahlung in der Zukunft geplant ist: Nach Bestätigung durch den Kontoinhaber wird die Überweisung am ausgewählten Datum ausgeführt.
Alles an einem bestimmten Datum bezahlen
Sie können eine Überweisung für ein bestimmtes Datum planen, indem Sie für alle ausgewählten Zahlungen ein gemeinsames Ausführungsdatum wählen, heute oder in der Zukunft. Sobald es vom Kontoinhaber bestätigt wurde, wird die Überweisung zum ausgewählten Datum ausgeführt.
Kontoinhaber können Zahlungen in Rechnungen > Bestätigen bestätigen. Diese Registerkarte ist nur für Kontoinhaber verfügbar.
Die Ausführung der Zahlung dauert in der Regel 1-3 Tage, und fehlgeschlagene Zahlungen können von der Registerkarte Planen aus neu geplant werden.
Wann ist die Option "Über Spendesk bezahlen" verfügbar?
Diese Option ist nur für EUR- und GBP-Einheiten verfügbar.
Für EUR-Einheiten: Wenn eine Rechnung in €, an einen EUR-Lieferanten, können Sie die Option "Über Spendesk bezahlen" auswählen (gleiche Regeln wie für SEPA XML).
Wenn eine Rechnung in einer Fremdwährung oder an einen Nicht-EUR-Lieferanten ist, können Sie nur die Option "Über Ihre Bank (CSV)" auswählen.
Für GBP-Einheiten:
Wenn eine Rechnung in £, an einen britischen Lieferanten, können Sie die Option "Über Spendesk bezahlen" auswählen.
Wenn eine Rechnung in Fremdwährung oder an einen Lieferanten außerhalb des Vereinigten Königreichs ist, können Sie nur die Option "Über Ihre Bank (CSV)" auswählen.
Manuelle Überweisung (XML SEPA)
Gehen Sie zur Registerkarte Planen, wählen Sie Rechnungszahlungen und wählen Sie die XML SEPA-Option.
Laden Sie die Datei herunter und laden Sie sie auf das Bankkonto des Unternehmens hoch (wir führen die Zahlung nicht für Sie aus).
Wenn Ihr Lieferant keinen IBAN/BIC hinterlegt hat, können Sie keine XML SEPA-Datei herunterladen.
Die Bankdaten Ihres Lieferanten müssen ebenfalls in den SEPA-Ländern enthalten sein.
Die von Spendesk bereitgestellten XML-Dateien enthalten folgende Informationen:
Firmenname
IBAN und BIC des Unternehmens
Zahlungsdatum
Zahlungsbetrag
Lieferantenname
IBAN und BIC des Lieferanten
Beschreibung: "Lieferantenname + Rechnungsnummer"
Manuelle Überweisung (.CSV)
Gehen Sie zur Registerkarte Planen, wählen Sie Rechnungszahlungen und wählen Sie die CSV-Option. Laden Sie die Datei herunter und führen Sie alle Zahlungen manuell von Ihrer Bank aus (wir führen die Zahlung nicht für Sie aus).
Wenn Sie eine .CSV-Datei versehentlich heruntergeladen haben, aber IBAN/BIC für den Lieferanten ausgefüllt war, können Sie die XML-Datei erneut in Rechnungen > Historie herunterladen.
Sie können eine XML-Datei herunterladen, wenn Sie versehentlich die CSV-Option ausgewählt haben und die IBAN und BIC des Lieferanten (aus dem SEPA-Netzwerk) hinterlegt sind.
Wenn Sie jedoch bereits die XML/CSV-Option zum Bezahlen gewählt haben, dies bestätigt haben und dann Ihre Meinung ändern, ist es leider nicht mehr möglich, eine Zahlung "über Spendesk" zu wählen. Sie müssen das XML/CSV-Batch manuell auf Ihrem Bankkonto bearbeiten.
Besondere Fälle
Geschlossenes Bankkonto des Empfängers
Wenn das Bankkonto des Empfängers geschlossen ist, müssen die Gelder möglicherweise manuell überwiesen oder abgelehnt werden.
Mehrere Zahlungen für eine Rechnung
In der Registerkarte Rechnungen > Planen, wählen Sie eine Rechnung aus und verwenden Sie die Aktion Zahlungsplan bearbeiten, um mehrere Zahlungsdaten und -beträge festzulegen.
Überweisungsbezeichner
Die Überweisungsbezeichner enthalten die Details des Ausstellers, den Betrag und einen zufällig generierten Code.
Für EUR-Kunden, zusätzliche Optionen:
Eine Option, um die Rechnungsnummer standardmäßig in der Beschreibung hinzuzufügen (zusätzlich zum aktuellen zufälligen Code).
Die Möglichkeit, einen "Zahlungsreferenz" beim Überprüfungsschritt einzugeben (max. 18 Zeichen), der in der Beschreibung angezeigt wird (zusätzlich zum aktuellen zufälligen Code).
Bestellungen
Bestellungen können eingereicht werden. Lesen Sie unseren Artikel dazu.
Bestellungen können eingereicht werden. Beachten Sie unseren Artikel zum Thema.