Buchhaltungseinstellungsseite
Sobald Sie Ihr DATEV-Konto mit Spendesk verbunden haben, werden auf Ihrer Buchhaltungseinstellungsseite die Buchhaltungscodes angezeigt, die DATEV für den Export Ihrer Ausgaben benötigt. Jeder Buchhaltungscode wird anhand der offiziellen SKR-Formatrichtlinien sowie anhand Ihrer eigenen Einstellungen für die Kontolänge, die Spendesk automatisch aus Ihrem DATEV-Konto abruft, validiert.
Wenn einige Ihrer Konten nicht den Formatvorgaben von DATEV entsprechen, markiert Spendesk sie rot und zeigt spezifische Fehlermeldungen an.
Bankkonten
Das Spendesk-Bankkonto und das Wallet-Finanzierungskonto werden im Bankjournal-Export verwendet. Das Bankgebührenkonto wird als primäres Konto für Fremdwährungsgebühren zugewiesen (die von unseren Bankpartnern für Zahlungen in einer anderen Währung als der Ihrer Wallet erhoben werden).
Sachkonten
Sie haben die Möglichkeit, Sachkonten manuell hinzuzufügen oder sie zu importieren.
Die Werte müssen dem von DATEV geforderten Format entsprechen (in der Regel 4-6 Ziffern, ohne Leerzeichen), andernfalls zeigt Spendesk bestimmte Fehler an.
MwSt.-Konten
In diesem Abschnitt werden Sie aufgefordert, Ihre MwSt.-Konten (in DATEV BU-Codes genannt) auszufüllen. Bitte achten Sie darauf, dass Sie gültige BU-Codes/Sätze aus der offiziellen DATEV-Dokumentation angeben. Mit einer Option können Sie festlegen, ob Spendesk diese Daten tatsächlich nach DATEV exportieren soll.
Kreditorenkonten
In diesem Abschnitt können Sie ein allgemeines Standardkonto auswählen, das als Kreditorenkonto für Ihre Karten- und Rechnungszahlungen verwendet wird. Wenn in Ihrem Konto die Funktion "Rechnungen" aktiviert ist, können Sie Ihren Rechnungslieferanten auch individuelle Kreditorenkonten zuweisen. Alle diese Konten müssen ebenfalls den Formatvorgaben von DATEV entsprechen.
Mitarbeiterkonten
Ähnlich wie bei den Lieferantenkonten können Sie in Spendesk entweder ein allgemeines oder ein individuelles Mitarbeiterkonto auswählen, das für die Erstattungen Ihrer Mitarbeiter (Spesenabrechnungen, Kilometergeld und Tagegeldanträge) verwendet wird. Diese Konten müssen ebenfalls den Anforderungen des Kreditorenkonto-Formats entsprechen.
Kostenstellen
Schließlich unterstützt Spendesk auch Kostenstellen: Wenn Ihre DATEV KOST1 und KOST2 in Spendesk mit benutzerdefinierten Feldern repliziert wurden, können Sie sie in diesem Abschnitt zuordnen. Wenn Sie sie in Spendesk verwenden möchten, wenden Sie sich an Ihren Account Manager, um sie zu öffnen. Die zugrundeliegenden Kostenstellenwerte müssen mit den Formatanforderungen von DATEV übereinstimmen.
Nachdem Sie Ihre Buchhaltungscodes korrekt eingerichtet haben, sind Sie nun in der Lage, Ihre Ausgaben - zusammen mit den Belegen - in DATEV zu exportieren.