🚨 Die Genehmigende Person sieht die Auswirkungen auf das Budget im "Anfragen"-Tab, bevor sie die Freigabe erteilt. Das Budget wird jedoch erst beeinflusst, wenn die Anfrage genehmigt wurde. 🚨
👩🏻💻 Wenn eine Anfrage erstellt wird, hat sie Auswirkungen auf das Budget, einschließlich der Steuern (weil die Mehrwertsteuer noch nicht deklariert wurde). Sobald der Mehrwertsteuerbetrag bekannt ist, ziehen wir ihn vom Gesamtbetrag ab und zeigen ihn im Reiter "Budgets" ohne Steuern an.
Mehr Details zum Budget anzeigen
Klicken Sie auf das Budget, das Sie überprüfen möchten, unter Einstellungen > Budgets.
Sie sehen die verwendeten, zugesagten und verfügbaren Beträge innerhalb des Budgets.
Ein verwendeter Betrag ist eine Zahlung, die bereits erfolgt ist oder in Kürze erfolgen wird (vom Finanzteam bereits validiert). Sobald eine Ausgabe als verwendet betrachtet wird, sind wir zu 100% sicher, dass sie das Budget beeinflusst.
Ein zugesagter Betrag stammt aus einer genehmigten Anfrage. Wir sind uns relativ sicher, dass dies das Budget beeinflussen wird, und betrachten es als im Budget eingehend.
Der verfügbare Betrag ist der Betrag, der im Budget noch nicht zugesagt oder verwendet wurde.
Wann gilt eine Anfrage als "Verwendet"/"Zugesagt"?
Karten
Eine einmalige virtuelle Karte gilt als für das Budget "Zugesagt", wenn sie von den Verantwortlichen genehmigt wurde. Sobald die Zahlung erfolgt ist, gilt sie als "Verwendet".
Wir betrachten eine wiederkehrende Karte als für das Budget "Zugesagt" (für diesen und den nächsten Monat), wenn sie genehmigt wurde. Sie gilt als "Verwendet" wenn die Zahlung erfolgt ist.
Zahlungen mit physischen Karten gelten als "Verwendet" wenn die Zahlung erfolgt
➡️ Das zu berücksichtigende Datum ist das Datum der Autorisierung der Kartenzahlung.
Eingangsrechnungen
Wir betrachten eine Rechnung ohne Bestellung (Purchase Order) als für das Budget "Zugesagt", wenn die Rechnung durch die verantwortliche Person der Kostenstelle genehmigt wurde. Sobald das Finanzteam die Rechnung validiert (Eingangsrechnungen -> Überprüfen) hat gilt sie im Budget als "Verwendet".
Wir betrachten eine Rechnung mit Bestellung (Purchase Order) als für das Budget "Zugesagt", wenn die Bestellung (Purchase Order) genehmigt wurde. Sobald das Finanzteam die Rechnung validiert (Eingangsrechnungen -> Überprüfen) hat gilt sie im Budget als "Verwendet".
➡️ Das Datum, das sich auf das Budget auswirkt, ist das Anfangs- und das Enddatum (es verteilt sich proportional zum Betrag zwischen den beiden Daten), wenn eine Bestellung vorliegt, andernfalls ist das Datum das Datum des Zuweisungszeitraums der Rechnung.
Auslagen
In the same logic, we consider an expense claim as committed to the budget when approved by approvers and used in the budget when validated by finance teams (in Expense claims-Review).
➡️ The budget impact date is the payment date of the expense report.
Nach derselben Logik betrachten wir eine Auslage, als für das Budget "Zugesagt", wenn sie genehmigt wurde und als im Budget "Verwendet", wenn sie von den Finanzteams validiert wurde (Auslagen -> Überprüfen).
➡️ Das relevante Datum ist das Zahlungsdatum der Auslage
Was passiert, wenn das verwendete Budget das geplante Budget übersteigt?
Sie werden eine Warnmeldung erhalten. Wenn Sie auf den Balken klicken, sehen Sie alle mit diesem Budget verknüpften Zahlungen, gruppiert nach Art der Ausgabe. Wenn bei einer der Zahlungen ein Fehler in der Kostenstelle vorliegt, können Sie auf die Seite "Buchhaltung" -> "Verbindlichkeiten" gehen und die Kostenstelle der Zahlung bearbeiten.
Wie der/die Genehmigende das Budget in den Anfragen sieht
Als Genehmigende(r) sehen Sie, wie sich eine Anfrage auf das Gesamtbudget auswirkt. Sie können bei Bedarf Budgetdetails prüfen, bevor Sie eine Anfrage genehmigen oder ablehnen.