Anfragen wirken sich auf Ihr Budget aus, sobald sie eingereicht werden. Die Art und Weise, wie Spendesk diese Auswirkung erfasst, ändert sich, während die Anfrage den Genehmigungs- und Zahlungsprozess durchläuft. Dieser Artikel erklärt den Unterschied zwischen „gebundenen" (committed) und „verwendeten" (used) Beträgen und zeigt, wann welche Ausgabenart auf Ihr Budget angerechnet wird.
Für: Kontoinhaber:in, Admins, Controller, Budgetverantwortliche sowie Kostenstellen-Verantwortliche/Mitverantwortliche auf den Plänen Scale und Premium.
Inhaltsverzeichnis
Bevor Sie beginnen
Gebundenes vs. verwendetes Budget verstehen
Budgetdetails anzeigen
Wann gilt eine Anfrage als „gebunden" oder „verwendet"?
Was passiert, wenn Sie Ihr Budget überschreiten
Budgettransparenz für Genehmiger
Fehlerbehebung
Verwandte Artikel
Bevor Sie beginnen
Plan: Budgets und Sub-Budgets sind nur in den Plänen Scale und Premium verfügbar.
Rollen: Kontoinhaber:in, Admins und Controller können alle Budgets einsehen und bearbeiten. Budgetverantwortliche können nur die Budgets einsehen und bearbeiten, denen sie zugewiesen sind. Kostenstellen-Verantwortliche und Mitverantwortliche können nur die Budgetposten einsehen, die mit ihrer Kostenstelle verknüpft sind.
Erforderliche Einrichtung: Sie benötigen mindestens ein konfiguriertes Budget unter Einstellungen > Budgets, damit Anfragen eine Budgetauswirkung anzeigen können. Siehe Budget set up.
Kostenstellen: Ihre Anfragen müssen mit einer Kostenstelle (oder einer anderen Budgetdimension) verknüpft sein, damit die Budgetauswirkung korrekt berechnet wird.
Gebundenes vs. verwendetes Budget verstehen
Spendesk erfasst zwei Arten von Ausgaben in Bezug auf ein Budget:
Gebundener Betrag (committed): Ausgaben, die durch eine Anfrage entstanden sind, aber Ihr Wallet noch nicht verlassen haben, zum Beispiel eine genehmigte Auslagenabrechnung, die noch nicht erstattet wurde.
Verwendeter Betrag (used): Ausgaben, die Ihr Wallet bereits verlassen haben, zum Beispiel eine erstattete Auslagenabrechnung oder eine abgeschlossene Kartenzahlung.
Verfügbarer Betrag: Der verbleibende Betrag im Budget, der noch nicht gebunden oder verwendet wurde.
Wenn eine Anfrage zum ersten Mal eingereicht wird, wirkt sie sich noch nicht auf das Budget aus. Das Budget wird erst beeinflusst, sobald ein Genehmiger die Anfrage genehmigt.
💡 Tipp: Wenn eine Anfrage genehmigt wird, bezieht Spendesk die Steuer in den gebundenen Betrag mit ein, da die Mehrwertsteuer (MwSt.) noch nicht deklariert wurde. Sobald der MwSt.-Betrag bestätigt ist, zieht Spendesk ihn ab und zeigt den Betrag ohne Steuer auf der Seite „Budgets" an.
Budgetdetails anzeigen
Navigieren Sie zu Einstellungen > Budgets.
Klicken Sie auf das Budget, das Sie überprüfen möchten.
Sehen Sie sich die für dieses Budget angezeigten verwendeten, gebundenen und verfügbaren Beträge an.
Wann gilt eine Anfrage als „gebunden" oder „verwendet"?
Die folgende Tabelle zeigt genau, wann jede Ausgabenart von gebunden zu verwendet wechselt.
Was passiert, wenn Sie Ihr Budget überschreiten
Wenn die verwendeten Ausgaben das geplante Budget übersteigen, zeigt Spendesk ein Warnzeichen auf der Budgetleiste an.
Klicken Sie auf die Warnleiste, um alle mit diesem Budget verknüpften Zahlungen zu sehen, gruppiert nach Ausgabenart.
Wenn bei einer Zahlung die falsche Kostenstelle angezeigt wird, navigieren Sie zur Seite „Verbindlichkeiten" (Payables).
Bearbeiten Sie die Kostenstelle bei der betroffenen Zahlung.
⚠️ Warnung: Das Korrigieren einer Kostenstelle bei einer Verbindlichkeit aktualisiert die Budgetberechnung, macht aber eine bereits erfolgte Zahlung nicht rückgängig.
Budgettransparenz für Genehmiger
Genehmiger sehen die Auswirkung einer Anfrage auf das Gesamtbudget im Tab „Anfragen" (Requests), bevor sie diese genehmigen.
👥 Rollen: Sie sehen diese Budgetauswirkung nur, wenn Sie auch Kostenstellen-Verantwortlicher oder Mitverantwortlicher für die mit der Anfrage verknüpfte Kostenstelle sind. Andere Genehmiger sehen das Budget-Widget bei der Anfrage nicht.
Sie können die Budgetdetails prüfen, bevor Sie entscheiden, eine Anfrage zu genehmigen oder abzulehnen.
Fehlerbehebung
Symptom: Eine eingereichte Anfrage zeigt keine Auswirkung auf das Budget an.
Ursache: Das Budget wird erst beeinflusst, sobald die Anfrage genehmigt wird, nicht bei der ersten Einreichung.
Lösung: Warten Sie, bis die Anfrage genehmigt wurde, und überprüfen Sie das Budget dann erneut unter Einstellungen > Budgets.
Symptom: Ein Genehmiger kann die Budgetauswirkung einer Anfrage nicht sehen.
Ursache: Der Genehmiger ist nicht als Kostenstellen-Verantwortlicher oder Mitverantwortlicher für die mit der Anfrage verknüpfte Kostenstelle festgelegt.
Lösung: Bitten Sie einen Admin oder Kontoinhaber:in, den Genehmiger als Verantwortlichen oder Mitverantwortlichen der betreffenden Kostenstelle unter Einstellungen > Organisation > Kostenstellen hinzuzufügen.
Symptom: Der verwendete Betrag ist höher als erwartet.
Ursache: Eine Zahlung ist möglicherweise mit der falschen Kostenstelle verknüpft.
Lösung: Gehen Sie zur Seite „Verbindlichkeiten" (Payables), suchen Sie die Zahlung und bearbeiten Sie deren Kostenstelle.