Play by the Rules ist bei allen Abrechnungsplänen verfügbar und bietet verbesserte Kontrolle über Belege. 📎
Verwaltung von Belegen und Einhaltung
🎭 Admins und Account Owners können maximale Zeitlimits für das Hinzufügen eines Belegs und Beschränkungen für die Anzahl verspäteter Belege festlegen.
📎 Dies ermutigt Mitarbeiter, regelmäßig Belege bereitzustellen.
🛃 Regeln können angepasst werden, um spezifische Anforderungen zu erfüllen (siehe unten).
Erste Schritte
Navigieren Sie zu Einstellungen > Mitglieder > Kontrolle von Belegen.
Sie können wählen, die Standard-Kontrollregel zu aktivieren, die eine Frist von 7 Tagen setzt und maximal 5 überfällige Belege zulässt.
Wir haben diese Einstellungen vorausgewählt, da sie in mehreren Organisationen effizient waren, um gute Gewohnheiten zu etablieren, ohne den Benutzer zu oft zu blockieren. Sie können sie jedoch jederzeit bearbeiten, um sie an Ihre Situation anzupassen 👀 .
Passen Sie die Regel nach Bedarf an.
Weisen Sie Benutzer der Regel zu, um sie zu aktivieren.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Regeln
Gehen Sie von Ihrem Administrator- oder Kontoinhaber-Konto aus zu Einstellungen > Mitglieder und dann zu Kontrolle über Belege.
Klicken Sie auf "Neue Regel erstellen" und passen Sie die Regel nach Ihren Wünschen an.
Klicken Sie auf "Weiter" und wählen Sie die Mitglieder aus, die diese Regel befolgen müssen.
Eine Kontrollregel editieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Mitglieder > Kontrolle über Belege und klicken Sie auf die zu bearbeitende Regel. Klicken Sie auf "Regel bearbeiten" und nehmen Sie die Änderungen vor.
Alle betroffenen Mitglieder erhalten eine E-Mail, die sie über die Änderungen informiert.
Mitgliedern eine benutzerdefinierte Regel zuweisen
Passen Sie Regeln für einzelne Mitglieder an, insbesondere für spezifische Situationen
Gehen Sie zu Einstellungen > Mitglieder, wählen Sie den/die Mitarbeiter:in aus und weisen Sie eine bestimmte Regel zu. Klicken Sie hierfür zuerst auf "Mitgliederinformationen bearbeiten" und danach auf "Regeln und Richtlinien".
Erfahrung des Antragstellers
Antragsteller können Zahlungen mit fehlenden Belegen auf ihrem Dashboard überwachen und sie vom Tab "Zahlungen" aus hinzufügen.
Belege sind farblich gekennzeichnet, um ihren Status anzuzeigen, und Benutzer können sich selbst wieder freischalten, indem sie überfällige Belege bereitstellen.
Grün = bereitgestellt
Blau = Beleg ist noch nicht zu spät und wird wohl bald hinzugefügt werden.
Orange = ungültiger Beleg.
Rot = fehlende rund zu spät eingereichter Beleg
Benachrichtigungen
Mitarbeiter:innen erhalten Warnungen per E-Mail, Mobilgerät und/oder Slack, wenn sie aufgrund verspäteter Belege blockiert werden könnten.
Wird die Benutzung der Karten eingeschränkt, geben die Benachrichtigungen Benutzern auch Anleitungen zum Selbstfreischalten.
Überwachung der fehlenden Belege
Controller:innen und Kontoinhaber:innen können das Homepage-Dashboard nutzen, um ein Zusammenfassung der Personen mit verspäteten Belegen zu haben.
Unterschied zwischen fehlenden und verspäteten Belegen
Sie können fehlende Belege (noch nicht hochgeladen) von verspäteten Belegen (die den autorisierten Hochladezeitraum überschreiten) anhand ihrer Farbe unterscheiden.
Ein fehlender Beleg ist ein Beleg, der noch nicht auf Spendesk hochgeladen wurde. Sobald die Zahlung auf der Plattform erscheint, gilt der Beleg als fehlend. Das ist nicht besonders besorgniserregend, denn einige Belege können etwas später als die Transaktion eintreffen (ein oder zwei Tage danach). Deshalb haben wir die Ansicht des 'verspäteten Belegs' eingeführt. Das Symbol ist blau.
Ein verspäteter Beleg ist ein Beleg, der vom Benutzer nicht während des ursprünglich festgelegten autorisierten Zeitraums hochgeladen wurde. Wenn Sie also einen Zeitraum von 5 Tagen festgelegt haben, um einen Beleg hochzuladen, wird ein Beleg am 6. Tag als verspätet betrachtet. Das Symbol ist rot. Dies erfordert Ihre Aufmerksamkeit, denn es bedeutet, dass der Benutzer die Regeln nicht eingehalten hat. Und wenn er die maximale Anzahl an verspäteten Belegen erreicht, die festgelegt wurde, wird der Benutzer in der Verwendung der Karten eingeschränkt.
Play by the Rules und Wiederkehrende Karten
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