Mit der Funktion "Buchhaltungsintegration wechseln" ist es nun möglich, die ausgewählte Buchhaltungsgrundlage (in Einstellungen>Buchhaltung) für Ihre dateibasierten Exporte, die in der Registerkarte Buchhaltung>Export erstellt wurden, zu ändern.
💡 Dazu benötigen Sie die Rolle des Kontrolleurs oder des Konteninhabers. 💡
Folgend wie Sie vorgehen müssen, um Ihre Buchhaltungsintegration zu wechseln:
Zugriff auf die Funktion "Buchhaltungsintegration wechseln"
Diese Funktion ist über Einstellungen > Buchhaltung erreichbar. Neben der aktuellen Buchhaltungsintegration für die dateibasierten Exporte finden Sie die Schaltfläche "Integration wechseln", um den Vorgang für den Wechsel zu starten.
Verstehen Sie die verfügbaren Buchhaltungsgrundlagen-Optionen:
🤓 Bitte stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, welche Buchhaltungsgrundlage am besten zu Ihren Anforderungen passt! Nachdem Sie auf "Integration wechseln" geklickt und Ihre neue Buchhaltungsgrundlage ausgewählt haben, können Sie eine Vorschau des Einkaufs- und Bankjournals herunterladen, um Ihre Auswahl zu überprüfen, bevor Sie sie bestätigen.
👉 Wenn Sie Hilfe bei der Auswahl der richtigen Buchhaltungsgrundlage benötigen, zögern Sie nicht, sich an Ihren persönlichen Kundenberater zu wenden.
Hier sind die verfügbaren Buchhaltungsgrundlagen, aus denen Sie wählen können:
Generisches Einkaufsjournal mit Einzeleintrag
Generisches Einkaufs-und Bankjournal mit Doppeleintrag
Sage
Cegid
Xero
DATEV
Auswirkungen auf den Export und das Einkaufs- und Bankjournal
Was geschieht mit den Verbindlichkeiten im Einkaufsjournal 🛒
Bereits exportierte Verbindlichkeiten bleiben im alten Format erhalten.
Nur neue oder nicht exportierte Verbindlichkeiten werden im neuen Format angezeigt.
Was geschieht mit den Zahlungen im Bankjournal 🏦
Bereits exportierte Zahlungen bleiben im alten Format erhalten.
Nur neue oder nicht exportierte Zahlungen werden im neuen Format angezeigt.
Best practices für den Wechsel
Der Wechsel tritt direkt am Tag des Wechsels in Kraft. Daher empfehlen wir...
Beenden Sie Ihren Abschluss für den aktuellen Zeitraum (vom ersten bis zum letzten Tag des Monats), bevor Sie den Wechsel durchführen. Das bedeutet, dass Sie keine Verbindlichkeiten in "Buchhaltung>Vorbereiten & Buchhaltung>Export" haben sollten.
Führen Sie den Wechsel am ersten Tag des neuen Zeitraums (am 1. des Monats) durch, damit Sie einen Export pro Zeitraum haben. Beachten Sie, dass Sie zwei Exporte für einen Zeitraum erhalten, wenn Sie sich entscheiden, innerhalb eines Monats zu wechseln (z. B. am 15. August).
Wenn Sie einen Zeitraum auswählen, in dem ein Wechsel der Buchhaltungsgrundlage durchgeführt wurde, erhalten Sie mehrere Einkaufs- und Bankjournale.
Spendesk bewahrt exportierte Daten für Ihre Buchführung im Format auf, in dem sie exportiert wurden, um sicherzustellen, dass Sie eine reibungslose Erfahrung haben, wenn Sie sich Gedanken über den Prozess eines Buchhaltungssoftwarewechsels in Ihrem Unternehmen machen.
Einige Beispiele...
💥 Erstes Beispiel: Sie wechseln am 1. September
Sie haben alle Verbindlichkeiten für August exportiert.
Sie wechseln am 1. September.
Was passiert, wenn Sie nur August exportieren?
Einkaufsjournal 🛒
Sie erhalten das Einkaufsjournal im alten Format mit allen Verbindlichkeiten des Monats August, da Sie alle diese Verbindlichkeiten vor dem Wechsel exportiert haben.👌
Bankjournal 🏦
Sie erhalten das Bankjournal im alten Format mit allen Zahlungen des Monats August, da Sie alle diese Zahlungen vor dem Wechsel exportiert haben.
Was passiert, wenn Sie den Zeitraum von August bis September exportieren?
Einkausjournal 🛒
Sie erhalten ein Einkaufsjournal im alten Format mit allen Verbindlichkeiten für August.
Sie erhalten ein zweites Einkaufsjournal im neuen Format für alle neuen und noch nicht exportierten Verbindlichkeiten im September.
Bankjournal 🏦
Sie erhalten ein Bankjournal im alten Format mit allen Zahlungen aus dem Zeitraum August.
Sie erhalten ein zweites Bankjournal im neuen Format für alle neuen und noch nicht exportierten Verbindlichkeiten im September.
💥 Zweites Beispiel: Sie wechseln innerhalb des Monats (z.B. am 15. September)
Sie exportieren nicht alle Verbindlichkeiten für den Monat N.
Sie wechseln in der Mitte des Monats N (am 15. des Monats) zur dateibasierten Buchhaltungsexportintegration
Was passiert, wenn Sie nur August exportieren?
Einkaufsjournal 🛒
Sie erhalten das Einkaufsjournal im alten Format für alle Verbindlichkeiten, die bis zum 15. August exportiert wurden.
Für neue Verbindlichkeiten und noch nicht exportierte Verbindlichkeiten erhalten Sie die Verbindlichkeiten im neuen Format ab dem 15. August.
Bankjournal 🏦
Sie erhalten das Bankjournal im alten Format für alle Zahlungen, die bis zum 15. August exportiert wurden.
Für neue Zahlungen und noch nicht exportierte Zahlungen erhalten Sie die Zahlungen im neuen Format ab dem 15. August.
⚠️ Da Sie unserer Empfehlung, am 1. des Monats zu wechseln, nicht gefolgt sind, erhalten Sie dann zwei Buchhaltungsexporte für August. Wie bereits erwähnt, kann dies leicht vermieden werden, wenn Sie bis zum 1. des nächsten Monats warten, um den Wechsel durchzuführen.
Was passiert, wenn Sie von August bis und mit September exportieren?
Einkausfsjournal 🛒
Sie erhalten ein Einkaufsjournal im alten Format mit allen bereits exportierten Verbindlichkeiten (vom 1. bis zum 15. August).
Sie erhalten ein zweites Einkaufsjournal im neuen Format für alle neuen und noch nicht exportierten Verbindlichkeiten ab dem 15. August bis September.
Bankjournal 🏦
Sie erhalten ein Bankjournal im alten Format mit allen bereits exportierten Zahlungen (vom 1. bis zum 15. August).
Sie erhalten ein zweites Bankjournal im neuen Format für alle neuen und noch nicht exportierten Zahlungen ab dem 15. August bis September.