Anfragen wirken sich auf Ihr Budget aus, sobald sie genehmigt werden. Die Art und Weise, wie Spendesk diese Auswirkung erfasst, ändert sich, während die Anfrage den Genehmigungs- und Zahlungsprozess durchläuft. Dieser Artikel erklärt den Unterschied zwischen gebundenen und verwendeten Beträgen und zeigt, wann die jeweilige Ausgabenart auf Ihr Budget angerechnet wird.
Für: Kontoinhaber:innen, Nutzer-Admins, Controller, Budgetverantwortliche sowie Kostenstellenverantwortliche und Kostenstellenmitverantwortliche in den Plänen Scale und Premium.
Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie beginnen
Plan: Budgets und Sub-Budgets sind nur in den Plänen Scale und Premium verfügbar.
Rollen: Kontoinhaber:innen, Nutzer-Admins und Controller können alle Budgets einsehen und bearbeiten. Budgetverantwortliche können nur die Budgets einsehen und bearbeiten, denen sie zugewiesen sind. Kostenstellenverantwortliche und Kostenstellenmitverantwortliche können nur die Budgetposten einsehen, die mit ihrer Kostenstelle verknüpft sind.
Erforderliche Einrichtung: Sie benötigen mindestens ein konfiguriertes Budget unter Einstellungen > Budgets, damit für Anfragen eine Auswirkung auf das Budget angezeigt werden kann. Siehe Budget einrichten.
Kostenstellen: Ihre Anfragen müssen mit einer Kostenstelle oder einer anderen Budgetdimension verknüpft sein, damit die Auswirkung auf das Budget korrekt berechnet werden kann.
Gebundene und verwendete Beträge verstehen
Spendesk erfasst zwei Arten von Ausgaben in Bezug auf ein Budget:
Gebundener Betrag: Ausgaben, die durch eine Anfrage entstanden sind, Ihr Wallet aber noch nicht verlassen haben, zum Beispiel eine genehmigte Auslagenabrechnung, die noch nicht erstattet wurde.
Verwendeter Betrag: Ausgaben, die Ihr Wallet bereits verlassen haben, zum Beispiel eine erstattete Auslagenabrechnung oder eine abgeschlossene Kartenzahlung.
Verfügbarer Betrag: Der verbleibende Betrag im Budget, der noch nicht gebunden oder verwendet wurde.
Wenn eine Anfrage zum ersten Mal eingereicht wird, wirkt sie sich noch nicht auf das Budget aus. Das Budget wird erst beeinflusst, sobald ein Genehmiger die Anfrage genehmigt.
💡 Tipp: Wenn eine Anfrage genehmigt wird, bezieht Spendesk die Steuer in den gebundenen Betrag mit ein, da die Mehrwertsteuer (MwSt.) noch nicht deklariert wurde. Sobald der MwSt.-Betrag bestätigt ist, zieht Spendesk ihn ab und zeigt den Betrag ohne Steuer auf der Seite „Budgets“ an.
Budgetdetails anzeigen
Navigieren Sie zu Einstellungen > Budgets.
Klicken Sie auf das Budget, das Sie überprüfen möchten.
Prüfen Sie die für dieses Budget angezeigten verwendeten, gebundenen und verfügbaren Beträge.
Wann gilt eine Anfrage als „gebunden“ oder „verwendet“?
Die folgende Tabelle zeigt genau, wann jede Ausgabenart von gebunden zu verwendet wechselt.
Ausgabenart | Gebunden, wenn | Verwendet, wenn | Datum der Budgetanrechnung |
Einmalige virtuelle Karte | Vom Genehmiger genehmigt | Die Zahlung wird durchgeführt | Datum der Autorisierung der Kartenzahlung |
Wiederkehrende virtuelle Karte | Vom Genehmiger genehmigt (gilt für den aktuellen und die folgenden Monate) | Die Zahlung wird durchgeführt | Datum der Autorisierung der Kartenzahlung |
Physische Karte | Nicht zutreffend (kein Vorabgenehmigungsschritt) | Die Zahlung wird durchgeführt | Datum der Autorisierung der Kartenzahlung |
Rechnung ohne Bestellung | Die Rechnung wird vom Genehmiger genehmigt | Die Rechnung wird vom Finanzteam validiert (unter Rechnungen > Prüfung) | Abrechnungszeitraum der Rechnung |
Rechnung mit Bestellung | Die Bestellung wird vom Genehmiger genehmigt | Die Rechnung wird vom Finanzteam validiert (unter Rechnungen > Prüfung) | Proportional verteilt zwischen dem Start- und Enddatum der Bestellung |
Auslagenabrechnung | Vom Genehmiger genehmigt | Vom Finanzteam validiert (unter Auslagenabrechnungen > Prüfung) | Auszahlungsdatum der Auslagenabrechnung |
Was passiert, wenn Sie Ihr Budget überschreiten?
Wenn die verwendeten Ausgaben das geplante Budget übersteigen, zeigt Spendesk eine Warnleiste in der Budgetübersicht an.
Klicken Sie auf die Warnleiste, um alle mit diesem Budget verknüpften Zahlungen anzuzeigen, gruppiert nach Ausgabenart.
Wenn bei einer Zahlung die falsche Kostenstelle angezeigt wird, navigieren Sie zur Seite „Verbindlichkeiten“.
Bearbeiten Sie die Kostenstelle bei der betroffenen Zahlung.
⚠️ Warnung: Das Korrigieren einer Kostenstelle bei einer Verbindlichkeit aktualisiert die Budgetberechnung, macht aber eine bereits erfolgte Zahlung nicht rückgängig.
Budgettransparenz für Genehmiger
Genehmiger sehen die Auswirkung einer Anfrage auf das Gesamtbudget im Tab „Anfragen“, bevor sie die Anfrage genehmigen.
👥 Rollen: Diese Budgetauswirkung wird nur angezeigt, wenn Sie außerdem Kostenstellenverantwortlicher oder Kostenstellenmitverantwortlicher für die mit der Anfrage verknüpfte Kostenstelle sind. Andere Genehmiger sehen das Budget-Widget in der Anfrage nicht.
Sie können die Budgetdetails prüfen, bevor Sie entscheiden, ob Sie eine Anfrage genehmigen oder ablehnen.
Fehlerbehebung
Symptom: Eine eingereichte Anfrage zeigt keine Auswirkungen auf das Budget an.
Ursache: Das Budget wird erst beeinflusst, sobald die Anfrage genehmigt wird, nicht bereits bei der ersten Einreichung.
Lösung: Warten Sie, bis die Anfrage genehmigt wurde, und überprüfen Sie das Budget anschließend erneut unter Einstellungen > Budgets.
Symptom: Ein Genehmiger kann die Budgetauswirkung einer Anfrage nicht sehen.
Ursache: Der Genehmiger ist nicht als Kostenstellenverantwortlicher oder Kostenstellenmitverantwortlicher für die mit der Anfrage verknüpfte Kostenstelle festgelegt.
Lösung: Bitten Sie einen Admin oder Kontoinhaber, den Genehmiger unter Einstellungen > Organisation > Kostenstellen als Verantwortlichen oder Mitverantwortlichen der betreffenden Kostenstelle hinzuzufügen.
Symptom: Der verwendete Betrag ist höher als erwartet.
Ursache: Eine Zahlung ist möglicherweise mit der falschen Kostenstelle verknüpft.
Lösung: Gehen Sie zur Seite „Verbindlichkeiten“, suchen Sie die Zahlung und bearbeiten Sie deren Kostenstelle.