Kostenstellen ermöglichen es, Ausgaben bestimmten Aktivitäten oder Zwecken zuzuordnen und beantworten die Frage: „Für welche Funktion oder Aktivität werden diese Ausgaben getätigt?“
Die Budgets-Funktion basiert auf diesem Konzept. Admins und Kontoinhaber*innen können Kostenstellen in Spendesk einrichten. Es ist zwar möglich, über 100 Kostenstellen zu erstellen, wir empfehlen jedoch, die Anzahl überschaubar zu halten, um den Zahlungsprozess reibungslos zu gestalten.
Einrichten einer Kostenstelle
So richten Sie Ihre erste Kostenstelle ein:
Gehen Sie zu Einstellungen > Organisation > Kostenstellen.
Wählen Sie einen Namen für die Kostenstelle und weisen Sie einen Verantwortlichen zu. Diese Person ist für die Kostenstelle und das zugehörige Budget verantwortlich. Hinweis: Die verantwortliche Person muss immer in den Genehmigungsprozess einbezogen werden.
Beispiel: Die Marketingleitung ist am besten geeignet, Ausgaben im Zusammenhang mit einer Kostenstelle „Marketing“ zu genehmigen.
Verantwortliche und Co-Verantwortliche für Kostenstellen
Verantwortliche: Zuständig für Genehmigungen und Budgets.
Co-Verantwortliche: Haben dieselben Rechte wie die Verantwortlichen, müssen jedoch nicht in den Genehmigungsprozess einbezogen werden. Sie können die mit der Kostenstelle verbundenen Ausgaben im Tab Zahlungen einsehen, auch wenn sie keine Genehmiger*innen sind.
Definieren des Genehmigungsprozesses
Sobald die Kostenstelle benannt und eine verantwortliche Person zugewiesen wurde:
Klicken Sie auf Genehmigungsprozess definieren.
Legen Sie verschiedene Genehmigungsschwellenwerte basierend auf den Ausgabenbeträgen fest und weisen Sie Genehmiger*innen entsprechend zu.
Beispiel: Genehmigerin A ist für Ausgaben unter 1.000 € erforderlich. Für Ausgaben über 1.000 € sind Genehmigerin A und B erforderlich.
Entscheiden Sie, ob jede Schwelle die Genehmigung durch eine beliebige oder alle aufgeführten Personen erfordert.
Hinweis:
Wenn mehrere Genehmigungsprozesse existieren, z. B. ein Prozess für 0–10.000 € (Genehmigerin A) und ein anderer für 10.000–20.000 € (Genehmigerin B), kann eine Anfrage über 8.000 € von Genehmiger*in A oder einer beliebigen Person über diesem Schwellenwert genehmigt werden.
Für weitere Details zu rollenbasierten Genehmigungsprozessen und Ausnahmeszenarien lesen Sie unseren ausführlichen Leitfaden [hier].
Bearbeiten einer Kostenstelle
Sie können die verantwortliche Person und andere Einstellungen der Kostenstelle jederzeit aktualisieren, indem Sie im Bereich Kostenstellen auf das Bearbeiten-Symbol neben dem Namen der verantwortlichen Person klicken.
Ändern der Kostenstelle bei Anfragen, Verbindlichkeiten oder Zahlungen
Um die zugewiesene Kostenstelle zu ändern:
Gehen Sie zum entsprechenden Tab (z. B. Anfragen, Verbindlichkeiten, Zahlungen).
Wählen Sie die Zahlung oder Verbindlichkeit aus und bearbeiten Sie das Feld Kostenstelle.
Änderungen sind nur möglich, solange die Zahlung nicht vorbereitet und exportiert wurde.
Löschen einer Kostenstelle
Beim Löschen einer Kostenstelle müssen alle zugehörigen Anfragen, Verbindlichkeiten, Zahlungen, Abonnements und Bestellungen einer bestehenden Kostenstelle neu zugewiesen werden. Dies stellt sicher, dass:
Alle nicht genehmigten Anfragen den Genehmigungsprozess der neuen Kostenstelle durchlaufen.
Bereits exportierte Verbindlichkeiten/Zahlungen ihren ursprünglichen Kostenstellenwert behalten.
FAQs
Kann ich mehr als 100 Kostenstellen haben?
Ja, jedoch empfehlen wir, die Anzahl gering zu halten, um einen reibungslosen Zahlungsprozess zu gewährleisten.
Was passiert, wenn ich eine Kostenstelle lösche?
Alle zugehörigen Anfragen, Zahlungen und Verbindlichkeiten werden der neu ausgewählten Kostenstelle zugewiesen. Nicht genehmigte Anfragen folgen dem Genehmigungsprozess der neuen Kostenstelle.
Kann ich eine Kostenstelle nach ihrer Erstellung bearbeiten?
Ja, Sie können den Namen, die verantwortliche Person und die Einstellungen der Kostenstelle jederzeit aktualisieren.
Können Co-Verantwortliche Ausgaben genehmigen?
Nein, Co-Verantwortliche können Ausgaben einsehen, müssen jedoch nicht in den Genehmigungsprozess einbezogen werden.