Bei Spendesk ist es unsere Mission, Reibungsverluste bei Ausgaben im Arbeitsalltag zu beseitigen und Ihnen die Autonomie zu geben, das zu bezahlen, was Sie brauchen. Aber mit großer Macht kommt große Verantwortung: Für jeden Einkauf müssen Sie Belege und Erläuterungen einreichen. Das ist eine gesetzliche Pflicht.
Unsere Funktion Play by the Rules hilft Ihnen, den Überblick zu behalten, welche Belege angehängt werden müssen, und gute Gewohnheiten zu entwickeln, indem Sie Belege regelmäßig einreichen. Wenn Sie die Regeln jedoch nicht einhalten, verlieren Sie möglicherweise den Zugriff auf Ihre physische Karte und können keine neuen virtuellen Karten mehr beantragen. Keine Sorge: Sie können sich jederzeit selbst entsperren, indem Sie die Belege und erforderlichen Angaben einreichen.
Virtuelle Karten, die Sie bereits besitzen, einschließlich Abonnementkarten für laufende Dienste, funktionieren weiterhin, sodass wichtige Dienste nicht unterbrochen werden.
Verstehen Sie Ihre Ausgabenrichtlinien
Gehen Sie als Antragsteller rechts auf die Startseite / das Antragsteller-Dashboard und suchen Sie Ihre Regeln -> Mehr erfahren.
Lesen Sie aufmerksam, wie viele Belege Sie überfällig haben dürfen, bevor Sie gesperrt werden.
Zur Information: Ein ungültiger Beleg kann in den „Regeln“ als überfälliger Beleg zählen, ein Beleg, der als „kann nicht bereitgestellt werden“ markiert ist, zählt dagegen nicht als überfällig.
Belege bei vorübergehender Nichtverfügbarkeit verwalten
Wenn Sie voraussichtlich nicht in der Lage sind, Belege einzureichen:
Beleg-Einreichung delegieren: Übertragen Sie die Aufgabe an eine vertrauenswürdige Person.
Option „Kann nicht bereitgestellt werden“ nutzen: Erklären Sie fehlende Belege und unterzeichnen Sie die erforderliche Bestätigung.
Fristen für wiederkehrende Zahlungen anpassen: Aktivieren Sie Optionen für eine verzögerte Einreichung entsprechend den Gepflogenheiten des Lieferanten.
Der schnellste Weg, sich bei einem Regelverstoß zu entsperren, ist das Hochladen der Belege / erforderlichen Angaben.
Wenn Sie der Meinung sind, dass der Status nicht korrekt ist, wenden Sie sich an Spendesk.
Ihr Dashboard verstehen
Ihr Dashboard zeigt den Status Ihrer offenen Belege und Ausgabeninformationen. Je nach Status der Belege (fehlend, eingereicht oder überfällig) wird es unterschiedlich dargestellt.
Wenn Sie das Limit überschreiten, wird Ihre physische Karte gesperrt und Sie können keine neuen virtuellen Einmal-, Abonnement- oder Mehrfachkarten beantragen. Virtuelle Karten, die Sie bereits besitzen, einschließlich Abonnementkarten für wiederkehrende Zahlungen, bleiben aktiv, sodass wichtige Dienste nicht unterbrochen werden.
Sie können sich entsperren, indem Sie überfällige Belege und erforderliche Angaben hochladen.
Ihr Konto entsperren
Wenn Sie gegen die Regeln verstoßen haben und gesperrt sind, können Sie sich wie folgt entsperren:
Belege und alle erforderlichen Angaben einreichen: Rufen Sie die Zahlung(en) auf und laden Sie die erforderlichen Angaben so bald wie möglich hoch.
Beleg als „kann nicht bereitgestellt werden“ erklären: Dies ist direkt bei der Zahlung möglich; Sie müssen eine rechtsverbindliche Erklärung über den Belegverlust unterzeichnen.
Einreichung an eine vertrauenswürdige Person delegieren, wenn Sie nicht verfügbar sind.
Änderungen an Ihren Kontrollregeln
Wenn Ihr Finance-Team Ihre Regeln ändert, erhalten Sie eine E-Mail wie diese:
Wichtig:
Wenn vor der Regeländerung Angaben fehlten, gelten die neuen Regeln nur für die Belege und Angaben von Zahlungen, die nach der Änderung getätigt wurden. Angenommen, nach den bisherigen Regeln sind 4 Zahlungen ohne Beleg erlaubt und Sie haben 3 überfällige Belege. Ändert Ihr Finance-Team das Limit auf 3 überfällige Zahlungen, wird Ihr Konto nicht gesperrt. Haben Sie jedoch 7 Zahlungen ohne Beleg, wird es gesperrt: Laden Sie einfach einen Beleg hoch, um sich zu entsperren!