Nachdem Sie Ihre Rechnungen geprüft haben, können Sie sie jetzt bezahlen.
Für: Controllers und Account Owners in allen Spendesk-Plänen, die das Kreditorenbuchhaltungsmodul (Accounts Payable, AP) enthalten.
Bevor Sie beginnen
Anforderung | Details |
Rollen | Nur Controllers und Account Owners können Lieferantenrechnungen bezahlen oder verbuchen. Account Owners können Zahlungen bestätigen. Das gilt auch für Controllers, denen das Recht „Zahlungen bestätigen“ erteilt wurde. |
Plan | Erfordert das Kreditorenbuchhaltungsmodul (Accounts Payable, AP) sowie die Funktion „Submit my Invoice“. |
Inlandszahlungen | Verfügbar für EUR-Wallets, wenn die Lieferanten in der SEPA-Zone sind, und für GBP-Wallets, wenn die Lieferanten im Vereinigten Königreich sind. |
Internationale Zahlungen | Erfordern eine Einrichtung mit Wise. Verfügbar für EWR-Entitäten und britische Entitäten. |
Bankdaten des Lieferanten | Die IBAN/BIC des Lieferanten oder seine lokalen Bankdaten müssen vollständig und korrekt sein, bevor Sie per Überweisung bezahlen können. |
👥 Rollen: Nur Controllers und Account Owners sind berechtigt, Lieferantenrechnungen zu bezahlen oder zu verbuchen.
Schritt 1: Rechnung prüfen
Navigieren Sie zu Eingangsrechnungen > Prüfen.
Öffnen Sie die Rechnung, die Sie bearbeiten möchten.
Prüfen Sie, ob der Name des Lieferanten, die Bankdaten und das Kreditorenkonto vollständig sind. Ergänzen Sie fehlende Angaben bei Bedarf.
Klicken Sie auf Zur Planung senden, um die Rechnung weiterzuleiten.
Geprüfte Rechnungen werden zu Eingangsrechnungen > Planen verschoben. Von dort werden Rechnungen im Tab Vorbereiten auch für die Buchhaltung vorbereitet und können später im Tab Exportieren exportiert werden.
Schritt 2: Zahlung planen
Navigieren Sie zu Eingangsrechnungen > Planen.
Wählen Sie die Rechnung(en) aus, die Sie bezahlen möchten.
Wählen Sie ein Ausführungsdatum:
Sofort ausführen
Am Fälligkeitsdatum der Rechnung ausführen
An einem bestimmten zukünftigen Datum ausführen
💡 Tipp: Sie können für mehrere Rechnungen gleichzeitig ein gemeinsames Ausführungsdatum wählen, um sie zusammen zu planen.
Jede Rechnung entspricht einer Zahlungsüberweisung. Wenn Sie 5 Rechnungen gleichzeitig an denselben Lieferanten bezahlen, erhält der Lieferant 5 separate Überweisungen.
🔒 Zugriff: Britische Entitäten können ein zukünftiges Ausführungsdatum bis zu 30 Tage im Voraus wählen. Das geplante Datum ändert sich nicht mehr, sobald die Zahlung bestätigt wurde.
Schritt 3: Zahlungsmethode wählen
Die verfügbare Zahlungsmethode hängt von der Währung Ihres Wallets, der Rechnungswährung und dem Standort des Lieferanten ab.
Methode | Wann sie verwendet wird | Wer die Überweisung ausführt |
Pay from Spendesk | EUR-Wallet für Zahlungen an EUR-Lieferanten in der SEPA-Zone, GBP-Wallet für Zahlungen an britische Lieferanten in GBP oder internationale Zahlungen in einer unterstützten Währung, für EWR-Entitäten und schrittweise auch für britische Entitäten | Spendesk über seinen Bankpartner |
Manuelle Überweisung, XML SEPA | EUR-Lieferant mit hinterlegter IBAN/BIC, wenn Sie die Überweisung selbst ausführen möchten | Sie, vom Bankkonto Ihres Unternehmens |
Manuelle Überweisung, CSV | Jeder Lieferant, wenn „Pay from Spendesk“ oder XML SEPA nicht verfügbar ist | Sie, vom Bankkonto Ihres Unternehmens |
Zahlung per Karte | Geeignete Rechnungen innerhalb Ihres Kartenlimits | Spendesk über eine virtuelle Einmalkarte |
Wählen Sie in der Rechnung Ihre bevorzugte Zahlungsmethode aus.
Wenn Sie für eine internationale Zahlung Pay from Spendesk wählen, füllen Sie das Empfängerformular mit den erforderlichen Angaben aus. Diese Angaben variieren je nach Land und Währung.
Klicken Sie auf Zur Bestätigung senden.
Wann ist „Pay from Spendesk“ verfügbar?
EUR-Entitäten: verfügbar für EUR-Rechnungen an EUR-Lieferanten gemäß denselben Regeln wie XML SEPA. Wenn Ihre Rechnung in einer anderen unterstützten Währung ausgestellt ist, können Sie diese Option nach erfolgreichem Ausfüllen des Empfängerformulars nutzen. Für nicht unterstützte Währungen ist weiterhin die Option „Pay from your Bank“ (CSV) erforderlich.
GBP-Entitäten: verfügbar für GBP-Rechnungen an britische Lieferanten. Die Unterstützung für andere unterstützte Währungen wird schrittweise eingeführt. Für nicht unterstützte Währungen ist weiterhin die Option „Pay from your Bank“ (CSV) erforderlich.
Für internationale Zahlungen in einer anderen Währung als Ihrer Wallet-Währung finden Sie die vollständige Liste der unterstützten Währungen, Gebühren und Einrichtungsschritte unter Internationale Rechnungen über Spendesk bezahlen. Informationen zu Zahlungen mit virtueller Karte finden Sie unter Rechnungen mit Karte bezahlen.
Schritt 4: Zahlung bestätigen
Navigieren Sie zu Eingangsrechnungen > Bestätigen. Diese Option ist für Account Owners und für Controllers verfügbar, denen das Recht „Zahlungen bestätigen“ erteilt wurde.
Wählen Sie die zu bestätigende(n) Rechnung(en) aus.
Prüfen Sie die Überweisungsdetails, einschließlich Betrag, Ausführungsdatum sowie bei internationalen Zahlungen Wechselkurs und Gebühren.
Klicken Sie auf Überweisung(en) bestätigen.
Erwartete Ergebnisse
Wenn die Zahlung heute fällig oder überfällig ist: Nach der Bestätigung führt unser Bankpartner die Zahlung zwischen jetzt und dem nächsten Morgen aus.
Wenn die Zahlung für ein zukünftiges Datum geplant ist: Nach der Bestätigung wird die Überweisung am gewählten Datum ausgeführt.
Inlandsüberweisungen werden in der Regel innerhalb von 1 bis 3 Tagen ausgeführt.
Internationale Überweisungen können je nach Währung und Überweisungsart wenige Sekunden bis zu 5 Tage dauern.
Schritt 5: Zahlung verfolgen
Navigieren Sie zu Alle Ausgaben > Alle Zahlungen, um bezahlte Rechnungen einzusehen.
Navigieren Sie zu Eingangsrechnungen > Verlauf, um einzelne Zahlungsdetails anzuzeigen.
Achten Sie auf das Beschreibungsformat: „Spendesk + Lieferantenname + Rechnungsnummer“.
Klicken Sie auf eine Zahlung, um bei Bedarf die zugehörige CSV- oder XML-Datei erneut herunterzuladen.
Manuelle Überweisungsdateien, XML SEPA und CSV
XML SEPA
Navigieren Sie zu Eingangsrechnungen > Planen.
Wählen Sie die zu exportierenden Rechnungszahlungen aus.
Wählen Sie die Option XML SEPA.
Laden Sie die Datei herunter und laden Sie sie in das Bankkonto Ihres Unternehmens hoch.
Spendesk führt diese Überweisung nicht für Sie aus. Die XML-Datei enthält: Firmenname, IBAN und BIC des Unternehmens, Zahlungsdatum, Zahlungsbetrag, Name des Lieferanten, IBAN und BIC des Lieferanten sowie die Beschreibung „Lieferantenname + Rechnungsnummer“.
⚠️ Warnung: Wenn die Bankdaten Ihres Lieferanten nicht Teil des SEPA-Netzwerks sind oder das Feld IBAN/BIC leer ist, können Sie keine XML-SEPA-Datei herunterladen.
CSV
Navigieren Sie zu Eingangsrechnungen > Planen.
Wählen Sie die zu exportierenden Rechnungszahlungen aus.
Wählen Sie die Option CSV.
Laden Sie die Datei herunter und führen Sie alle Überweisungen manuell über Ihre Bank aus.
Wenn Sie versehentlich CSV ausgewählt haben, die SEPA-IBAN/BIC des Lieferanten aber hinterlegt ist, können Sie die XML-Datei erneut aus Eingangsrechnungen > Verlauf herunterladen. Sobald Sie eine Zahlung über die Option XML oder CSV bestätigt haben, können Sie für diese Zahlung nicht mehr zu „Pay from Spendesk“ wechseln. Sie müssen den Zahlungslauf manuell über Ihre Bank abwickeln.
Überweisungsbezeichnungen
Überweisungsbezeichnungen enthalten die Angaben des Auftraggebers, den Zahlungsbetrag und einen zufällig generierten Code.
Für Kund:innen mit EUR-Wallets stehen zwei zusätzliche Optionen zur Verfügung:
Die Rechnungsnummer standardmäßig zusätzlich zum Zufallscode in die Beschreibung aufnehmen.
Während des Prüfschritts eine „Zahlungsreferenz“ von maximal 18 Zeichen eingeben. Diese erscheint zusätzlich zum Zufallscode in der Beschreibung.
Sonderfälle
Geschlossenes Bankkonto des Empfängers: Wenn das Bankkonto eines Empfängers geschlossen ist, muss Spendesk die Gelder unter Umständen manuell überweisen, oder die Überweisung wird abgelehnt.
Mehrere Zahlungen für eine Rechnung: Wählen Sie unter Eingangsrechnungen > Planen die Rechnung aus und nutzen Sie Zahlungsplan bearbeiten, um mehrere Zahlungstermine und -beträge festzulegen.
Bestellungen: Rechnungen, die mit einer Bestellung verknüpft sind, können mit demselben Verfahren bezahlt werden. Details finden Sie unter Bestellungen.
Fehlerbehebung
Symptom: Eine Überweisung schlägt fehl.
Ursache: Häufige Ursachen sind falsche Bankdaten des Lieferanten, ein geschlossenes Empfängerkonto oder unzureichendes Guthaben im Wallet.
Lösung:
Navigieren Sie zu Eingangsrechnungen > Planen.
Suchen Sie die fehlgeschlagene Überweisung und prüfen Sie den Grund für den Fehler.
Aktualisieren Sie bei Bedarf die Bankdaten des Lieferanten. Siehe Lieferantenkonten hinzufügen und Rechnungen prüfen.
Planen Sie die Überweisung im Tab Planen neu.
Symptom: Sie können für einen Lieferanten keine XML-SEPA-Datei herunterladen.
Ursache: Die IBAN/BIC des Lieferanten fehlt, oder dessen Bankdaten sind nicht Teil des SEPA-Netzwerks.
Lösung:
Navigieren Sie zum Profil des Lieferanten und ergänzen Sie die fehlende IBAN/BIC.
Wenn sich der Lieferant außerhalb des SEPA-Netzwerks befindet, verwenden Sie stattdessen die CSV-Option.
Symptom: Die Option „Pay from Spendesk“ ist für eine Rechnung nicht verfügbar.
Ursache: Ihre Wallet-Währung, die Rechnungswährung oder der Standort des Lieferanten wird für diese Option noch nicht unterstützt.
Lösung:
Prüfen Sie die Liste der unterstützten Währungen.
Wenn die Währung oder der Standort nicht unterstützt wird, verwenden Sie stattdessen die CSV- oder XML-SEPA-Option.