Erstellen, bearbeiten und archivieren Sie Ihre Lieferanten und verfolgen Sie Änderungen, damit Ihre Kreditorenbuchhaltung, also Ihre Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, korrekt bleibt.

Für: Requester, Controller und Account Owner, die die Funktion „Submit my Invoice“ nutzen, auf allen Plänen.

Sie können einen Lieferanten anlegen, bevor Sie Ihre erste Rechnung bei Spendesk hochladen.

💡 Tipp: Einige Angaben können Sie später bearbeiten, etwa das Lieferantenkonto, die Bankdaten und das Aufwandskonto, also die Buchhaltungskategorie, unter der diese Ausgabe erfasst wird.

👥 Rollen: Die Validierung einer Rechnung ist erst möglich, wenn die Lieferantendaten vollständig sind.

Der rechtliche Name und die Bankdaten sind erforderlich, insbesondere bei Lieferanten aus der Eurozone.

Fehlende Bankdaten verhindern die Erstellung einer Überweisung oder einer XML-SEPA-Datei, einem europäischen Bankdateiformat, für Online-Lieferantenzahlungen.

Sobald Sie einen Lieferanten anlegen, speichert Spendesk diese Informationen für die künftige Rechnungsbearbeitung.

Sie können einen Lieferanten nicht löschen, wenn diesem eine Anfrage oder Zahlung zugeordnet ist. Ist dem Lieferanten keine Anfrage oder Zahlung zugeordnet, archivieren Sie ihn stattdessen.

⚠️ Warnung: Das direkte Löschen von Lieferanten wird nicht unterstützt. Nutzen Sie die Archivierungsfunktion, um Ihre Lieferantenliste übersichtlich zu halten, ohne historische Daten zu verlieren.

Die vollständigen Schritte zum Archivieren, Entarchivieren und Archivieren von Lieferanten in großen Mengen finden Sie unter Lieferanten archivieren, Duplikate und Rechtschreibfehler.

Spendesk unterstützt das direkte Zusammenführen von Lieferanten nicht. Um Ihre Berichte korrekt zu halten, weisen Sie stattdessen mehreren Lieferanteneinträgen dasselbe Lieferantenkonto zu.

Wählen Sie den korrekten Lieferantennamen sorgfältig aus, wenn Sie den Lieferanten erstellen. Aus rechtlichen, Compliance- und Sicherheitsgründen können Sie ihn danach nicht mehr ändern.

Sie können den Lieferantennamen außerdem nicht mehr bearbeiten, nachdem ein Approver die zugehörige Eingangsrechnung oder Spesenabrechnung, also ein Dokument mit den erstattungsfähigen Ausgaben eines Mitarbeiters, genehmigt und ein Controller sie geprüft hat. Nehmen Sie Korrekturen stattdessen direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware vor.

Account Owner und Controller können den Verlauf der Bankdaten eines Lieferanten einsehen, einschließlich der Information, wer wann Änderungen vorgenommen hat.

Das Datum der letzten Bearbeitung und die Initialen des Bearbeiters können Sie außerdem an folgenden Stellen einsehen:

📋 Best Practice: Account Owner und Controller erhalten eine E-Mail- und Slack-Benachrichtigung, sobald jemand die Bankdaten eines Lieferanten ändert. Prüfen Sie diese Hinweise umgehend, um unautorisierte Änderungen zu erkennen.

🔒 Zugriff: Der Verlauf der Bankdatenänderungen ist erst ab dem 8. August 2024 einsehbar. Änderungen vor diesem Datum sind nicht verfügbar.

Symptom: Sie können einen Lieferanten nicht löschen.

Ursache: Dem Lieferanten ist eine Anfrage oder Zahlung zugeordnet.

Lösung: Archivieren Sie den Lieferanten, anstatt ihn zu löschen. Siehe Lieferanten archivieren, Duplikate und Rechtschreibfehler.

Symptom: Die Rechnungsvalidierung ist blockiert.

Ursache: Die Angaben zum Lieferanten sind unvollständig, meist fehlen Bankdaten oder der rechtliche Name.

Lösung: Navigieren Sie zu Eingangsrechnungen > Prüfung, öffnen Sie die Lieferanteninformationen und ergänzen Sie die fehlenden Felder.

Symptom: Sie können keine Überweisung oder XML-SEPA-Datei für eine Lieferantenzahlung erstellen.

Ursache: Der Bereich mit den Bankdaten des Lieferanten ist leer.

Lösung: Fügen Sie die Bankdaten des Lieferanten unter Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung hinzu, bevor Sie die Zahlung planen.

Symptom: Sie können einen Lieferantennamen nicht bearbeiten.

Ursache: Der Lieferantenname ist nach der Erstellung gesperrt, oder die zugehörige Eingangsrechnung beziehungsweise Spesenabrechnung wurde bereits genehmigt und geprüft.

Lösung: Korrigieren Sie den Namen bei genehmigten Dokumenten direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware.

Wirkt sich die Nachverfolgung von Bankdatenänderungen darauf aus, wer Lieferanten-Bankdaten bearbeiten kann?

Nein. Account Owner und Controller behalten ihre bestehenden Berechtigungen zum Bearbeiten der Lieferanten-Bankdaten.

Sehe ich auch historische Änderungen, die vor der Einführung dieser Funktion vorgenommen wurden?

Nein. Sie können nur Änderungen an Lieferanten-Bankdaten sehen, die nach dem 8. August 2024 vorgenommen wurden.

Kann ich mehrere Lieferanten gleichzeitig hinzufügen?

Ja. Wenden Sie sich für eine Importvorlage an Ihren Spendesk Account Manager.