Wann sind sie zu verwenden?
Normalerweise verwenden Spendesk-User:innen für Einkäufe eine einmalige Karte. Sie können jedoch auch eine Abokarte nutzen. Hier einige Beispiele, wo die Verwendung von Abokarten Sinn macht:
für eine wiederkehrende Leistung oder Service (z.B. ein Intercom- oder LinkedIn-Abo) eines Händlers,
für wiederholte Zahlungen an einen Händler, die aber unterschiedliche Leistungen/Waren umfassen (Zugtickets, Hotelbuchungen...),
wenn Ihre Karte mehrmals von verschiedenen Händlern (auf der Website desselben Anbieters) für denselben Kauf / dieselbe Bestellung belastet werden soll (z. B. auf dem Amazon Marketplace, wo mehrere Händler an einer Bestellung beteiligt sein können).
🚨 Wir empfehlen nur eine Karte pro Händler zu verwenden.
Folgende Punkte müssen bei Verwendung von einer Abokarten bei verschiedenen Händlern beachtet werden:
es ist schwieriger, den tatsächlichen Lieferanten nach der Zahlung zu ermitteln (was zu Betrugsfragen und/oder Zeitverlust führt)
das Kartenlimit läuft schneller ab, was zur Folge hat, dass die Dienste auf wichtigen Websites Ihres Unternehmens blockiert werden, weil die Abonnements für die erreichte Obergrenze nicht bezahlt wurden.
Wir raten Ihnen daher dringend, eine Karte pro Anbieter zu erstellen!
Technische Details unserer Abokarten:
Die Karten für wiederkehrende Zahlungen haben eine Gültigkeit von 4 Jahren ab dem Erstellungsdatum (=das erste Mal, dass Sie sich die Zahlen auf der Karte ansehen).
Bei den meisten Anbietern müssen Sie Ihre Kartendaten nicht jeden Monat eingeben, in den meisten Fällen genügt eine einmalige Eingabe.
Sie können mehrmals im Monat verwendet werden, bis das Budget erreicht ist.
Zu Beginn eines jeden Monats werden die Kartenbudgets automatisch aufgeladen, um sicherzustellen, dass alle Karten über ausreichend Guthaben entsprechend Ihrem Monatsbudget verfügen.
Sie können Ihr wiederkehrendes Budget jederzeit an Ihre Ausgabenbedürfnisse anpassen.
Sie können jede Karte mit wiederkehrenden Zahlungen einfach pausieren, reaktivieren oder sogar entfernen, wann immer Sie wollen. Dazu kreuzen Sie das Kästchen neben Ihrem Abonnement an. Jede Karte für wiederkehrende Zahlungen, die Sie entfernen, wird dauerhaft gelöscht.
Wenn eine Karte abgelaufen ist, müssen Sie sie löschen oder neu erstellen.
Wichtig 🚨: Wenn Sie eine wiederkehrende Karte verwenden, hat unser Bankpartner einen Schwellenwert festgelegt. Bei einem Betrag von mehr als 500 € muss die Zahlung jeden Monat erneut per 3DS Verfahren bestätigt werden.
Beantragen Sie eine Karte für wiederkehrende Zahlungen (Desktop Version)
Klicken Sie auf Neue Anfrage > Virtuelle Karte beantragen > Wiederkehrende Zahlungen
Füllen Sie das Antragsformular entsprechend aus
Vergessen Sie nicht, den monatlichen Preis (oder das Budget) für Ihre wiederkehrende Zahlung anzugeben. Andernfalls können Sie ein hohes Budget festlegen, um Ihre anstehenden Ausgaben zu decken.
Ihr Kartenantrag wird entweder automatisch oder von Ihrem:Ihrer Administrator:in bestätigt (je nach Ihrer Genehmigungspolitik, die in Ihrem Profil unter Ihren persönlichen Informationen erläutert wird).
Hier sehen sie den Ablauf und einige hilfreiche Tipps noch einmal im Video von Paula:
👉 Abokarten sind bis zu 4 Jahre gültig und geben dem Nutzer die Möglichkeit, mehrere Zahlungen innerhalb eines bestimmten Budgets vorzunehmen, das er selbständig ändern kann. Wenn die Karte beispielsweise im Juli 2021 erstellt wird, ist sie bis Juli 2025 gültig.
↪️ Sobald Ihre Karte akzeptiert wird, gehen Sie zur Website und kopieren Sie die Daten der Karte (Name, Nummern, Ablaufdatum, CVV-Code, Rechnungsadresse) in das Zahlungsformular, wie Sie es mit Ihrer eigenen Karte tun würden.
🔴 Mehrere Zahlungen für eine Rechnung
Wenn Sie auf "Abo bearbeiten klicken und ganz unten das Feld "Mehrere Zahlungen für eine Rechnung" aktivieren, haben Sie bis zum Ende des Monats Zeit, bis fehlende Belege in Ihrer Regel als 'fehlend' gelten.
Dies ist nützlich, wenn der Lieferant die Gesamtrechnung am Monatsende erstellt und Sie die Belege nicht sofort hochladen können (damit Sie keine verspäteten Belege haben, die Ihr Konto blockieren würden).
Einschränkungen dieser Funktion: Wenn Sie den Beleg zu einer der Zahlungen des Lieferanten hinzufügen, wird er nicht automatisch den anderen Zahlungen mit fehlenden Belegen hinzugefügt. Sie können mehrere Zahlungen auf Spendesk auch nicht 'gruppieren'.
Beantragen Sie eine Karte für wiederkehrende Zahlungen (Mobile App)
Sie können wiederkehrende Karten auch über die mobile App anfordern.
Um dies zu tun,
- Melden Sie sich an
- Wählen Sie auf der Startseite "+", dann "Virtuelle Karte" und wählen Sie "Wiederkehrend" aus. Geben Sie dann einen Betrag und eine Beschreibung ein und füllen Sie die Pflichtfelder und weitere relevante Felder aus.
- Senden Sie Ihre Anfrage ab und warten Sie auf die Genehmigung (es sei denn, Ihre Genehmigungspolitik besagt, dass "keine Genehmigung" oder "manchmal" eine Genehmigung erforderlich ist; in diesem Fall kann der Antrag automatisch genehmigt werden).
Wo kann ich meine Abo-Karte einsehen?
Wenn Sie die Kartennummern mindestens einmal angesehen haben, finden Sie Ihre Abonnementkarte im Reiter Abos.
Wenn Sie die Details der Karte noch nicht eingesehen haben, finden Sie die Karte im Reiter Anfragen.
Wenn Sie den Reiter Abos nicht finden können, bedeutet dies, dass die Karte deaktiviert wurde.
Details der Abonnementkarte anzeigen (auf dem Handy)
Alle aktiven und pausierten Abos finden Sie am unteren Rand Ihres Bildschirms unter 'Monatliche Wiederkehrende Karte'.
Durch Antippen eines Abonnements gelangen Sie zur Detailseite des Abonnements.
Ein Abonnement neu aufladen / das Budget bearbeiten
Es gibt mehrere Möglichkeiten:
Beantragen Sie eine Budgeterhöhung unter Abos > Ihre Karte > Abo-Karte verwalten > Budget bearbeiten.
Beantragen Sie die Senkung des Budgets unter Abos > Ihre Karte > Aktion > Budget bearbeiten (keine Genehmigung erforderlich).
Wenn es sich um einen Notfall handelt und es Ihnen nicht möglich ist, eine Budgeterhöhung zu beantragen oder eine Karte nicht wie erwartet aufgeladen wurde, wenden Sie sich an das Support-Team.
Bearbeiten Sie das Budget eines Abos in der mobilen App
Sie können das Budget eines Abonnements in der mobile App bearbeiten, indem Sie auf der Detailseite auf 'Bearbeiten' klicken.
Verwalten von Jahresabonnements
Für Jahresabonnements empfehlen wir generell die Verwendung einer Karte für wiederkehrende Zahlungen, auch wenn Sie keine jährliche Aufladung einrichten können (derzeit ist nur eine monatliche Aufladung möglich).
Nachdem Sie mit Ihrer Karte für wiederkehrende Zahlungen bezahlt haben, können Sie, sobald die Zahlung abgerechnet wurde und im Reiter Zahlungen erscheint, das entsprechende Kästchen ankreuzen und "Pause" wählen, um die Zahlung anzuhalten. Dadurch wird verhindert, dass die Karte für wiederkehrende Zahlungen im nächsten Monat automatisch wieder aufgeladen wird und neue Mittel aus Ihrem Budget für dieses Abonnement zur Verfügung stehen.
