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Wechseln Sie Ihre Buchhaltungsgrundlage oder Integration

Ändern Sie die ausgewählte Buchhaltungsintegration für Ihre dateibasierten Exporte für Buchhaltung > Export.

Sie können die Buchhaltungsgrundlage oder Integration für Ihre dateibasierten Spendesk-Exporte (Buchhaltung > Exportieren) direkt in Ihren Einstellungen ändern. Für: Kontoinhaber:innen und Controller in allen Tarifen.

Inhaltsverzeichnis

  • Bevor Sie beginnen

  • Die verfügbaren Optionen für die Buchhaltungsgrundlage verstehen

  • Ihre Buchhaltungsgrundlage wechseln

  • Auswirkungen auf Ihr Einkaufs- und Bankjournal

  • Bewährte Vorgehensweisen für den Wechsel

  • Beispiele

  • Fehlerbehebung

Bevor Sie beginnen

👥 Rollen: Nur Kontoinhaber:innen und Controller können die Buchhaltungsgrundlage oder Integration wechseln.

Die verfügbaren Optionen für die Buchhaltungsgrundlage verstehen

Prüfen Sie vor dem Wechsel, welche Buchhaltungsgrundlage zu Ihren Anforderungen passt. Nach der Auswahl einer neuen Grundlage können Sie eine Vorschau des Einkaufs- und Bankjournals herunterladen und vor der Bestätigung prüfen.

Wenn Sie Hilfe bei der Wahl der richtigen Buchhaltungsgrundlage benötigen, wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson im Kundenbetreuungsteam.

Dies sind die verfügbaren Buchhaltungsgrundlagen:

  1. Einfache Buchführung

  2. Doppelte Buchführung

  3. Sage

  4. Cegid

  5. Xero

  6. DATEV

💡 Tipp: Wenn Sie später von einer direkten Integration, zum Beispiel Xero oder DATEV, zurück zu einem dateibasierten Export wechseln, können Sie nur den ursprünglichen dateibasierten Typ auswählen, den Sie zuvor verwendet haben: einfache oder doppelte Buchführung. Dadurch werden Ihr Kontenplan sowie Ihre Aufwands-, Bank- und Lieferantenkonten wiederhergestellt.

Ihre Buchhaltungsgrundlage wechseln

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung > Buchhaltungsintegration.

  2. Klicken Sie neben Ihrer aktuellen Buchhaltungsgrundlage auf „Integration wechseln“.

  3. Lesen Sie die Erklärung zu jeder Buchhaltungsgrundlage, einschließlich des Formats für Einkaufs- und Bankjournal.

  4. Wählen Sie Ihre neue Buchhaltungsgrundlage aus der Auswahlliste aus.

  5. Laden Sie die Vorschaudatei herunter, um das Format des Einkaufs- und Bankjournals zu prüfen.

  6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl, um den Wechsel abzuschließen.

⚠️ Warnung: Der Wechsel tritt sofort an dem Tag in Kraft, an dem Sie ihn bestätigen. Diese Aktion kann nur rückgängig gemacht werden, wenn Sie den Kundenservice kontaktieren.

Auswirkungen auf Ihr Einkaufs- und Bankjournal

Was mit Verbindlichkeiten im Einkaufsjournal geschieht

  1. Bereits exportierte Verbindlichkeiten bleiben im alten Format.

  2. Nur neue oder noch nicht exportierte Verbindlichkeiten erscheinen im neuen Format.

Was mit Zahlungen im Bankjournal geschieht

  1. Bereits exportierte Zahlungen bleiben im alten Format.

  2. Nur neue oder noch nicht exportierte Zahlungen erscheinen im neuen Format.

Was mit Belegen geschieht

Es ändert sich nichts. Belege sind vom Wechsel nicht betroffen.

Bewährte Vorgehensweisen für den Wechsel

Da der Wechsel sofort in Kraft tritt, beachten Sie folgende Empfehlungen:

  1. Schließen Sie den Monatsabschluss für den aktuellen Zeitraum – vom ersten bis zum letzten Tag des Monats – ab, bevor Sie wechseln. Das bedeutet, dass Sie keine Verbindlichkeiten unter Buchhaltung > Vorbereiten oder Buchhaltung > Exportieren haben sollten.

  2. Führen Sie den Wechsel am ersten Tag des neuen Zeitraums, also am 1. des Monats, durch. So erhalten Sie pro Zeitraum nur einen Export.

📋 Bewährte Vorgehensweise: Wenn Sie mitten im Monat wechseln, erhalten Sie für diesen Zeitraum zwei Buchhaltungsexporte – einen im alten und einen im neuen Format.

Wenn Sie einen Berichtszeitraum auswählen, in dem ein Wechsel stattgefunden hat, erhalten Sie mehrere Einkaufs- und Bankjournale. Spendesk behält die exportierten Daten im ursprünglich verwendeten Format bei, sodass Ihre vergangenen Datensätze korrekt bleiben.

Beispiele

Beispiel 1: Sie wechseln am 1. September

Sie haben alle Verbindlichkeiten für August exportiert und dann am 1. September gewechselt.

Wenn Sie nur August exportieren:

  • Einkaufsjournal: altes Format mit allen Verbindlichkeiten aus August, die bereits vor dem Wechsel exportiert wurden.

  • Bankjournal: altes Format mit allen Zahlungen aus August, die bereits vor dem Wechsel exportiert wurden.

Wenn Sie den Zeitraum von August bis September exportieren:

  • Einkaufsjournal: ein Journal im alten Format für alle Verbindlichkeiten aus August sowie ein zweites Journal im neuen Format für alle neuen oder noch nicht exportierten Verbindlichkeiten aus September.

  • Bankjournal: ein Journal im alten Format für alle Zahlungen aus August sowie ein zweites Journal im neuen Format für alle neuen oder noch nicht exportierten Zahlungen aus September.

Beispiel 2: Sie wechseln mitten im Monat, zum Beispiel am 15. August

Sie haben nicht alle Verbindlichkeiten für den Monat exportiert und dann am 15. August zu einem dateibasierten Export gewechselt.

Wenn Sie nur August exportieren:

  • Einkaufsjournal: altes Format für Verbindlichkeiten, die bis zum 15. August exportiert wurden; neues Format für neue oder noch nicht exportierte Verbindlichkeiten ab dem 15. August.

  • Bankjournal: altes Format für Zahlungen, die bis zum 15. August exportiert wurden; neues Format für neue oder noch nicht exportierte Zahlungen ab dem 15. August.

Da Sie nicht am 1. des Monats gewechselt haben, erhalten Sie für August zwei Buchhaltungsexporte. Ein Wechsel am 1. des Folgemonats vermeidet dies.

Wenn Sie den Zeitraum von August bis September exportieren:

  • Einkaufsjournal: ein Journal im alten Format mit den bereits exportierten Verbindlichkeiten vom 1. bis 15. August sowie ein zweites Journal im neuen Format für neue oder noch nicht exportierte Verbindlichkeiten vom 15. August bis zum Ende des Berichtszeitraums im September.

  • Bankjournal: ein Journal im alten Format mit den bereits exportierten Zahlungen vom 1. bis 15. August sowie ein zweites Journal im neuen Format für neue oder noch nicht exportierte Zahlungen vom 15. August bis zum Ende des Berichtszeitraums im September.

Fehlerbehebung

  • Symptom: Sie möchten nach der Nutzung einer direkten Integration, beispielsweise Xero, DATEV oder einer anderen direkten Integration, zu Ihrem vorherigen dateibasierten Export zurückwechseln, sind sich aber nicht sicher, welches Format Sie auswählen sollen.

Ursache: Die Wahl des falschen dateibasierten Typs kann verhindern, dass Ihr Kontenplan sowie Ihre Aufwands-, Bank- und Lieferantenkonten korrekt wiederhergestellt werden.

Lösung: Wählen Sie genau den dateibasierten Integrationstyp aus, den Sie vor dem Wechsel zu einer direkten Integration verwendet haben. Wenden Sie sich vorab an den Spendesk-Kundenservice, wenn Sie sich nicht sicher sind. Der Kundenservice kann Ihren Wechselverlauf zwischen dateibasierten und direkten Integrationen bestätigen.

  • Symptom: Sie haben die Buchhaltungsgrundlage gewechselt und sehen nun mehrere Einkaufs- oder Bankjournale für denselben Zeitraum.

Ursache: Sie haben innerhalb eines Berichtszeitraums gewechselt, statt zu Beginn eines neuen Zeitraums zu wechseln.

Lösung: Das ist normal. Spendesk teilt den Export basierend auf dem Wechseldatum in Dateien im alten und im neuen Format auf. Um dies künftig zu vermeiden, wechseln Sie am 1. des Monats.

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