Bevor wir loslegen
Sie können Ihre Lieferanten direkt in Spendesk hinzufügen! 💪
Sie haben zwei Möglichkeiten
Legen Sie einen neuen Lieferanten an, wenn Sie die Eingangsrechnungen überprüfen (Eingangsrechnungen > Überprüfen)
Oder Sie legen die Lieferanten an, indem Sie in "Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung" auf "Einen Leiferanten erstellen" klicken.
Hinweis: Sie können das Einkaufsjournal nicht exportieren, ohne das Feld "Kreditorenkonten" ausgefüllt zu haben. Dies verhindert den Export von Journaleinträgen mit leeren Zellen. Sie können jedoch über Einstellungen > Buchhaltung > Kreditorenkonten ein Standardkonto für Eingangsrechnungen festlegen.
Wenn Sie viele Lieferanten auf einmal erstellen möchten, wenden Sie sich an Ihren Kundenberater, damit er sie mithilfe einer Vorlage alle zusammen importieren kann.
Fügen Sie die Kreditoren auf Spendesk hinzu
Wie bereits erwähnt, gibt es zwei Möglichkeiten, wie Sie ein Kreditorenkonto auf Spendesk anlegen können.
Wenn die Eingangsrechnung bereits eingereicht ist, aber der Lieferant noch nicht erstellt wurde oder aktualisiert werden muss:
Gehen Sie zu Eingangsrechnungen > Überprüfen.
Klicke Sie auf die Eingangsrechnung und dann auf "..." neben dem Namen des Lieferanten. Wählen Sie eine Option (um Informationen anzuzeigen oder den Namen des Lieferanten zu ändern).
Aktualisieren Sie die Angaben zu den Bankdaten und den Kreditorenkonten.
Speichern! Diese Informationen werden beim nächsten Mal wiederverwendet, wenn eine Eingangsrechnung von diesem Lieferanten eingereicht wird.
Es handelt sich um einen neuen Lieferanten, und Sie haben bisher noch keine Eingangsrechnung eingereicht:
Gehen Sie zu Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung.
Klicken Sie auf “Neuen Lieferanten erstellen”.
Füllen Sie die Felder aus und fügen Sie Ihr Kreditorenkonto hinzu.
Wenn Sie eine Eingangsrechnung von diesem Lieferanten einreichen, verwenden wir diese Bankdaten und das Kreditorenkonto.
Sie können einen Lieferanten auch über Eingangsrechnungen > Überprüfen erstellen. Füllen Sie mindestens das Land aus und klicken Sie dann auf "Erstellen", bevor Sie die Eingangsrechnung validieren.
Diese Kreditorenkonten werden dann in Ihrem Spendesk-Einkaufsjournal angezeigt und ermöglichen es Ihnen, Rechnungen mit allen erforderlichen Buchhaltungsinformationen zu verbuchen.
Eingangsrechnungen "zu zahlen" herunterladen
Um Ihre Rechnungen zu verbuchen, müssen Sie sie zunächst überprüfen (Eingangsrechnungen > Überprüfen).
Nach der Überprüfung wechseln sie zum Tab Eingangsrechnungen > Bezahlen. Sie müssen sie nicht als 'bezahlt markieren', um eine Liste der zu zahlenden Rechnungen herunterzuladen.
Setzen Sie ein Häkchen im weißen Kästchen neben jeder Rechnung und klicken Sie dann auf den Link "Herunterladen".
Die Datei enthält eine Liste der Rechnungen, die den Status "zu zahlen" haben.
Eingangsrechnungen zahlen
Wenn Sie bereit sind, diese Rechnungen als bezahlt zu markieren, gehen Sie zurück zu Rechnungen > Bezahlen und bezahlen Sie Ihre Lieferanten direkt über das Spendesk-Wallet oder laden Sie sich die XML SEPA-Datei oder die CSV-Datei herunter. Die erste Methode generiert automatisch eine Überweisung. Das Herunterladen einer XML- oder CSV-Datei erfordert im Anschluss eine manuelle Aktion auf dem externen Bankkonto Ihres Unternehmens.
Diese Eingangsreechnungen befinden sich jetzt auch in Buchhaltung > Zahlungen >, angezeigt nach ihrem geplanten Zahlungsdatum.
👉 Weitere Informationen zum Bezahlen von Eingangsrechnungen finden Sie hier
Zahlungen vorbereiten und exportieren
Am Anfang des Monats ist es Zeit, den Abschluss des letzten Monats vorzubereiten!
Gehen Sie zu Buchhaltung > Vorbereiten, ergänzen Sie Buchhaltungsinformationen und markieren Sie die Verbindlichkeiten als "bereit" zum Export.
Gehen Sie zu Buchhaltung > Exportieren, wählen Sie den Zeitraum für den Export aus und starten Sie den Export.