Anfragen für eine virtuelle Karte können nur von Kontoinhaber:innen oder Genehmigenden freigegeben oder abgelehnt werden.
Je nach Ausgabenpolitik des/der User:in müssen Anfragen nicht systematisch genehmigt werden. Wenn z.B. festgelegt wurde, dass Anfragen unter 50€ automatisch freigegeben werden, müssen diese nicht vom/von der Kontoinhaber:in oder Manager:in genehmigt werden.
Anfragen genehmigen oder ablehnen
Als Kontoinhaber:in oder Genehmigende erhalten Sie eine automatisierte E-Mail, sobald eine Karte angefordert wird. Sie können dann auf „Anfragen" klicken, um die Ihnen zugewiesenen Anfragen zu bestätigen oder abzulehnen.
Sobald eine Anfrage bestätigt/abgelehnt ist, gibt es kein Zurück mehr. Falls eine Anfrage versehentlich abgelehnt wurde, muss der/die Mitarbeiter:in eine erneute Anfrage stellen. Es besteht die Möglichkeit, eine Anfrage zu löschen wenn sie versehentlich genehmigt wurde, solange die Karte noch nicht verwendet wurde.
Der/die Kontoinhaber:in kann alle Anfragen genehmigen aber die Genehmigenden dürfen nur die ihnen zugewiesene Anfragen annehmen.
Krankheit/Elternzeit/Urlaub oder Änderungen im Genehmigungsablauf
Wenn der/die Genehmigende oder Kontoinhaber:in die Rechte während der Abwesenheit an eine:n andere:n Nutzer:in übertragen hat, kann dieses zweite Mitglied die Anfragen genehmigen oder ablehnen.
Wenn eine Anfrage vor der Änderung des Genehmigungsablaufs eingereicht wurde, wird sie nicht aktualisiert. In diesem Fall muss die zuvor verantwortliche Person den Antrag annehmen oder ablehnen.
Archivieren einer Kartenanfrage
Wenn Sie eine Karte nicht mehr verwenden wollen, klicken Sie einfach auf das Kästchen links auf dem Reiter „Anfragen" und dann auf „Löschen" oben auf der Seite.
🚨 Sie können archivierte Anfragen nicht wiederherstellen. Die Anfragen werden von der Benutzeroberfläche gelöscht!