Auf Spendesk können Sie ein zusätzliches Modul aktivieren, um Lieferantenrechnungen zu überprüfen und zu bezahlen. Interessiert? Gehen Sie zum Tab Zahlungsmethoden und aktivieren Sie die Option Rechnungen.
Zusammenarbeit mit Freelancern
Die Zusammenarbeit mit Freelancern ist ideal, um Ihre Teams zu verstärken oder spezifisches Fachwissen zu nutzen. Die Bezahlung von Freelancern unterscheidet sich jedoch von der Bezahlung Ihrer üblichen Lieferanten.
⚠ Wichtig: Ein Freelancer ist kein Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Seine Rechte und Pflichten unterscheiden sich von denen eines Mitarbeiters mit festem oder befristetem Vertrag.
Laden Sie sie nicht zu Spendesk ein.
Stellen Sie keine physische Karte aus.
Mission oder Pauschalvertrag: Den richtigen Rahmen wählen
Bevor Sie mit einem Freelancer zusammenarbeiten, legen Sie fest, ob Sie ihn für eine Mission oder einen Pauschalvertrag einstellen.
Mission
Eine Mission erstreckt sich in der Regel über mehrere Tage, Wochen oder sogar Monate und kann verschiedene Aufgaben umfassen.
Beispiel: Ein Designer in einer zweimonatigen Mission könnte ein neues Logo erstellen, Infografiken entwerfen und Werbevisuals produzieren. Diese Details sollten im Angebot aufgeführt sein, damit alle Parteien den Umfang der Mission verstehen.
Manchmal arbeiten Freelancer direkt bei Ihnen vor Ort mit einer Mittelverpflichtung. Dies ist eine beliebte Lösung, da:
Das Unternehmen seine Gehaltskosten nicht erhöht.
Der Freelancer eine garantierte Mission über mehrere Wochen hat.
⚠ Achtung: Während einer Mission können Freelancer die Erstattung von Auslagen verlangen. Berücksichtigen Sie diese im Gesamtbudget des Projekts.
Pauschalvertrag
Ein Pauschalvertrag bietet einen klaren Rahmen. Der Freelancer hat eine Ergebnisverpflichtung und arbeitet in der Regel remote.
Beispiel: Wenn ein Designer ein Angebot für die Erstellung eines neuen Logos vorlegt, können Sie ihn nicht zusätzlich bitten, eine Werbekampagne zu entwerfen. Dies wäre eine separate Aufgabe, die einen neuen Vertrag erfordert.
Tipp: Unabhängig vom gewählten Rahmen sollten Sie Stundensätze oder Tagessätze recherchieren, Freelancer vergleichen und ein klares Angebot einholen, um Überraschungen zu vermeiden.
Freelancer-Rechnungen auf Spendesk verwalten
Freelancer sind verpflichtet, konforme Rechnungen vorzulegen, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Seit dem Finanzgesetz 2018 müssen diese Rechnungen mit zertifizierter Anti-Betrugssoftware erstellt werden.
Gute Nachricht: Eine konforme Rechnung kann auf Spendesk genauso hinzugefügt werden wie jede andere Lieferantenrechnung.
Spendesk-Prozess
Hinzufügen der Rechnung
Gehen Sie zum Tab Anfragen.
Klicken Sie auf Neue Anfrage > Rechnung einreichen.
Laden Sie die Rechnung (PDF) hoch und lassen Sie unser OCR die Felder vorab ausfüllen.
Überprüfen Sie immer die extrahierten Daten, bevor Sie sie einreichen.
Hinweis: Wenn Sie kein Kontoinhaber sind, muss Ihre Anfrage möglicherweise von einem Team- oder Kostenstellen-Verantwortlichen genehmigt werden.
Überprüfung durch das Finanzteam
Das Team findet die Rechnung im Tab Rechnungen - Überprüfen.
Sie überprüfen Betrag, Bankdaten des Freelancers und Fälligkeitsdatum.
Bezahlung der Rechnung
Prüfen Sie den Zahlungsplan, um Rechnungen priorisiert zu bezahlen.
Laden Sie die XML SEPA- oder .CSV-Datei herunter, um die Zahlung über Ihr Geschäftskonto zu bearbeiten.
Falls aktiviert, zahlen Sie direkt mit Spendesk.
Nach der Zahlung erscheint die Rechnung im Tab Alle Zahlungen.