Nach der Überprüfung durch die Finanzabteilung unter Auslagen > Überprüfen werden die zu erstattenden Auslagen unter Auslagen > Erstattungen einplanen angezeigt.
Als Controller:in oder Kontoinhaber:in wählen Sie auf diesem Reiter die Mitarbeiter:innen aus, die Sie auszahlen möchten. Vergewissern Sie sich, dass die Bankdaten der Mitarbeiter:in bereits in den Einstellungen > Mitglieder korrekt ausgefüllt sind.
Wenn Sie auf "Von Spendesk bezahlen" klicken, wird der Betrag der Auslage automatisch vom Bankkonto Ihres Unternehmens abgezogen (nicht vom Spendesk-Konto), im Gegensatz zu unseren europäischen Konten, bei denen die Spesenabrechnungen von dem auf Spendesk verfügbaren Betrag abgezogen werden.
Es gibt ein Limit von 10.000 pro Überweisung.
Eine ACH-Überweisung benötigt etwa 5 Werktage, bis sie beim Empfänger ankommt.
Wählen Sie ein Ausführungsdatum
Heute bezahlen: Standardmäßig haben die ausgewählten Spesenabrechnungen ein Ausführungsdatum am aktuellen Tag. Sobald der/die Kontoinhaber:in die Zahlung bestätigt, wird sie am nächsten Morgen von unserem Bankpartner ausgeführt (d.h. sie geht 5 Tage später ein).
Später bezahlen: Sie können eine Überweisung für ein späteres Datum planen, indem Sie ein benutzerdefiniertes Ausführungsdatum in der Zukunft auswählen. Nach der Bestätigung durch den/die Kontoinhaber:in wird die Überweisung zum ausgewählten Datum ausgeführt.
Erstattung aus Spendesk wählen
Von Spendesk: Standardmäßig werden die ausgewählten Auslagen von Spendesk erstattet (wenn die Funktion aktiviert ist). Dabei erfolgt die Erstattung über die verfügbaren Mittel auf dem Bankkonto Ihres Unternehmens.
Sollten Sie es sich anders überlegen, können Sie immer noch die Option "CSV" wählen und eine manuelle Überweisung vornehmen.
Wenn Sie sich für die Erstattung "Direkt von Spendesk" entscheiden, wird der/die Kontoinhaber:in per E-Mail benachrichtigt und muss die Erstattung über Auslagen > Bestätigen bestätigen.
👉 Solange das Ausführungsdatum noch nicht erreicht ist, können Sie die Überweisung unter Auslagen > Zahlungsverlauf noch stornieren.