Es ist sehr einfach, den Status einer Rechnung auf Spendesk zu überprüfen.
Wo Sie den Status einer Rechnung überprüfen können
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Wenn Sie die Rechnung im Reiter "Anfragen" sehen können, bedeutet dies, dass sie entweder auf Genehmigung durch einen Genehmiger, auf Rückerstattung durch das Finanzteam wartet oder abgelehnt wurde.
Der Status zeigt entweder "Zur Genehmigung", "Genehmigt" oder "Abgelehnt" an.
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Wenn Sie eine Eingangsrechnung auf mehrere Zahlungen aufgeteilt haben, kann ein Teil des Rechnungsbetrags in "Zahlungen" sichtbar sein, während die Hauptanfrage weiterhin in "Anfragen" angezeigt wird.
Wenn Ihre Rechnung nur in "Zahlungen" angezeigt wird und nicht mehr in "Anfragen", bedeutet dies, dass der Lieferant vollständig bezahlt wurde.
👉🏻 Sie können Ihre Rechnungsanfrage bearbeiten, wenn sie aus einem bestimmten Grund abgelehnt wurde.
Stornieren einer Rechnung mit Status: Genehmigt
Gehen Sie zum Tab "Anfragen" > "Alle Anfragen" und suchen Sie die Rechnung zum Löschen.
Wenn die Rechnung von einem Genehmiger genehmigt wurde, kann sie gelöscht werden.
Wenn die Rechnung von einem Genehmiger genehmigt UND von den Finanzteams (Controller) überprüft wurde, kann sie nicht gelöscht werden. Ihr Finanzteam muss die Rechnung als bezahlt markieren und dann die Rechnung aus dem Export löschen.
Rechnungen außerhalb von Spendesk bezahlt
➡️ Wenn Ihr Team sich dafür entschieden hat, die Rechnung über XML zu bezahlen, stellen Sie sicher, dass der Controller die .xml-Datei mit der Bank Ihres Unternehmens teilt, damit diese die Zahlung einleitet.
➡️ Wenn das Finanzteam sich dafür entschieden haben, die Rechnung über einen CSV-Download zu bezahlen, stellen Sie sicher, dass das Team die Rechnung manuell von der Bank Ihres Unternehmens bezahlt.
➡️ Wenn das Finanzteam sich dafür entschieden hat, die Rechnung über Spendesk zu bezahlen, müssen sie in der Registerkarte "Eingangsrechnungen > Zahlung planen" auf "Über Spendesk bezahlen" klicken.