Unsere Mission bei Spendesk ist es, Ihnen die Autonomie zu geben, für das zu bezahlen, was Sie in Ihrem Job brauchen.
Aber mit großer Macht kommt auch große Verantwortung: Sie müssen für jeden Einkauf, den Sie tätigen, Belege und Erklärungen vorlegen. Das ist eine gesetzliche Verpflichtung.
Unsere neue Funktion „Nach den Regeln spielen“ hilft Ihnen dabei, den Überblick darüber zu behalten, welche Belege angehängt werden müssen, und die gute Gewohnheit zu entwickeln, regelmäßig die Belege vorzulegen.
Wenn Sie sich jedoch nicht an die Regeln halten, verlieren Sie möglicherweise den Zugriff auf Ihre Zahlungsmethode wie neue virtuelle Karten und Ihre Plastikkarte. Keine Sorge, Sie können sich jederzeit selbst entsperren, indem Sie die fehlenden Belege hochladen!
Verstehen Sie Ihre Ausgabenrichtlinien
Als Mitarbeiter*in haben Sie auf Ihrer Startseite Zugriff auf ein brandneues Dashboard.
Um Ihre Regeln als Mitarbeiter*in zu verstehen, gehen Sie auf die rechte Seite und wählen Sie "Wie funktioniert das?"
👉🏻 Lesen Sie sich sorgfältig durch, wie viele Belege zu spät eingereicht werden dürfen, bevor Sie gesperrt werden.
Verstehen Sie Ihr Dashboard
Ihr Dashboard zeigt den Status und die Regeln Ihrer Belege an.
Abhängig vom Status Ihrer Belege (fehlend, bereitgestellt oder verspätet) sieht Ihr Dashboard anders aus.
Nehmen wir Thibaults Profil als Beispiel:
Fehlende Belege
Hier wurden gerade Zahlungen geleistet.
Ein Beleg ist fast zu spät
Thibault hat noch etwas Zeit, um einen gültigen Beleg hochzuladen.
Verspätete Belege
An dieser Stelle muss Thibault wirklich Belege hochladen, um zu vermeiden dass er gesperrt wird.
Konto gesperrt
Thibaults Account wurde gesperrt - er muss die verspäteten Belege hochladen, um wieder Zugriff zu erhalten.
Er kann weder seine physische Karte noch virtuelle Karten verwenden. Seine aktiven / bestehenden Abonnements werden jedoch weiterhin ausgeführt, um Probleme mit den Hauptlieferanten zu vermeiden.
Entsperren Sie Ihr Konto
Um sich selbst zu entsperren, laden Sie einfach Ihre fehlenden Belege hoch oder deklarieren Sie Ihren Beleg als "Kann nicht bereitgestellt werden".
Um einen Beleg bereitzustellen, gehen Sie zu Ihrer Zahlung und tippen Sie dann auf "Beleg hochladen". Sie können diesen auch über die mobile App bereitstellen.
Um Ihren Beleg als "kann nicht bereitgestellt werden" zu deklarieren, gehen Sie zu Ihrer Zahlung, wählen Sie das kleine, graue Symbol neben dem Button "Beleg hochladen" aus und starten Sie den Vorgang zur Erstellung der Erklärung:
Dieses Dokument ist rechtsbindend. Die Option sollte nur verwendet werden, wenn der Beleg wirklich verloren gegangen ist.
Änderung Ihrer Kontrollregeln
Wenn Ihre Kontrollregeln von Ihrem Finanzteam geändert werden, erhalten Sie eine E-Mail wie diese:
Neue Regeln werden auch in Ihrem Dashboard verfügbar sein, indem Sie auf "Wie funktioniert das?" klicken.
☝🏻 Wenn vor der Änderung der Regeln Belege fehlten, gelten die neuen Regeln jetzt nur für die Belege der Zahlungen, die nach der Änderung getätigt wurden!
Angenommen, Sie dürfen nach den bisherigen Regeln 4 Belege verspätet einreichen und haben bereits 3 Zahlungen mit dem Status "Beleg verspätet".
Wenn Ihr Finanzteam die Regeln auf ein Limit von 3 verspäteten Belegen ändert, wird Ihr Konto nicht gesperrt. Wenn Sie jedoch 7 Zahlungen ohne Beleg haben, werden Sie gesperrt! 😱
Laden Sie einfach einen Beleg hoch, um sich selbst zu entsperren!