⚠️ Diese Funktion sollte nur verwendet werden, wenn Sie Ihre Buchhaltung außerhalb von Spendesk erledigen oder wenn ein externer Dienstleister (z. B. ein externer Steuerberater) Ihre Buchhaltung übernimmt.
Einführung
Mit dieser Funktion können Sie Standardbuchhaltungswerte festlegen, die die Felder in Buchhaltung > Vorbereiten vorausfüllen, sodass Sie Ihre Verbindlichkeiten direkt an Buchhaltung > Exportieren weiterleiten und dann Ihr Einkaufs- und Bankjournal exportieren können.
Wenn Sie diese Funktion nutzen, können Sie leider nicht von den Automatisierungsfunktionen profitieren, die unser Produkt bietet (z. B. automatische Zuordnung von Verbindlichkeiten, OCR-Mehrwertsteuer).
Diese Funktion ist daher nur für Sie relevant, wenn:
Sie Ihre Buchhaltung außerhalb von Spendesk durchführen möchten und den Buchhaltungsprozess in Spendesk (Buchhaltung > Vorbereiten) nicht nutzen möchten.
Ein externer Dienstleister (z. B. ein externer Steuerberater) Ihre Buchhaltung übernimmt.
Wie Sie die Funktion nutzen
Gehen Sie zu Einstellungen > Buchhaltung, um Standardwerte für folgende Punkte festzulegen:
Aufwandskonten
Mehrwertsteuerkonten
Mitarbeiterkonten
Lieferantenkonten
Kartenverbindlichkeiten (früher bekannt als „Sonstiges Konto“)
Rechnungsverbindlichkeiten
Die Standardwerte können einzeln aktiviert oder deaktiviert werden!
Wie werden die Standardbuchhaltungswerte angewendet?
Buchhaltung > Vorbereiten:
Die Standardwerte füllen alle Buchhaltungsdaten aus, die zuvor nicht ausgefüllt wurden. So können Sie alle Verbindlichkeiten als bereit markieren und anschließend direkt über Buchhaltung > Exportieren exportieren.
Wenn es eine AutoCat-Regel gibt (z. B. Lieferant X = Aufwandskonto X), ist das Feld für das Aufwandskonto bereits ausgefüllt, und der Standardwert für das Aufwandskonto wird nicht angewendet.
Wenn der Standardwert für die Mehrwertsteuer aktiviert ist, werden die OCR-Automatisierungsergebnisse (z. B. Mehrwertsteuerdaten, die aus Belegen ausgelesen werden) ignoriert. Um diese Automatisierungsfunktion zu nutzen, müssen Sie den Standardwert für die Mehrwertsteuer in Einstellungen > Buchhaltung > Mehrwertsteuerkonten deaktivieren.
Buchhaltung > Exportieren:
Die Standardbuchhaltungsinformationen werden in den entsprechenden Spalten für Aufwandskonten, Mehrwertsteuerkonten, Lieferanten- und Mitarbeiterkonten angewendet.
Buchhaltung > Alle Verbindlichkeiten:
Wie bei den Buchhaltungsexporten aus Buchhaltung > Exportieren werden die Standardwerte auch auf die Seite „Alle Verbindlichkeiten“ und deren CSV-Export angewendet.
Die Werte werden angewendet, wenn die Verbindlichkeiten als bereit markiert oder exportiert wurden. Wenn sich die Verbindlichkeiten noch in der Registerkarte Buchhaltung > Vorbereiten befinden, werden die Standardwerte (und andere Buchhaltungsinformationen) im CSV-Export noch nicht angezeigt.